Правила прийому зразків проб в лабораторію.
1.1. Прийом зразків проб і видачі результатів досліджень здійснюється:
харчової продукції
біологічного матеріалу:
з понеділка по четвер - з 8 години до 16 години;
в п'ятницю - з 8 години до 15-ї години 45 хвилин;
Після зазначеного часу прийом зразків для дослідження проводиться тільки за погодженням з директором МВЛ, заступником директора, керівником ІЛ «Далекосхідна».
У вихідні та святкові дні прийом зразків проб з 09 годин до 18.00 годин вечора здійснює черговий ветлікар по МВЛ, призначений наказом директора.
Також, в рамках реалізації державного завдання, співробітники лабораторії, один з яких ветлікар, приймають і доставляють в лабораторію біоматеріал з метою діагностики інфекційних захворювань тварин і птахів, відібраний на території суб'єктів РФ - Приморський край, Хабаровський край, ЄАО, Амурська область. Матеріал беруть з супровідними документами на вет. станціях, вет. ділянках, вет. лабораторіях (де є умови для зберігання відібраного біоматеріалу) і транспортують в г ерметічних контейнерах, біксах або сумках-холодильниках.
1.3. Відбір проб продукції здійснюється фахівцями замовника досліджень, відповідно до діючої нормативної документації. Також, доставку в лабораторію зразків проб харчової продукції здійснює експедитор за договором з ФГБУ «Приморська МВЛ» з усіх складів тимчасового зберігання (СТЗ), де здійснюється тимчасове зберігання харчових продуктів, які перетнули державний кордон Російської Федерації і можуть перебувати на обліку митних процедур, щодня, починаючи з 9 години до 17-ї години. Експедитор приймає зразки у державних інспекторів, звіряє зразки по стікери і складає їх опис під розпис. Потім складає зразки в контейнери, які транспортує в рефрижераторі з холодильною установкою, в якій підтримується температура мінус 16 - 18ºС. Щомісяця машина піддається дез. обробці з відміткою в санітарній книжці експедитора. Після збору проб на СТЗ, експедитор доставляє зразки в лабораторію разом з описом, документами і складає їх в спеціально відведені для цих цілей морозильні камери. На наступний день, з ранку подальшу роботу зі зразками веде лікар на прийомі.
1.4. Прийом проб харчової продукції та кормів, а також видачу всіх результатів досліджень веде лікар на прийомі - фахівець відділу паразитології, патоморфології і прийому матеріалу. Лікар на прийомі перевіряє відповідність наданого матеріалу супровідним документам. П роверяет відповідність вимог щодо мінімального обсягу зразка (зважування), правильність оформлення супровідних документів і заявки (Додаток А-Е) У разі невідповідності ваги або кількості доставлених проб, ветлікар на прийомі робить позначку про це в журналах реєстрації і документах (акті відбору проб / супровідної) з особистим підписом. У разі виявлення непридатності зразків ветлікар на прийомі становить, за участю представника Замовника або без нього, акт повернення зразків (Додаток Ж) в двох примірниках. Один примірник разом з повертаються зразками передає держінспектору, який здійснював відбір зразків, другий, залишає собі.
Всі пропозиції, що надійшли зразки реєструються в програмі «Веста», яка є головним документом при реєстрації і «журналі реєстрації надійшли для проведення досліджень зразків проб харчової продукції та кормів», «журналі реєстрації надійшов» і «журналі реєстрації моніторингових досліджень», де проставляється їх реєстраційний номер. Запис ведеться порядковим номером. У «журналі реєстрації надійшли для проведення досліджень зразків проб харчової продукції та кормів» зазначається дата надходження в лабораторію, найменування заявника, номер акта відбору і дата відбору проб, вид продукції, що поступає, кількість зразків, номер випускається протоколу (результату досліджень), в який відділ направлений зразок, розпис заявника і дата видачі результатів. В «Журналі реєстрації надійшов» і «Журналі реєстрації моніторингових досліджень», зазначається дата надходження зразка в лабораторію; с / з або ч / з; район, найменування господарства, П.І.Б. власника; відмітка бухгалтерії; найменування надходження матеріалу на дослідження; відділ (в який направляється зразок); № експертизи; дата видачі результату; відмітка про відправлення; розпис в отриманні. Кожній пробі присвоюється свій шифр, який також вноситься в журнал і одночасно вписується в акт відбору проб або супровідну в лівий верхній кут, із зазначенням номерів або назвою відділів та датою доставки проб в лабораторію.
У відділи, в які найбільш часто надходять зразки проб для проведення повного дослідження, поряд з шифром проставляється № відділу, куди направляється проба.
02 - відділ ветеринарно-санітарної експертизи
03 - радіологічний відділ
04 - токсико-біохімічний і мікологічний відділ
07 - відділ паразитології, патоморфології і прийому матеріалу
Решта відділи прописуються повністю.
У разі відсутності супровідних документів у власника зразка, лікар на прийомі надає йому форму супровідної і допомагає з заповненням всіх необхідних для проведення досліджень граф (див. Пункт 1.2. 1.3.).
