Повернення підзвітних сум - процедура, з якою доводиться стикатися багатьом організаціям. Така ситуація відбувається тоді, коли підзвітною особою після видачі йому грошових коштів підприємством не витрачаються всі наявні фінанси. У цьому випадку уповноважений співробітник зобов'язаний повернути невитрачену суму в касу і уявити бухгалтерський звіт про виконані витратах. Але як повернути підзвітні гроші? І які підводні камені можуть зустрітися на шляху підприємства? Про все по порядку в статті.
Загальні відомості
Про освіту дебіторської заборгованості та її розмір співробітник повинен бути офіційно повідомлено. Подответное особа може як погодитися з пред'явленим вердиктом, так і спробувати спростувати його.
Повернення залишку невикористаних підзвітних сум здійснюється не пізніше 3 діб з моменту закінчення періоду, встановленого для повернення авансу під звіт (згідно УБР № 3210-У, п. 6.3). Це правило може бути застосовано тільки до повернення готівки сум. Для безготівкового розрахунку керівник закладу зобов'язаний встановити розрахунковий порядок з підзвітними особами самостійно. Крім того, обидва процеси фіксуються в нормативних документах підприємства.
Отримані гроші від подответного співробітника відображаються в бухгалтерському обліку такими записами:
- Дебет рахунку 50, кредит рахунку 71 - повернення фінансів в касу установи.
- Дебет 52, кредит 71 - повернення понад виданих фінансів на валютний рахунок організації.
- Дебет 94, кредит 71 - запис про борг підзвітної особи в разі неповернення невитрачених коштів.
- Дебет рахунку 51, кредит рахунку 71 - повернення надміру виданої суми на банківський рахунок фірми.
Для безготівкового розрахунку керівник закладу зобов'язаний встановити розрахунковий порядок з підзвітними особами самостійно.
особливості повернення
Крім готівкового повернення коштів, а також повернення грошей на валютний і рублевий рахунок, повернення грошей подответним особою можливий і на розрахунковий рахунок установи. В цьому випадку потрібно зробити запис в нормативних документах підприємства про допустимість повернення зайвих підзвітних сум на розрахунковий рахунок фірми. Крім цього, уповноважений співробітник повинен позначити призначення платежу при перекладі як повернення підзвітних сум. Це допоможе уникнути проблем з податковою інстанцією.
Бувають ситуації, коли подответний співробітник звільняється, так і не повернувши підзвітну суму в касу підприємства. У разі, коли з співробітником ні зроблено підсумковий розрахунок, можна утримати суму заборгованості з його заробітної плати. Даний момент обговорюється з співробітником і його керівником, і тільки за згодою обох сторін допускається утримання боргу із зарплати. Згода працівника на таку угоду має фіксуватися в заяві підзвітної особи. Заява має силу лише місяць з моменту його написання. У цей період керівник фірми повинен прийняти рішення про утримання фінансів із зарплати. Якщо рішення не приймається в термін, погашення заборгованості відбувається тільки через суд.
Крім того, операція по утриманню засобів відображається в бухгалтерському обліку такою проводкою - дебет рахунку 70, кредит рахунку 71 (списання залишку авансової суми в якості виплати зарплати). Однак дана сума не повинна перевищувати 20% окладу (згідно ТК РФ, ст. 138).
Якщо ж звільненим співробітником вже була отримана зарплата або він не згоден з розміром утриманих фінансових коштів, стягнення заборгованості провадиться через суд.
відповідальність
Згідно ТК РФ, ст. 243, п. 2. за підзвітні гроші, зокрема невитрачений залишок, уповноважений працівник несе матеріальну відповідальність. У разі неповернення надміру виданих коштів бухгалтер визнає недостачу, а працівник втрачає статус подответного особи.
Після виявлення недостачі підприємство повинно провести інспекцію для визначення причин її виникнення. Співробітник зобов'язаний надати пояснення про причини неповернення зайвої суми в письмовому вигляді. Якщо з тих чи інших міркувань працівник відмовляється звітувати про недостачу, уповноваженим фахівцем складається відповідає вимогам акт згідно зі ст. 247 ТК РФ.
Керівнику необхідно знати, що повернення невитрачених підзвітних сум обов'язково повинен супроводжуватися відповідними проводками в бухобліку щоб уникнути проблем з податковим органом. Крім того, не варто забувати, що заява співробітника - це підстава для утримання заборгованості з його заробітної плати. При відсутності такого документа керівник не має права утримувати борг з окладу працівника. В іншому випадку відповідальна особа може понести за це покарання. Знаючи ці особливості повернення, можна уникнути багатьох труднощів в цій справі.