Перший передається особі, яка віддавала гроші. Цей документ використовується для фіксації інформації в книзі покупок. Другий зберігається в місці виписки. І використовується при реєстрації в книзі продажів. Але потрібно розібратися з тим, як і за яких умов складаються рахунки-фактури на аванс, зразки яких легко знайти на спеціалізованих сайтах.
Податковий Кодекс говорить про те, що авансовий рахунок-фактура - це правова підстава для того, щоб покупець прийняв до відрахування заявлені суми ПДВ. За формами документи залишаються однаковими, незалежно від причини оформлення:
- За фактом реалізації.
- За моменту надходження попередньої оплати.
Сама форма документа описується в Урядовому Постанові №1137. Зразок заповнення допоможе з усім розібратися, як і спеціальний код.
Закон наказує організувати виставлення рахунок фактур максимум через п'ять днів після того, як настане одна з таких подій:
- Відвантаження товару за рахунком. Передбачає передачу прав власності. Сюди ж відноситься виконання робіт.
- З боку покупця треба зробити перерахування авансу.
Головне - заповнити всі реквізити в самому рахунку-фактурі. На них посилаються пункти 5 і 5.1 статті 169 НК РФ. Рядок 5 у формі податкового документа заслуговує на особливу увагу. У цьому рядку пишуть номер платіжного документа, який відповідає рекомендаціям щодо законодавчій основі. Виданий бланк повинен містити всі важливі відомості.
Навіть якщо перераховано кілька передоплат, оформляється один рахунок-фактура. Просто в ній треба згадати все проведені операції. Але іноді трапляється так, що потім окремо оформляють документ у зв'язку з фактом відвантаження. В даному випадку укладач повинен перерахувати реквізити всіх платіжних документів, по кожній виробленої оплаті всередині рахунку фактури на аванс від постачальника.
З правила існує лише один виняток, коли в п'ятому рядку можна залишити прочерк. Це робиться, якщо авансовийплатёж мав форму безденежених перекладів. Приклад - надходження векселя в якості оплати. Відшкодування ПДВ має свою схему, окрему.
Іноді авансовий платіж надходить після організації безперервних поставок. Наприклад, на таких умовах передоплати працює будь-телекомунікаційне підприємство. Тоді дозволено оформлювати документ в кінці розрахункового періоду, на всі суми, які прийшли від замовника. Віднімається тільки вартість послуг, які були надані фактично. Без цього не можна проводити реєстрацію рахунку-фактури на аванс.
Платникам податків при вирішенні будь-яких питань рекомендується спиратися на постанови Податкової служби, а не Міністерства фінансів. Тоді буде більше шансів уникнути появи суперечок. Нумеруються документи окремо.
Коли оплата надходить від покупця, продавець максимум за п'ять днів повинен виписати рахунок-фактуру. Про це сказано в статті 168 НК РФ. Покупець отримує право оформити відрахування в зв'язку з оплатою ПДВ. Сам податок обов'язково вказується в супровідному документі, щоб служба відшкодувала витрати. Таке право зафіксовано в 171-ою статтею НК РФ. Як і особливість реєстрації рахунку фактури на аванс.
Винятки з правил у вигляді дозволів не виписувати рахунки-фактура в законодавстві відсутні. Цей документ потрібен завжди, якщо надходить аванс, будь-яка інша форма передоплати. П'ятиденний термін теж дотримується в будь-якому випадку, при цьому не грають ролі правила окремої нумерації рахунків-фактур на аванс.
Лише заповнення книги продажів передбачає наявність деяких винятків. Наприклад, в даному випадку можна не виставляти рахунки-фактури при дотриманні наступних умов:
- Використання платником податків права зі звільнення від обов'язків щодо обчислення та сплати ПДВ відповідно до 145 статті Кодексу. При відновленні порядок теж стандартний.
- Створення авансового платежу в рахунок операції. по якій ПДВ не сплачується. Або коли використовується нульова процентна ставка.
- Здійснення передоплати з придбання продукції, на виготовлення якої потрібно від півроку і більше. Не важливо, яке використовується найменування товарів в рахунок фактурах на аванс.
У НК Україна і законодавстві чітко прописані всі правила, що стосуються рахунків-фактур. Але платники податків все одно часто ігнорують свої зобов'язання. Наприклад, бухгалтера часто не вважають за потрібне виставляти даний документ буквально при кожному платежі, що надходить від покупця.
Іноді оформлення рахунків-фактур на аванс здійснюється, але з певним перервою. А у інших даний документ в принципі відсутня.
Такі варіанти обліку продуктів не відрізняються безпекою. Навіть якщо все нумеруватиметься за правилами. Адже документальний супровід авансів - перше явище, яке перевіряється контролюючими службами. Отриманий потім штраф змусить пошкодувати про подібну поведінку. Тому краще попередня оплата і оформлення.
