Повнота інформаційного банку СПС - поняття відносне, і оцінювати її слід виходячи з цілей і завдань, які належить вирішувати. Цілком очевидно, що ні один інформаційний банк не може включати в себе всю наявну на сьогодні правову інформацію.
Під повнотою інформаційного банку СПС (для даного користувача) будемо розуміти наявність в ІБ системи практично всіх документів, необхідних в повсякденній діяльності цього користувача.
Основні критерії повноти інформації в СПС
1. можливість доступу компанії-розробника до джерел правової інформації. Це визначається за наявністю у компанії представницького пакету договорів про обмін інформацією з органами державної влади та управління. Наявність такого пакету забезпечує:
· Гарантію отримання повної і достовірної інформації і в поточний момент, і в майбутньому;
· Гарантію достовірності інформації;
· Можливість отримання рідкісних, приватних документів, що не увійшов до стандартного комплекту поставки.
5. Актуалізація ІБ. Можливі способи актуалізації інформаційних банків.
Актуалізація інформаційного банку - це процес включення в нього нових документів і підтримки вже наявних документів в контрольному стані у відповідності з поточними змінами зако-ства.
Під оперативністю актуалізації ІБ на комп'ютері користувача розуміють проміжок часу від моменту надходження документа в від-критий доступ (розсилку) до його появи в ІБ користувача. Зачас-ту для оцінки оперативності актуалізації ІБ замість моменту надходження в розсилку використовується момент підписання документа, але це не зовсім коректно в силу того, що затримка від підписання документа до його надходження в розсилку може бути досить великою (до декількох тижнів) і компанії - розробники СПС не в змозі впливати на неї.
Важливість оперативної актуалізації для користувача очевидна. Ка-ким би повним не було надходження інформації до споживача, необ-ходимо, щоб воно було ще й своєчасним. Навіть один із запізненням отриманий документ може бути причиною серйозних проблем. Оце-нить роботу компанії з оновлення інформації при виборі СПС дуже непросто; це можна зробити або за відгуками інших пользовате-лей, або проаналізувавши деякі принципові аспекти роботи компанії, або попрацювавши з системою самостійно, скориставшись-шись «пробної» некомерційної установкою системи, яку предла-гают багато виробників.
З точки зору технології в даний час існує два основ-них виду доступу до правових баз: віддалений доступ до централізованого-ванних ресурсів і установка всієї бази користувачеві на комп'ютер. (В наступному параграфі докладно розбираються технічні аспекти використання тієї й іншої технології.) Крім них, на оперативність надходження інформації до користувача значно впливає органі-зація сервісного інформаційного обслуговування компанією - вироб-водієм СПС.
В даний час більшість фахівців в Росії по об'єктив-ним причин використовують бази, повністю встановлені на своєму комп'ютері. Тому проблему оновлення інформації більш подроб-но розберемо для цього випадку.
Весь шлях проходження до користувача СПС інформації, утримуючи-щейся в документі, зручно розкласти на три етапи:
• включення документів в еталонний банк розробника СПС,
• доставка поповнення (або всього ІБ) від розробника до регіональ-ного сервісного центру,
• доставка поповнення (або всього ІБ) від регіонального сервісного центру до користувача.
Різні технології передачі правової інформації користувачеві. Установка УПС на комп'ютер користувача і віддалений доступ через телекомунікаційні мережі; достоїнства і недоліки кожного з підходів
Удосконалення процедур передачі інформації кінцевому споживачеві полягає в спрощенні і підвищенні оперативності поповнення бази даних. В даний час оперативність передачі інформації доведена до щоденної. Тобто користувач має можливість щоденного отримання нових документів.
Переклад користувачів на щоденне обслуговування зажадав зміни процедур оновлення, які в даний момент, як правило, виконуються за допомогою електронних засобів зв'язку.
Важливим напрямком діяльності є надання доступу до правової інформації шляхом використання глобальної комп'ютерної мережі Internet. Інформаційно-правові сервери добре відомі і зарекомендували себе як надійний і оперативний джерело правової та економічної інформації. Однією з найважливіших особливостей послуг, що надаються цими серверами, є реалізація комплексного підходу до надання інформації.
З метою реалізації прав громадян на інформацію на серверах створені розділи з безкоштовним доступом, в яких розміщені інформаційні ресурси, що представляють інтерес і зачіпають права і обов'язки всіх громадян Росії.
На серверах надаються платні послуги з оперативного і повного доступу до банків правової інформації.
Можна виділити два основних етапи в процесі оновлення інформаційних правових баз, які в тому чи іншому вигляді присутні у всіх технологіях, представлених на ринку СПС.
· Перший етап - актуалізація еталонного банку правової інформації у компанії-виробника. (Включення в базу нової інформації)
· Другий етап - передача нової інформації споживачеві.
· На другому етапі після завантаження свіжої інформації в еталонну базу виробника необхідно організувати доступ користувача до цієї свіжої інформації. В даний час використовуються два основних способи (технології) доступу до правових баз.
Перший спосіб - віддалений доступ. В цьому випадку еталонна база є повністю тільки на сервері компанії-розробника. На когось пьютере користувача копія бази (системи) відсутня, і для отри-ня доступу до будь-якого документу необхідно використовувати телеко-нікацій
Прівтором способі вся інформаційна база зі спеціальною поис-кової оболонкою, тобто повноцінна СПС, встановлюється на когось пьютер користувача або на його локальну мережу, і вся свіжа інформа-ція повністю завантажується в цю базу.
Доступ до правових баз через Інтернет має ті ж достоїнства і недоліки, що і будь-який інший вид віддаленого доступу. З одного сто-ку, використання Інтернет дозволяє дуже оперативно отримувати свіжу інформацію безпосередньо з ІБ розробника. З іншого боку, грунтовна дослідницька робота з багаторазовими по-повторних зверненнями до одних і тих же документів, по-перше, може бути неефективна через серйозну залежності від роботи телеко-нікаціонних мереж і, по-друге, користувач позбавляється низки додаткового-них сервісних можливостей, які можуть бути реалізовані тільки при роботі зі спеціалізованою програмною оболонкою, ус-тановленной на своєму комп'ютері або локальної мережі.