Вам не потрібно винаходити власний підхід до проведення нарад. Всі необхідні інструменти і прийоми вже знайдені і довели свою ефективність. Вони випробувані багатьма успішними компаніями по всьому світу. Далі ми розглянемо всі основні етапи та наведемо всі необхідні рекомендації для їх успішної реалізації.
Результативне нараду передбачає раціональне використання робочого часу працівників: адже вони збираються разом для отримання певного результату. Існують три ключових умови, без яких нараду не може бути результативним:
1. Необхідно чітко визначити мету наради, так само як перед реалізацією будь-якої ініціативи щодо вдосконалення бізнес-процесів необхідно визначити її цілі.
2. При проведенні наради необхідно дотримуватися певних правил і рекомендацій (тобто стандартам).
3. Щоб нараду було результативним, кожен присутній повинен активно в ньому брати участь.
Щоб зробити наради в своїй організації результативними, поставтеся до них як до бізнес-процесів: розробіть правила їх проведення і дотримуйтесь цих правил.
Основні правила проведення нарад:
- визначте мету і порядок денний;
- визначте учасників наради і повідомте кожному про нього заздалегідь;
- розподіліть ролі і обов'язки;
- на нараді дотримуйтеся правил хорошого тону;
- ведіть протокол і по завершенні наради складіть план подальших дій;
- складіть порядок денний для наступної наради;
- оціните нараду;
- роздайте протокол наради його учасникам.
У кожного наради повинні бути чіткі цілі і порядок денний.
Мета - це те, чого ви хочете досягти за підсумками наради.
Порядок денний - це те, як ви будете цього добиватися.
Цілі наради повинні бути короткими і зрозумілими. Наприкінці наради учасникам має бути легко визначити, досягли вони поставленої мети чи ні.
До порядку денного слід включити наступну інформацію:
- розглянуті теми (в тому числі короткий опис кожного пункту);
- доповідача по кожній темі;
- час, відведений на кожну тему / для кожного доповідача.
Порядок денний зазвичай складається з наступних пунктів:
- вступній частині (короткої частини, покликаної сфокусувати увагу присутніх на нараді);
- короткого огляду цілей наради і порядку денного (впишіть або викресліть кілька пунктів, щоб залучити присутніх в обговорення);
- перерв, якщо нарада триває більше 90 хвилин;
- обговорення плану дій;
- оцінки наради.
Виберіть учасників. Скільки нарад у вашій організації пройшло у відсутності людини, який міг би прийняти потрібне рішення, або без людей, які мали б важливими фактами? Через це занадто часто під час наради:
- учасники чекають, поки хтось із співробітників знайде і призведе на нараду потрібну людину (якщо його взагалі можна знайти).
- приймається помилкове рішення, яке потім скасовують.
- на нараді не береться ніяких рішень, оскільки на ньому не було потрібних людей.
Щоб наради проходили продуктивно, на них повинні бути присутніми потрібні люди. Для цього необхідно чітко сформулювати його мети. Слід запросити менеджерів, які мають право приймати рішення і багатий досвід. Також важливо, щоб на нараді були присутні співробітники, які мають у своєму розпорядженні достовірними фактами про розглянутих процесах.
Розподіліть ролі і обов'язки. На кожній нараді мають бути присутні принаймні чотири людини: керівник проекту, лідер команди / координатор, хронометрист і секретар.
- записує основні моменти наради. Ці обов'язки не слід покладати на координатора.
Керівник проекту:
- постійно задіяний у проекті і регулярно спілкується з членами команди;
- приймає рішення по виділенню команді необхідних ресурсів;
- контролює, щоб робота команди відповідала стратегічним цілям організації;
- призначає лідера команди;
- вирішує питання, які не може вирішити лідер;
- надає підтримку, коли команда зазнає труднощів.
Лідер команди:
- здатний втілити необхідні зміни в життя;
- наділений повноваженнями керівника або старшого співробітника;
- повністю зацікавлений і активно бере участь в проекті;
- готує порядок денний наради;
- вибирає нових членів команди;
- добре розуміє етапи розвитку команди.
Координатор команди:
- стежить за тим. щоб обговорення не йшло в бік від основної теми;
- втручається в хід наради, коли говорити починають відразу кілька людей;
- стежить за тим, щоб жоден користувач не домінував над іншими;
- сприяє взаємодії присутніх один з одним і їх активної участі в нараді;
- підводить обговорення до логічного завершення.
хронометрист:
Складіть план дій. Будь-яке нарада має закінчуватися складанням плану подальших дій. Виконання кожного пункту слід доручити певного співробітнику і призначити термін виконання.
Складіть порядок денний для наступної наради. В кінці кожного наради визначайте цілі наступної зустрічі і складайте «чорновий» варіант порядку денного. Це займе всього кілька хвилин і дозволить заощадити значну кількість часу при підготовці наступного наради.
Оцініть минуле нараду. По завершенні кожного наради його слід оцінити, навіть якщо інші пункти порядку денного зайняли більше часу, ніж планувалося. В ході оцінки, крім усього іншого, необхідно визначити, чи виконано поставлені завдання (і що сприяло або заважало цьому), і вирішити, що слід зробити, щоб наступне нарада пройшла більш ефективно.