Якщо перед вами є зобов'язання платити ПДВ, то варто розібратися з особливостями ведення податкового регістра.
При формуванні Книги покупок платники часто роблять помилки. Як їх звести до мінімуму? - Варто дотримуватися правил, прописаним в законодавстві, про які й поговоримо.
Книга покупок - звітність, яка має не менше значення, ніж інша податкова документація підприємств.
Якщо вона не ведеться або неправильно складена, платники можуть зіткнутися з низкою неприємностей. Що ж це таке і які нормативні акти регулюють заповнення такого звіту?
сутність звіту
Книгу покупок варто вести покупцям, які отримують від продавця рахунки-фактури.
Необхідний такий документ для реєстрації рахунків з метою визначити суму податку на додану вартість, що може бути відшкодовано з державного бюджету.
Список рахунків-фактур, які можуть включатися в Книгу, є в порядку ведення звітності такого типу. Реєстрація рахунків здійснюється в міру того, як виникає право на відрахування ПДВ.
Якщо продукція частково оплачена, реєструвати рахунки-фактури стоїть на кожну суму, що перераховувалася продавцям.
Відображають реквізити і ставлять позначку «часткова оплата». Реєструвати рахунки, у яких ті самі документи, можна тільки при частковій сплаті сум.
Рахунок-фактура, який виписав продавець, а також зареєстрував у Книзі продажів в момент отримання авансового платежу, підлягає реєстрації в Книзі покупки в момент відвантаження продукції.
При цьому варто відобразити суму ПДВ. Якщо рахунок-фактура не відповідає вимогам щодо заповнення, то його реєструвати в документі не можна. Термін зберігання Книги покупок - 5 років з моменту, коли внесено останні записи.
Підстава для реєстрації при імпорті товару в межі країни - митна декларація та інші документи, які підтвердять факт перерахування ПДВ митної інстанції.
Якщо платник збирається внести правки в Книгу, варто анулювати рахунок-фактуру за допомогою додаткового аркуша за звітний період, коли рахунок-фактура реєструвався.
У документ можна вносити відомості про рахунках-фактурах:
- Що були отримані при передачі товару, послуг на безоплатній основі. Сюди ж можна віднести і ОС, а також нематеріальні активи.
- Що отримані учасниками біржі при проведенні операцій, пов'язаних з цінними паперами та іноземною валютою.
- Які отримав комісіонер від комітента за поданою для продажу товару.
Хто повинен складати
Книгу покупок зобов'язані вести всі платники податку на додану вартість. Але є такі винятки:
- звільняється від зобов'язання вести документ особа, якій не потрібно сплачувати ПДВ;
- не повинні складати документ особи, діяльність яких не обкладається ПДВ, в тому числі і при реалізації товару за кордоном.
Чинна нормативна база
Організаціям та індивідуальним підприємцям при складанні Книги покупок і сплаті ПДВ варто керуватися такими нормативними актами:
При внесенні відомостей до бланку платникам варто спиратися на певний порядок. Розберемося, з чого складається документ і які нюанси слід враховувати.
склад звітності
Розберемося, яка інформація міститься в Книзі покупок. відображають:
- Назва фірми відповідно до засновницькими документами.
- ІПН та код причини реєстрації покупців.
- Звітний період, коли покупка здійснена, а кошти внесені на рахунки продавців, вироблено часткову оплату в рахунок очікуваної поставки продукції, передачі прав на майнові об'єкти.
Далі заповнюють такі графи:
Ставиться порядковий номер об'єкту, що відбивається рахунки-фактури
Підсумковий показник придбань за рахунками-фактурами, що звільняються від сплати ПДВ
Основні правила по формуванню документа
- Документ повинен мати нумерацію.
- Звіт скріплюють - зшивають нитками, на які зверху наклеюють аркуш паперу (зверху ставиться печатка, підпис керівника компанії, кількість сторінок у звіті).
- У разі необхідності внести правки додають додаткові аркуші. Наскрізну нумерацію ставити не можна.
- Якщо документ складається в електронному форматі, то по закінченню податкового періоду його варто роздрукувати і прошити.
- За тим, чи правильно складається звіт, повинен стежити керівник організації або іншу довірену посадова особа.
При заповненні окремих граф варто врахувати деякі особливості. Якщо реєструється отриманий від продавця рахунок-фактура на перерахування (в тому числі часткові) в рахунок оплати очікуються поставок, передачі прав на майно, графи 4, 6, 8а, 9а залишаються незаповненими.
