Кожен підприємець, який працює з готівковими коштами, зобов'язаний дотримуватися касову дисципліну. Зокрема, порядок обліку надходження грошових коштів в касу. У таких ситуаціях використовується прибутковий касовий ордер. Про особливості його використання і піде мова в даній статті.
Що таке прибутковий ордер?
Прибуткові та видаткові касові ордери є формами документального оформлення руху грошових коштів по касі. Вони потрібні для контролю за станом каси, служать підставою для прийняття управлінських рішення, а також для відображення даних в бухгалтерському обліку.
Бланк прибуткового касового ордера має затверджену форму КО-1, яка є міжгалузевий і обов'язкове для використання всіма суб'єктами підприємницької діяльності. Даний документ покликаний відобразити надходження грошових коштів в касу підприємця, в тому числі вказавши джерело надходження. Крім того, форма прибуткового касового ордера передбачає квитанцію, яка видається покупця або клієнта і служить для нього документом звітності.
Як заповнювати прибутковий касовий ордер?
Використання прибуткових касових ордерів в сучасній практиці підприємництва надзвичайно широко, але далекий не завжди співробітники їх видають знають, як заповнювати прибутковий касовий ордер. Найчастіше заповнення зводиться до оформлення квитанції до ордеру, а сам ордер не заповнюється. Однак, правила заповнення прибуткового касового ордера, а тим більше вимоги касової дисципліни не допускають подібного варіанту оформлення.
Так, згідно з даними вимогам спочатку заповнюється безпосередньо сам бланк ордера, а тільки після цього квитанція. Заповнення прибуткового касового ордера передбачає заповнення всіх граф, які містить його бланк. Допускається не вказувати рахунки бухгалтерського обліку, якщо підприємець звільнений від обов'язку вести бухгалтерський облік.
На практиці часто особливу складність викликає заповнення графи «підстава» в прибутковому касовому ордері. Насправді нічого складного тут немає, необхідно вказати тільки операцію, в результаті якої отримані дані грошові кошти. Наприклад, при наданні послуг, потрібно вказати в цій графі: «надання послуг таких-то». Порядок заповнення прибуткового касового ордера передбачає вказувати на джерело надходження грошових коштів, причому тут може бути зазначено як фізичне, так і юридична особа. При наявності до ордеру додаткових документів їх потрібно вказати у відповідному розділі. Наприклад, це можуть бути акти виконаних робіт, наданих послуг і т.д. Прибутковий касовий ордер підписується головним бухгалтером, або самим індивідуальним підприємцем. Допускається також підписувати даний документ уповноваженим особам, наприклад, касирам.
Аналогічно заповнюється квитанція до прибуткового касового ордеру, що видається клієнту. Єдина відмінність - квитанція в обов'язковому порядку завіряється печаткою підприємця, при її наявності.
Особливості використання прибуткового касового ордера (ПКО) ІП
Для багатьох ІП прибутковий касовий ордер є звичним явищем, але при цьому нерідко вони не знають всі особливості їх використання.
Так, досить часто ігнорується такий важливий нюанс - грошові кошти мають надійти в касу в день складання даного ордера, в іншому випадку він визнається недійсним. На практиці ж непоодинокі випадки, коли пріходнік виписується, а грошові кошти потрапляють в касу через якийсь час, а найчастіше навпаки - гроші в касі, а документ про їх надходження ще не оформлений.
Також забувається і те, що КО1 - прибутковий касовий ордер може бути визнаний недійсним у разі виявлення на ньому помарок, підчисток, виправлень. В такому випадку завжди потрібно виписувати новий бланк, а не вносити зміни в уже оформлений.
Слід звертати увагу і на такий пункт як нумерація прибуткових касових ордерів. Часто вона носить хаотичний характер, що теж неприпустимо, та й просто незручно для бізнесу. Згідно з існуючими вимогами підприємець повинен забезпечити безперервну нумерацію ордерів протягом фінансового року.
Особливої уваги заслуговує прибутковий касовий ордер без чека. Він може бути виданий тільки підприємцями на ЕНВД, які звільнені від застосування контрольно-касової техніки. Але при цьому ордер повинен доповнюватися іншим бланком суворої звітності, що використовуються підприємцем.