Наказом директора встановлено перелік співробітників, яким можуть видаватися кошти під звіт. Термін використання коштів - протягом місяця. На підставі цього наказу бухгалтерія підприємства на початку місяця видає гроші підзвітним особам (в основному це водії-експедитори) на цілі, дозволені обслуговуючим банком. У підприємства є декілька відокремлених структурних підрозділів, розташованих на віддаленій відстані від місця роботи співробітників бухгалтерської служби, з нерегулярним транспортним сполученням. Після оприбуткування ТМЦ, придбаних "підзвітними", їх авансові звіти разом з підтверджуючими первинними документами надходять до бухгалтерії. Однак, їх надходження з причин, вказаних вище, відбувається не в хронологічному порядку. У зв'язку з цим, іноді більш пізні за датою придбання покупки потрапляють в більш ранні проведені авансові звіти по одному і тому ж співробітникові. Крім того, іноді при оформленні співробітником зворотного боку авансового звіту, що підтверджують документи розписані також не в хронологічному порядку.
ПИТАННЯ: Чи є дані факти порушенням порядку ведення касових операцій і яка існує за це відповідальність?
Правила видачі та подання звітності по використанню підзвітних сум встановлено Порядком ведення касових операцій в РФ, затверджених рішенням Ради директорів ЦБ РФ від 22.09.93 р № 40 (далі - Порядок ведення касових операцій).
Згідно п. 11 Порядку ведення касових операцій організації видають готівку під звіт на господарсько-операційні витрати, а також на витрати уповноважених організацій, окремих підрозділів господарських організацій, у тому числі філій, які не перебувають на самостійному балансі і знаходяться поза району діяльності організацій, в розмірах і на строки, що визначаються керівниками організацій.
Крім цього зазначеним пунктом передбачено такі основні правила видачі, витрачання та звітування за підзвітними сумами:
- видача готівки під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, виробляється у межах сум, належних відрядженим особам на ці цілі;
- особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення їх з відрядження, пред'явити в бухгалтерію організації звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них;
- видача готівкових коштів під звіт проводиться за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим йому авансу;
- передача виданих під звіт готівкових коштів однією особою іншій забороняється.
На нашу думку, в даній конкретній ситуації, коли співробітникам Товариства видаються підзвітні суми на місяць, пред'явлення проміжних звітів підзвітних осіб протягом місяця, не є порушенням порядку ведення касових операцій.
Видача готівкових грошових коштів підзвітній особі в разі, коли він не відзвітував повністю за раніше виданим авансом, буде порушенням порядку ведення касових операцій. Однак чинним законодавством не передбачена відповідальність за дане порушення.
Крім того, згідно зі ст. 15.1 КоАП РФ передбачена адміністративна відповідальність за порушення порядку роботи з готівкою і ведення касових операцій, тільки для наступних випадків:
- здійснення розрахунків готівкою з іншими організаціями понад установлені розміри;
- неоприбуткування (неповного оприбуткування) в касу готівки;
- недотримання порядку зберігання вільних грошових коштів, а також у накопиченні в касі готівки понад встановлених лімітів.
Будь-які інші порушення порядку ведення касових операцій не підпадають під відповідальність встановлену ст. 15.1 КоАП РФ.
Порядок застосування і заповнення авансового звіту встановлено Інструкцією щодо застосування та заповнення уніфікованої форми «Авансовий звіт» (Форма № АТ-1), затверджені Постановою Держкомстату РФ від 01.08.01 р № 55 (далі - Вказівки). Даними вказівками, зокрема, передбачено наступне.
На зворотному боці форми підзвітна особа записує перелік документів, що підтверджують зроблені витрати, і суми витрат по ним (графи 1 - 6). Документи, додані до авансового звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису в звіті.
У бухгалтерії перевіряються цільове витрачання коштів, наявність виправдувальних документів, що підтверджують зроблені витрати, правильність їх оформлення і підрахунку сум, а також на зворотному боці форми вказуються суми витрат, прийняті до обліку (графи 7 - 8), і рахунки (субрахунка), які дебетуються на ці суми (графа 9).
Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженим на це особою і приймається до врахування.
На підставі даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією виробляється списання підзвітних грошових сум у встановленому порядку.
Вимога про обов'язкове розташування найменувань підтверджуючих документів в хронологічному порядку при оформленні співробітником зворотного боку авансового звіту вищенаведеними вказівками не встановлені.