Якщо інспектор виявить, що авансова рахунок фактура від постачальника відсутня, то відбувається донарахування самого ПДВ. І це стосується взагалі всіх авансів, які надійшли протягом року, але не були відповідним чином оформлені. При цьому після скоєння даного дії платники податків не зможуть скористатися своїм правом на отримання вирахування. Так як не було пред'явлено ніяких письмових доказів, ніякого бланка.
За грубе порушення правил, пов'язаних з організацією обліку в цій сфері, нараховуються серйозні штрафи. Штраф становить до 10 тисяч рублів, або до 30 тисяч, якщо порушення виявляється повторне. Навіть якщо нумерація авансового рахунку фактури правильна.
Коли від покупця отримано гроші в рахунок майбутньої відвантаження, продавець виконує наступні дії в зв'язку з передоплатою:
- Виділяє ПДВ із суми. І оформляє проводку на цю частину.
- Готує рахунок фактуру на аванс в стандартний п'ятиденний термін.
- Реєструє документ в своєму журналі. Це робиться за той же квартал, коли надходять гроші.
- Рахунок-фактура виставляється ще раз в день, коли виробляють відвантаження.
- ПДВ, нарахований з суми, спрямовується до оплати.
- Напрямок до відрахування ПДВ, підрахованого при надходженні передоплати.
- Реєструє в книзі продажів виписані відвантажувальні документи.
- Реєструє в книзі покупок авансовий рахунок-фактуру.
Рахунок 62 використовується при будь-яких видах розрахунків з клієнтами. При цьому аванси повинні стояти окремо від інших видів платежів. Правила виставлення рахунку фактури на аванс залишаються стандартними завжди.
У деяких підприємців часто виникають ситуації, які не потрапляють під загальний порядок. Розглянемо особливі випадки, пов'язані з оформленням господарської операції. Це дозволить зрозуміти, як бути з рахунком фактурою на аванс в книзі покупок.
Перехід права власності після оплати
Між покупцем і продавцем може бути укладений договір, згідно з яким:
- Покупець отримує право власності на річ тільки після того, як оплатить її повністю.
- Відвантаження була здійснена до того, як надійшла оплата.
Це двозначна ситуація, але керуватися все одно рекомендують загальними правилами. Тобто, рахунок виставляється максимум через п'ять днів після того, як відбулася перша подія з описаних вище. Спочатку товар було відвантажено. Тобто, треба вважати 5 днів з дати товарною накладною. І виставити рахунок у відповідні терміни. Умови договору по праву власності не впливають на документальне оформлення подібних угод. Треба лише пам'ятати про операцію, яка здійснена першої. Якщо немає даних для рахунків фактур на аванс, чинять інакше.
Передоплата і відвантаження відсутні, але рахунок виставлений
Приклад - укладення угоди між сторонами, по якому товар відвантажується після оплати. Тобто, умова, за яким вводиться авансовий платіж, відсутня. Чи можна виставити рахунок відразу, щоб не чекати моменту відвантаження? У Податковому Законодавстві на це питання дається чітка відповідь - документ не можна оформляти без проведення відповідних операцій.
Але що робити, якщо необхідно виставити рахунок за фактом укладення самого договору? Фактура виставляється лише за крайньої необхідності. Для продавця в таких ситуаціях терміни виписок не мають значення. А ось покупцям необхідно вчасно застосовувати своє право на оформлення вирахування з ПДВ. Зразок рахунку це подвердить.
Кілька партій товару поставляються одному покупцеві
Якщо здійснюються великі поставки товарів, то відвантаження здійснюється в кілька етапів. Як розрахувати терміни, якщо через п'ять днів після першої відвантаження були відправлені такі партії? Рахунки дозволяється виписувати по кожній із завершених поставок. Головне - дотримуватися п'ятиденний термін. Або допускається створювати єдиний рахунок на всю поставку, але термін виписки не може бути порушений і в такому випадку. Одержує посилку повинен враховувати це.
Будь-яка рахунок-фактура складається з наступних реквізитів:
Якщо виявлені помилки або невідповідності, то покупці повинні звертатися до постачальників з проханням про внесення змін. Постачальник, в свою чергу, відправляє у відповідь лист з інформацією про те, що недоліки були усунені. Окремо треба вказати, що помилкові документи і відомості, заповнені раніше, нині дійсними не визнаються. І що обидві сторони згодні з цим твердженням. Тільки в цьому випадку оформляються проводки.
При цьому помилки в реквізитах не впливають на надання вирахування з податку. Покупці не несуть відповідальності за точність відомостей в рахунках-фактурах. І це ніяк не впливає на виконання обов'язків платника податків.