Прийом орендної плати готівкою оформляється по-різному. Залежить це від того, як орендодавець уклав договір: від імені Індивідуального підприємця (ІП). або від імені фізичної особи.
Відразу відзначимо: з ІП оформительской роботи і витрат набагато більше. «Бонус» в тому, що ІП може приймати платежі за безготівковим розрахунком через банк і позбавити себе від цієї мороки, або, з іншого боку, при грамотному оформленні прийому готівки може обійтися взагалі без банківського рахунку.
Як оформити оплату за квартиру готівкою орендодавцю-фізичній особі
Оплата готівкою при здачі квартири фізособою - фізособі оформляється розпискою.
Прочитати детальніше про складання розписки і завантажити рекомендований зразок розписки а отриманні грошей в текстовому файлі можна тут розписка в отриманні грошових коштів зразок
.
Відповіді на інші питання, що стосуються отримання орендної плати готівкою, ви знайдете в нашому розділі «Питання та відповіді»,
Як оформити оплату за квартиру готівкою орендодавцю-ІП
ВАЖЛИВО: Якщо ви оформили договір оренди з орендарем як Індивідуальний Підприємець, то все одержувані за оренду гроші ви отримуєте у вигляді доходу від своєї підприємницької діяльності. Ви не можете отримати частину платежів як фізична особа, а частина - як ВП.
ІП може відкрити банківський рахунок і отримувати орендну плату на свій рахунок. Або, ІП може отримувати орендну плату готівкою. Про отримання орендної плати через рахунок ІП можна почитати в статті «Як правильно отримати оплату від орендаря на банківський рахунок».
Отримання орендної плати готівкою для ІП - завдання посильне, але сполучена з оформленням безлічі документів. Чи потрібно це вам чи ви краще «заплатите штрафи» - вирішуйте самі. Наше завдання - зробити все можливе, щоб полегшити законний шлях. В кінці цієї статті ми привели інформацію про санкції, які можуть вам загрожувати.
Що вибрати: БСО або ККМ?
Крім касового обліку, є ще одна складність. Щоб розповісти про неї, доведеться використовувати в нашій статті кілька термінів:
- ККМ - контрольно-касова машина, або простіше кажучи касовий апарат, що пробиває касові чеки. У нормативних документах ви також можете зустріти скорочення ККТ - контрольно-касова техніка.
- БСО - бланки суворої звітності.
ВАЖЛИВО: БСО застосовуються тільки при розрахунках з населенням, тобто з фізичними особами. Якщо орендар - це організація (навіть знімає квартиру для свого співробітника), то залишається два шляхи: або оплата за безготівковим розрахунком, або застосування ККМ. При оформленні БСО обов'язково потрібна наявність печатки ВП.
Згідно п. 2 ст. 2 Закону № 54-ФЗ, організації (в тому числі ІП) можуть здійснювати готівкові грошові розрахунки без застосування контрольно-касової техніки в разі надання послуг населенню за умови видачі ними відповідних бланків суворої звітності. тобто БСО.
До послуг населення належать, зокрема,
- операції з нерухомим майном власним або орендованим (код 803100), в тому числі
- оренда житлового фонду (тобто будинку і квартири, код 803101) та
- оренда нежитлового фонду (тобто гаражі, сараї, горища, підвали, місця для паркування, код 803102).
Чим відрізняються БСО від простих бланків документів?
Їх не можна купити готовими, а можна тільки замовити в друкарні, оскільки БСО повинен бути виготовлений друкарським способом і містити відомості про виробника бланка документа (друкарні): скорочене найменування, ІПН, місце знаходження, номер замовлення і рік його виконання, тираж (п. 4 положення).
