Про затвердження Порядку зберігання документації, пов'язаної
із здійсненням закупівель, і аудіозаписів процедур по
визначення постачальників (підрядників, виконавців)
1. Затвердити Порядок зберігання документації, пов'язаної із здійсненням закупівель, і аудіозаписів процедур з визначення постачальників (підрядників, виконавців) згідно з додатком.
Порядок зберігання документації, пов'язаної з
здійсненням закупівель, і аудіозаписів процедур по
визначення постачальників (підрядників, виконавців)
1. Загальні положення
1.2. Документацією, пов'язаною із здійсненням закупівель (далі - документи), є:
- заявки замовників на організацію визначення постачальника (підрядника, виконавця);
- конкурсна документація, документація про електронний аукціоні, документація про запит пропозицій, копії документів про їх затвердження;
- копії наказів про затвердження складів комісій по здійсненню закупівель;
- повідомлення про проведення конкурсів, електронних аукціонів, запитів котирувань, запитів пропозицій;
- копії документів про внесення змін до конкурсної документації, документацію про електронний аукціоні, повідомлення про проведення запиту котирувань;
- запити учасників закупівель про роз'яснення положень конкурсної документації та документації про електронний аукціоні, роз'яснення положень конкурсної документації та документації про електронний аукціоні;
- заявки на участь у конкурсі, запиті котирувань, запиті пропозицій, остаточні пропозиції учасників закупівель, подані в письмовій формі;
- протоколи, складені в ході проведення процедур по визначенню постачальника (підрядника, виконавця);
- повідомлення, запрошення, що направляються учасникам закупівель.
1.3. Документи, а також аудіозаписи процедур з визначення постачальників (підрядників, виконавців) (далі - аудіозаписи) зберігаються в управлінні не менше ніж три роки. Конкретні терміни зберігання документів і аудіозаписів встановлюються номенклатурою справ управління.
1.4. Управління зберігає документи і аудіозаписи в рамках поточного архіву (далі - архів).
2. Основні завдання
Основними завданнями управління по поточному зберігання документів і аудіозаписів є:
- комплектування архіву документами, передбаченими пунктом 1.2. цього Порядку, та аудіозаписами;
- облік і забезпечення схоронності документів і аудіозаписів;
- використання зберігаються в архіві документів і аудіозаписів.
3. Порядок роботи
3.1. Порядок роботи з документами:
3.1.1. Документи, передбачені пунктом 1.2. цього Порядку, по кожній процедурі визначення постачальника (підрядника, виконавця) формуються в справу, яке є одиницею зберігання.
3.1.2. Працівник управління, на якого покладено ведення архівного діловодства:
- приймає від начальника відділу з розміщення муніципального замовлення управління на обробку та зберігання документи в триденний термін після закінчення процедури визначення постачальника (підрядника, виконавця);
- реєструє в журналі обліку надходять на архівне зберігання справи;
- впорядковує здані на архівне зберігання документи (підшиває в хронологічному порядку), формує справи (на одиницях зберігання проставляє архівний шифр);
- зберігає в архіві управління справи в систематизованому порядку;
- систематизує облік і забезпечує збереження прийнятих в архів справ;
- забезпечує можливість використання справ для підготовки відповідей на запити правоохоронних та контролюючих органів;
- видає з архіву справи працівникам управління і для перевірки правоохоронним і контролюючим органам;
- веде облік видачі справ з поточного архіву в журналі обліку документів;
3.2. Порядок роботи з аудіозаписами:
3.2.1. Працівник управління, на якого покладено функції з інформаційного забезпечення процедур з визначення постачальників (підрядників, виконавців):
3.2.2. Працівник управління, на якого покладено ведення архівного діловодства:
- приймає на зберігання магнітні носії з аудіозаписами протягом п'яти робочих днів після закінчення календарного року;
- реєструє в журналі обліку надходять на архівне зберігання аудіозаписи;
- зберігає в архіві управління аудіозаписи.
3.3. Справи і аудіозаписи підлягають знищенню після закінчення встановленого терміну зберігання, який обчислюється починаючи з року, наступного за роком проведення процедури визначення постачальника (підрядника, виконавця).
Навантаження і вивіз на утилізацію здійснюються під контролем працівника управління, на якого покладено ведення архівного діловодства.
4.1. Посадова особа управління несе дисциплінарну відповідальність за незабезпечення (неналежне забезпечення) зберігання документації та аудіозаписів.
4.2. Персональна відповідальність працівника управління, на якого покладено ведення архівного діловодства, закріплюється в його посадовій інструкції відповідно до вимог законодавства.
Про затвердження Порядку зберігання документації, пов'язаної із здійсненням закупівель, і аудіозаписів процедур з визначення постачальників (підрядників, виконавців)