У них платники ставлять прочерк. У кожному звітному періоді в Книзі варто підвести підсумки по пунктам 7 - 12, так як дані з них будуть використані при підготовці податкової звітності у вигляді декларації з ПДВ.
Відповідно до діючої нормативної бази, підстава для прийняття податку на додану вартість - рахунок-фактура і прийняття на облік майнового об'єкта.
Але є і такі випадки, коли необхідна оплата по факту, і тільки тоді відрахування можна використовувати (ст. 172 НК):
- при прийнятті до відрахування ПДВ сплаченої при імпорті продукції;
- при прийнятті до відрахування за авансовими платежами за куповану продукцію.
Тобто в таких ситуаціях в графі 7 книги покупок є необхідним відображення реквізитів, що є підтвердженням сплати податку на додану вартість із усіх сум.
зразок заповнення
2-й - в Книзі покупок
Це - основа для отримання вирахування
Але щоб отримати право скористатися вирахуванням, платники повинні:
- Прийняти продукцію до обліку (ст. 172 п. 1 НК). Повинна бути відповідна документація, яка підтвердить наявність прав.
- Продукція повинна бути використана в діяльності, що обкладається ПДВ, або буде в подальшому перепродано (ст. 171 п. 2 НК).
- Особа має отримати рахунки-фактури.
Без виконання таких умов прийняти податок до відрахування не можна. Але трапляються й винятки. Сума ПДВ, що сплачується податковим агентом, про які йде мова в ст. 161 п. 4 подп. 1 НК. може прийматися до відрахування на підставі документації, що підтвердить факт оплати податку.
При цьому рахунки-фактури не обов'язково мати. Такого зобов'язання не мають і податкові агенти, що є покупцями майнових об'єктів, що належать банкрутам.
Складені рахунки-фактури податковим агентом щодо ПДВ, що сплачується під час купівлі майнових об'єктів або прав на майно банкрута (конфіскату) для застосування вирахування - не привід для податкового органу відмовити в такому.
Особливості формування книги покупок в 1С
Варто дотримуватися такого порядку створення документів при формуванні Книги:
- Документ, що відображає надійшли товари і послуги для ПДВ. З його допомогою можна формувати рахунки-фактури, що були відсутні в первинній документації. Наприклад, надходження відбивалося ручним способом.
- Документ для реєстрації оплати постачальнику сум податку на додану вартість.
- Документ для відображення нарахувань податку з СМР. Формується, коли в звітних періодах проводиться СМР своїми силами.
- Документ для реєстрації перерахувань податку в державні структури.
- Документ для розподілу податку за непрямими витратами.
- Документ для відновлення податку - використовується по потребі.
- Документ для формування записів Книги покупок.
- Для формування записів в книзі (0%).
Якщо виявлено помилку, варто сформувати додатковий лист. Розберемо на прикладі як це зробити.
Можливе використання альтернативного варіанту формування додаткового аркуша - за коригувальні періоди. Формування здійснюється за всі періоди, коригування за якими виконувалася в поточному періоді.
Що робити, якщо при внесенні записів документа багато почервоніння?
Бувають ситуації, коли бухгалтерами заводяться РТУ або платіжні документи раніше або пізніше, ніж потрібно, і тоді виникає «почервоніння».
Тобто, необхідна документація є, але вона помилково відображена, і заліку авансових сум не було. Результат - при формуванні книги збільшуються показники сум в кілька разів і т. Д.
Як розрахувати страхові внески, дивіться тут.
Якщо документи перепроводити (за допомогою спеціальних програм) один за одним, то вийде позбутися таких неприємностей.
Якщо при складанні книги виникає багато «червоності», робляться такі заходи:
- здійснюється звірка з постачальником;
- проводиться інвентаризація на складах, так як є ймовірність того, що не вся документація на продукцію отримано;
- починається відновлення бухгалтерського обліку - запитується і відновлюється вся первинна документація, якої не вистачає, перевіряються журнали госпоперацій.
Знизити ризики виникнення «червоності» можна організацією роботи складу. Працівниками здається звітність по руху продукції, проводиться звірка.
Для мінімізації проблем варто найняти досвідченого фахівця, який зможе привести облік в порядок.
За підсумками ж перевірки доведеться перерахувати суми нарахованих штрафів. Щоб представники уповноважених структур не заблокували рахунок, варто здійснити платежі своєчасно.
Безпомилково заповнені Книги покупок і продажів - запорука правильного проведення розрахунків суми податку до сплати і можливого відшкодування коштів з бюджету, а також складання податкової декларації без необхідності коригувань.
Тому приділіть належну увагу формуванню таких податкових регістрів.