Для послуг оренди житла форма БСО не затверджена відповідним федеральним органом виконавчої влади, та ВП самостійно розробляють форму бланка. Такий бланк повинен містити обов'язкові реквізити. які перераховані в п. 3 Положення:
- найменування документа, шестизначний номер і серія;
- прізвище, ім'я, по батькові - для індивідуального підприємця;
- місце знаходження індивідуального підприємця;
- ідентифікаційний номер платника податків, присвоєний організації (індивідуальному підприємцю), що видала документ;
- вид послуги;
- вартість послуги в грошовому вираженні;
- розмір оплати, здійснюваної готівковими коштами та (або) з використанням платіжної картки;
- дата здійснення розрахунку і складання документа;
- посаду, прізвище, ім'я та по батькові особи, відповідальної за здійснення операції і правильність її оформлення, його особистий підпис, печатка організації (індивідуального підприємця);
- інші реквізити, які характеризують специфіку наданої послуги і якими вправі доповнити документ організація (індивідуальний підприємець).
Як використовувати бланки БСО?
Як правило, БСО відразу виготовляються із застосуванням технології самокопірованія. при заповненні одного примірника заповнюється і другий. При отриманні орендної плати від орендаря один екземпляр залишається у ІП, а другий видається орендарю.
Рекомендовану форму бланка БСО для оренди житлового і нежитлового майна (з використанням самокопірованія) ви знайдете тут Спеціалізований БСО для оренди (самокопірка). а форму БСО з квитанцією (без використання самокопірованія) - тут Спеціалізований БСО для оренди (відривний корінець).
В БСО з відривний квитанцією клієнту надається саме квитанція (аналогічно «путівками» в турфірмах), а собі організація залишає корінець для суворої звітності. Оскільки БСО все одно друкуються на ваше замовлення в друкарні, можливо, має сенс додати якісь потрібні поля в корінець, якщо їх не вистачає, але вони потрібні вам для обліку.
Хто може надрукувати БСО?
Касові операції і касовий облік. Початок.
1. ІП повинен розрахувати, яку суму він може зберігати в касі. Це так званий «ліміт залишку готівки». Готівкові понад цей ліміт необхідно здавати в банк на свій рахунок або видавати з каси самому собі як фізичній особі.
ВАЖЛИВО: Якщо ІП не встановить ліміт залишку каси, то він вважається рівним 0 (нулю). Це означає, що залишок готівки, виведений ВП у Касовій книзі в кінці дня, повинен бути також дорівнює 0. Це не катастрофа. Як обнулити залишок в касі на кінець дня? - Найпростіший спосіб: видати себе самому гроші як фізичній особі і оформити це видатковим касовим ордером (про це написано нижче). Раніше Ліміт залишку каси потрібно було затверджувати в своєму банку. Тепер це не потрібно і Ліміт затверджується наказом чи розпорядженням самого ВП.
2. Як розрахувати ліміт залишку каси? У Додатку до Положення ви знайдете 2 способи розрахунку. Але ми можемо забезпечити високий ступінь спрощення його для нашого випадку. Беремо період - 92 дні (максимально допустимий для розрахунку), обсяг надходжень готівки (якщо приймає оплату готівкою) або обсяг видач готівки (якщо приймає оплату через рахунок і знімаємо готівкою) приймаємо розміру орендної плати за 3 місяці (тобто ті ж 92 дня). Період здачі або період отримання грошей в банку приймаємо максимально можливий - 7 днів. Сам приклад розрахунку наведено в прикладі Наказу по касі. в Додатку 1.
3. Для цього ІП повинен видати розпорядчий документ (тобто роздрукувати наказ, підписати його своїм підписом і завірити печаткою). Наказ визначає: ліміт залишку грошових коштів, місце проведення касових операцій, особа уповноважена вести касові операції. Якщо у вас немає касира (а скоріше за все це так), то функції касира ІП Нехай покладуть на себе самого. Ми також пропонуємо включити в цей же документ твердження форми БСО, визначити спрощений порядок оформлення документів у зв'язку з відсутністю бухгалтерського обліку і відобразити той факт, що у вас як ІП немає бухгалтера. При бажанні всі ці пункти можна оформити окремими наказами.
ВАЖЛИВО: ІП може найняти спеціалізовану фірму для ведення обліку, проте при цьому як правило з формальної точки зору бухгалтера як особа з правом 2-ий підпису він не наймає, і всі документи підписує сам. Уточніть це питання і текст відповідного наказу з конкретною фірмою.
