Оформлення ділової документації
Документи - це оформлені за встановленими правилами і зафіксовані на різних носіях інформації тексти, необхідні для реалізації керуючих впливів.
Існують п'ять типів записи для ділових документів:
Лінійна - запис, що володіє самомтоятельно в оформленні думки, з повністю оформленими пропозиціями, які відповідають вимогам офіційно-ділового стилю (автобіографії, заяви, пояснювальні записки, ділові листи, інструкції).
Запис у вигляді текстів-аналогів, що відрізняється від лінійної більшою стандартностью, збігом цілого ряду мовних і графічних компонентів (накази, рішення, постанови).
Трафарет - традиційна лінійна запис, але з пробілами, які заповнюються змінною інформацією; використовуються в типових ситуаціях (довідки, контракти, договори).
Анкета - перелік заздалегідь підібраних питань. Відрізняється від трафарету тим, що є більш дробової, питання і відповіді можуть мати як однакову, так і різну форму, питання і відповіді розташовуються по вертикалі (особистий листок з обліку кадрів).
Таблиця - сукупність даних, представлених у цифровій або словесній формі і занесених до графи вертикальної і горизонтальної площин (табелі, розрахункові відомості, штатний розклад та ін.
Форма, відповідно до якої складається документ, визначається вимогами ГОСТів і действуюшие правилами оформлення документів. У разі відсутності законодавчо закріплених рекомендацій щодо складання документа вдаються до встановленої практики їх оформлення.
Реквізити впливають на юридичну силу документа, тому важливо правильно його оформити відповідно до чинних нормативів.
Серед обов'язкових реквізитів є постійні і реквізити, які змінюються або змінюються повністю.
Реквізити документа розташовуються на лицьовій стороні аркуша паперу.
Двостороння оформлення документів допускається при складанні документів з короткими термінами зберігання.
Документи, що підлягають багаторічному, тривалому зберіганню доцільніше оформляти з одного боку аркуша для забезпечення більшої ступеня збереження паперу.
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер підприємства;
06 - індивідуальний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - найменування організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва структурного підрозділу;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
14 - місце складання або видання документа;
16 - гриф обмеження доступу до документа;
18 - заголовок до тексту;
19 - відмітка про постановку документа на контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про наявність додатків;
23 - гриф узгодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки організації;
26 - відмітка про засвідчення копії документа;
27 - позначка про виконавця документа;
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа в організації;
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
1. Необхідними якостями документів є повнота і своєчасність інформації, точність, лаконізм формулювань. Основне завдання укладача документа - гранично чітко відобразити відомості, що мають (набувають) правову силу.
Нейтральний тон викладу є нормою ділового етикету. Особистий, суб'єктивний момент повинен бути зведений до мінімуму. Тому за межами ділового мовлення виявляються, наприклад, форми, що володіють емоційно-експресивної забарвленням (іменники і прикметники з суфіксами суб'єктивної оцінки, вигуки). Використання розмовних, просторічних, діалектних і т. П. Слів і фразеологічних зворотів в ділового мовлення неприпустимо.
2. Обмеження типів мовних одиниць, використовуваних в ділових текстах, і загальна регламентація форми документів обумовлюють іншу важливу особливість ділового мовлення високу частотність окремих мовних форм на певних ділянках текстів документів. В якості найпростішого прикладу можна вказати на абсолютне переважання форм називного відмінка в елементах оформлення документів, в текстах, побудованих за принципом анкет або таблиць.
Не слід застосовувати фразеологізми в службових документах. Однак при підготовці виступу керівника можливо правильне застосування фразеологізмів.
Для того, щоб не допускати помилок при складанні ділової документації і підготовці виступів і доповідей, секретарю необхідно вміти орієнтуватися в словниках і довідкових виданнях по російській мові і практичної стилістики.
Часто при підготовці виступу керівника використовуються цитати, при оформленні яких необхідно дотримуватися таких вимог:
3) не можна об'єднувати в одній цитаті кілька витягів, взятих з різних місць цитованого джерела (хоча ці витримки можуть бути і логічно пов'язаними, і однорідними за матеріалом;
4) всі цитати повинні супроводжуватися вказівками на джерело.