Відповідно до договору морського перевезення відбувається прийом і навантаження вантажу на судно. Цей процес супроводжується встановленою системою вантажних документів, метою якої є чітке оформлення передачі матеріальних цінностей (вантажу) від вантажовідправника порту, а потім судну.
Порт оформляє прийом експортних вантажів «Названим актом» ( «Картка обліку експортних вантажів»). Після розпорядження експедитора про відвантаження даної партії вантажу на судно починається процес навантаження і його документальне оформлення. Розпорядження експедитора про відвантаження видається у формі «Доручення на відвантаження експортних товарів». Кожен експедитор об'єднує свої вантажі, призначені на одне судно, в «вантажний список». Доручення повинно бути завізована митницею і має супроводжуватися всі необхідні свідоцтва та інші документи, які слідують разом з вантажем. На підставі вантажних списків розробляється «попередній вантажний план». Навантаження може здійснюватися тільки відповідно до вантажним планом, затвердженим капітаном.
Навантаження тарно-штучних вантажів відбувається з двостороннім рахунком: прийомоздавальнику складу і тальманов судна. За результатами рахунку оформляються тальманської листи.
Тальманської листи звіряються після кожної зміни і за результатами навантаження кожної партії вантажу. Тальманської листи є первинним обліковим документом про приймання вантажу на судно і їм надається дуже велике значення.
Після закінчення навантаження всієї партії вантажу на судно вантажний помічник капітана дає розписку в прийнятті вантажу. Ця розписка вантажного помічника в прийнятті вантажу називається штурманської розпискою і є доказом того, що вантаж переданий на судно. Тому, перш ніж зробити штурманську розписку, вантажний помічник зобов'язаний уважно вивчити тальманської розписку і перенести в штурманську розписку все відмічені в ній недоліки зовнішнього стану вантажних місць. У тому випадку, якщо виявлено розбіжність місць, а провести перевірку неможливо, в штурманської розписці роблять застереження: «стільки-то місць у суперечці» і складають акт на розбіжність у рахунку між портом і судном. Один екземпляр штурманської розписки передається експедитору вантажовідправника, один залишається на судні.
На підставі штурманської розписки на прохання вантажовідправника йому видається коносамент.
Коносамент відноситься до числа найважливіших вантажних документів і використовується як при каботажних перевезеннях, так і в закордонному плаванні.
Роль коносамента як докази наявності і змісту договору морського перевезення розглянута вище. В системі вантажного документообігу коносамент є остаточною розпискою перевізника в прийомі вантажу і створює презумпцію, що вантаж прийнятий до перевезення або занурений на судно в такому стані і кількості, як він описаний в коносаменті.
Залежно від часу підписання розрізняють два види коносаментів - на вантаж, прийнятий до відправки, і коносаменти на вантаж, вже занурений на судно. Першу форму застосовують в лінійному судноплавстві і каботажі, причому коносамент підписує пароплавство або його агент (порт), в другому випадку факт прийняття вантажу на судно засвідчує своїм підписом капітан.
Коносамент, підписаний перевізником (капітаном) в терміни, передбачені договором купівлі-продажу товару і без будь-яких застережень в частині кількості та стану вантажу, є доказом належного виконання продавцем своїх зобов'язань по торговій угоді.
Підписаний капітаном комплекс оригіналів коносамента продавець безпосередньо чи через банк, що кредитує зовнішньоторговельну операцію, направляє покупцеві вантажу. Останній після отримання коносамента отримує право розпорядження вантажем.
При підписанні коносамента ретельно перевіряють, перенесені чи в нього все застереження про стан вантажу (тари) і про розбіжності в рахунку місць, які були зроблені в штурманських розписках, так як з моменту підписання коносамента вся відповідальність за вантаж покладається на судно (перевізника).
Не допускається підписання коносамента до повного закінчення навантаження даної партії, так як в подальшому може виявитися недостача або неякісний стан вантажу (тари). Нарешті, не можна підписувати коносаменти заднім числом, оскільки це є порушенням зобов'язань перевізника по відношенню до одержувача вантажу.
До підписання коносамента повинні бути врегульовані всі питання, пов'язані з оплатою фрахту, авансу фрахту чи інших платежів в порту відправлення, відповідно до порядку взаєморозрахунків, який передбачається по даній перевезення та вказано в коносаменті.
Маніфест - список вантажів, прийнятих на судно, який складають окремо для кожного порту призначення на основі відомостей, зазначених у коносаментах. Він оформляється для митниці. По кожній партії вантажу в маніфесті наводять такі дані: номер коносамента, маркування та кількість вантажних місць, рід вантажу, його масу і об'єм, найменування відправника та одержувача, загальну суму нарахованого фрахту і фрахт, сплачений відправником.
Митниця на основі маніфестів перевіряє вантажі і проводить розрахунок мит і зборів, а також веде статистику експортно-імпортного вантажообігу.
Вантажний помічник капітана зобов'язаний ретельно звірити дані, зазначені в маніфестах, з судновим комплектом штурманських розписок. Розбіжності між ними можуть виникнути через помилки при складанні маніфесту або через те, що маніфест виписаний заздалегідь, а в процесі навантаження судна в попередній вантажний список були внесені деякі зміни (наприклад, одні коносаменти замінені іншими).
У багатьох країнах і портах існують особливі вимоги до маніфесту на який прибуває вантаж. Так, наприклад, маніфести на порти Аргентини, Іспанії повинні бути легалізовані (мати візу) консулом цієї країни або мати позначку митниці про те, що в порту відправлення немає консульського представництва.
У низці портів встановлено, що маніфести повинні бути пред'явлені за певне число діб до приходу судна, або передбачено, що в митницю представляються маніфести на всі вантажі, що є на борту судна, а не тільки на вантажі даного порту і т. Д.
Виконавчий вантажний план складається за результатами навантаження судна і містить загальний розподіл вантажу по вантажним приміщенням і на верхній палубі. Виконавчий вантажний план і люкові записки входять до складу обов'язкових документів, які повинні бути вручені в порту призначення, а в іноземних портах - агенту судна.
Люкові записки складаються окремо по кожному трюму і містять перелік всіх коносаментних партій, розміщених в даному відсіку в порядку черговості їх вивантаження. Їх виписує вантажний помічник капітана на основі виконавчого вантажного плану і коносаментів.
На відхід судна з експортним вантажем на борту повинні бути: «Доручення» з відміткою штурмана про прийом вантажу ( «штурманської розписка»), тальманської листи, копії коносаментів, виконавчий вантажний план і маніфести.