4. Для того, щоб вести касовий облік, вам знадобиться касова книга (Номер форми документа - 0310004). У вас є два варіанти ведення касової книги. Обидва варіанти дозволені Положенням.
Варіант 1 ведення касової книги: вести касову книгу в електронній формі, роздруковувати і зшивати її 1 раз в рік.
Варіант 2 ведення касової книги: вести касову книгу в паперовій формі, спочатку прошив її і пронумерувавши. Якщо ви вирішили вести касову книгу в паперовому вигляді, то можете купити готову.
5. Всі рухи по касі, а у нас будуть прибуткові операції і видаткові операції, оформляються касовими ордерами. Вони мають строго певну форму: прибутковий касовий ордер. Номер форми документа згідно ЄДРПОУ управлінської документації ОК 011-93 - 0310001), видатковий касовий ордер. Номер форми документа - 0310002). Ви можете купити готові бланки ордерів. Наприклад, їх можна купити тут. але заповнювати їх доведеться вручну, і ордера об'єднані в книги. Так що купити вам доведеться мінімум 100 бланків, яких вистачить майже на 10 років. Оскільки бухгалтера і касира у вас немає, то підписувати касові документи буде сам ВП. У зв'язку з тим, що відповідно до чинного законодавства, індивідуальні підприємці не зобов'язані вести бухгалтерський облік поля в витратному і прибутковому касовому ордері, призначені для рахунків бухобліку, ми заповнювати не будемо.
ВАЖЛИВО: виправлення в касових документах не допускаються. Надрукували або написали неправильно - зробіть інший ордер, так буде спокійніше.
Отримуємо гроші за квартиру
Як правильно оформити отримання грошей від орендаря?
Кожне отримання готівки від вашого орендодавця має бути оформлено БСО і прибутковим касовим ордером. Заповнюємо БСО і підписуємо його в Орендаря. Оригінал віддаємо Орендарю, копію (саме тому корисно робити БСО на самокопіюється папері) - собі. Також оформляємо прибутковий касовий ордер. Фактично в цьому випадку ІП приймає гроші в касу у себе самого. Тому квитанцію можна не відривати або ж відокремити і зберігати окремо від ордера.
Отже, ми отримали гроші від орендодавця. Але це ще не все. Якщо ви хочете тепер використовувати ці гроші для своїх особистих потреб, вам потрібно тепер оформити ще один ордер, видатковий. Ви отримали гроші як підприємець (ІП), а тепер ви повинні видати їх собі як фізичній особі. Ось таку схему пропонує наше законодавство, нічого не вдієш. Можлива підстава у видатковому касовому ордері «Видача коштів підприємцю на особисті потреби». Оформляємо видатковий ордер і відображаємо операцію в касовій книзі.
Якщо вже почали вести касову книгу, то це треба робити відповідно до закону. Якщо протягом дня були операції по касі, касир (а в нашому випадку - сам ІП) виводить, тобто вказує в касовій книзі суму залишку готівки на кінець робочого дня і проставляє підпис.
Здійснюємо інші операції
Крім отримання орендної плати від орендодавця, ІП може зіткнутися з необхідністю проведення інших операцій.
Санкції і штрафи
Контролювати касову дисципліну вас як ІП будуть податкові органи.
Отже, що ж може загрожувати ІП, який не дотримується касову дисципліну?
Відповідно до статті 15.1 Кодексу про адміністративні правопорушення на індивідуального підприємця. який з метою даного кодексу прирівняний до посадової особи, накладається штраф у розмірі від 4000 до 5000 рублів. за:
- здійснення розрахунків готівкою з іншими організаціями понад установлені розміри (тобто понад 100000 рублів в рамках одного договору);
- неоприбуткування (неповне оприбуткування) в касу готівки (т.е.несоставленіе касових ордерів та не ведення касової книги);
- недотримання порядку зберігання вільних грошових коштів, а також і накопичення в касі готівки понад встановлених лімітів.
Відсутність бланків суворої звітності (БСЗ) визнається грубим порушенням правил ведення обліку доходів і витрат. Відповідальність за нього передбачена статтею 120 Податкового кодексу РФ.