В органі з реєстрації прав договори та інші документи, які здаються заявниками на реєстрацію, зберігаються в справі правовстановлюючих документів. Для виготовлення копії необхідно, щоб в справі правовстановлюючих документів зберігався оригінал документа. Оригінали договорів є не завжди в справах, нерідко заявники з тих чи інших причин надають на реєстрацію копії правовстановлюючих документів. Оригінали документів можуть бути відсутніми, якщо вони визнані речовими доказами (наприклад, у кримінальній справі) і їх виїмка зі справи проведено в установленому законом порядку. А державний реєстратор має права виготовляти копію тільки з оригіналу документа.
На отримання копії правовстановлюючого договору має право тільки правовласник, т. Е. Власник, орендодавець, орендар, заставодавець, учасник пайового будівництва, спадкоємець і т. Д. Або його представник, який діє на підставі нотаріального доручення (з чітким зазначенням повноважень), спадкоємець ( з відповідним документом від нотаріуса) і особа, яка відчужує (продає, дарує і т.д.) об'єкт нерухомості. Надання копії договорів іншим особам законом не передбачено. Наприклад, копію договору купівлі-продажу вашої квартири не може отримати за вас родич, адвокат або інша особа. З довіреністю від вас (власника), завіреної нотаріусом копію отримає будь-яка фізична особа. Таким чином, закон захищає правовласника (власник, орендодавець і ін.) Від шахраїв.
Надання копій договорів - це послуга платна. Вартість копії одного договору для фізичної особи - 200 руб. Заявнику необхідно знати, що з моменту подачі заяви на видачу копії можна оплатити послугу протягом місяця. Якщо оплата не внесено протягом місяця, то державним реєстратором виноситься рішення про відмову.
У запиті копії договору повинно бути: вид договору (наприклад, купівля-продаж, міна та ін.) Дата і місце укладення договору. Можна вказати якісь додаткові характеристики (сторони договору, дата реєстрації в ЕГРП і т.д.) Нерідко буває, що в запиті зазначено лише вид договору, наприклад, купівля-продаж, а в справі правовстановлюючих документів договорів купівлі-продажу може бути кілька . Перед державним реєстратором постає питання, який з даних договорів запитує заявник? І в разі, коли з заявником неможливо зв'язатися для уточнення реквізитів договору, державний реєстратор змушений виносити рішення про відмову у видачі копії.