Правила заповнення актів відбору проб харчової продукції
найменування замовника;
найменування виробника продукції;
відомості про відібраній пробі;
дата і час відбору;
дата (час - при необхідності) доставки;
дата виготовлення (виробництва) продукції;
мета відбору;
місцезнаходження точки відбору з чіткою ідентифікацією;
обсяг (маса) відібраної проби;
розмір партії;
підставу для направлення продукції на дослідження;
кількість відібраних проб;
визначаються показники;
заходи, що гарантують незмінність властивостей і складу проби (вид консервації (при наявності);
результат огляду;
відомості про супровідні документи (ветеринарне свідоцтво, ветеринарна довідка, посвідчення якості безпеки, товарно-транспортна накладна, ветеринарний сертифікат (для продукції імпортного виробництва), сертифікат відповідності, гігієнічний сертифікат)
посади, прізвища і підписи осіб, які відбирають пробу, і осіб, присутніх при відборі (при їх наявності).
Правила заповнення супровідної документації до інфекційного матеріалу, що надходить на лабораторні дослідження.
При відборі біологічного (патологічного) матеріалу повинен бути супровідний документ (Додаток - Б, В, Д, Е, Ж), в якому є обов'язковими для заповнення всі зазначені поля і графи:
- Найменування лабораторії, в яку направляється матеріал;
- Вид тварин, від яких взято матеріал;
- Власник тварин, найменування господарства, населеного пункту, району;
- Показники випробувань (вид захворювання і т.д.);
- Вказівка благополуччя (не добробуту) господарства;
- Дата вакцинації, найменування вакцини;
- Первинне або повторне дослідження;
- Дата і результат первинного дослідження (в разі, якщо проводиться повторно);
- Дата взяття матеріалу;
- Список тварин, від яких взята кров на дослідження;
- Підпис і П.І.Б. уповноваженої особи - відбирає, що направляє і доставляє матеріал.
У разі дослідження полеглої тварини повинні бути заповнені такі графи (Додаток В):
- Найменування патологічного матеріалу;
- Вид і вік тварини;
- Назва господарства, ферми, відділення, прізвище власника тварини;
- Дата захворювання тварини;
- Дані патологоанатомічного розтину;
- Дата вакцинації, найменування вакцини;
- Вказівка благополуччя (не добробуту) господарства;
- Дата відправки матеріалу;
1.7. Лікар на прийомі видає результати Замовнику (юридичним особам - за дорученням), тільки після уточнення у бухгалтера на прийомі про відсутність боргу у даного Замовника.
1.8. Повернення Замовнику контрольних зразків харчових продуктів здійснюється на його вимогу, зафіксованому в заявці на випробування (Додаток Е), з оформленням Акта повернення зразків (Додаток Ж) по закінченні проведення досліджень. Повернення проводиться тільки в тому випадку, якщо контрольні зразки піддавалися впливу в процесі випробування і не змінили свого первісного стану.
1.9. У разі відмови Замовником оплачувати дослідження за доставлені зразки, лабораторія приймає їх на відповідальне зберігання терміном 2 місяці, про що письмово повідомляється Замовник. Після закінчення даного терміну, при не надходженні на рахунок лабораторії грошових коштів за проведені дослідження, складається акт на списання (знищення) зразків і відправляється замовнику (Додаток І).
2. ПОРЯДОК ПРИСУТНОСТІ ПРЕДСТАВНИКІВ ЗАМОВНИКА ПРИ ВИПРОБУВАННЯХ ВЛАСНИХ ЗРАЗКІВ харчових продуктів.
2.1. Представники Замовника випробувань можуть бути присутніми при проведенні досліджень власних зразків харчових продуктів, за винятком ПЛР-діагностики і при роботі з мікроорганізмами 2 - 4 груп патогенності.
2.2. Про бажання бути присутнім при дослідженні власних зразків, Замовник повідомляє в заяві на ім'я директора МВЛ в довільній формі. У цій заяві викладаються причини, за якими необхідна присутність його представників, кількість представників (не більше двох осіб), найменування посади, прізвища, імені та по батькові.
2.3. Лікар на прийомі приймає цю заяву, повідомляє керівнику ІЛ, отримує його візу на заяві з зазначенням можливої дати і часу проведення досліджень за участю представників Замовника.
2.4. При отриманні згоди Замовника на присутність в певну дату і час, це рішення керівник ІЛ доводить до відома завідувача відділом, який буде проводити дані дослідження. Замовнику повідомляється, що його представники повинні прибути за 30 хвилин до початку досліджень.
2.5 Завідувач відділом, який буде проводити дослідження в присутності представника Замовника, повинен підготувати місце для проведення досліджень таким чином, щоб стороннім особам не були доступні відомості про проведені і проведених досліджень за заявками інших Замовників.
2.6. Після прибуття представників Замовника проводиться їх реєстрація в журналі відвідувачів (знаходиться у охоронця), їм оформляється пропуск, видаються необхідні засоби індивідуального захисту.
2.7. Завідувач відділом, який буде проводити дослідження, або його представник супроводжують представників Замовника в свій відділ. Безпосередньо у відділі завідувач проводить інструктаж з охорони праці з реєстрацією в Журналі проведення інструктажів з ТБ свого відділу.
2.8. Після закінчення проведення досліджень представники Замовника можуть поставити свої запитання завідувачу відділу і керівнику ІЛ, в їхньому кабінеті. Потім у супроводі одного з них направляються в приймальню, здають ЗІЗ і пропуск, і залишають територію МВЛ.
2.9. Потім керівник ІЛ звітує перед директором МВЛ про відвідування лабораторії представниками Замовника.