Перший етап процедури контролю демонструє, наскільки тісно взаємопов'язані функції контролю і планування. Стандарти - це конкретні цілі, прогрес у відношенні яких піддається виміру. Всі стандарти, які використовуються для контролю, повинні бути вибрані з численних цілей, встановлених в процесі планування.
Цілі, які можуть бути використані в якості стандартів для контролю, відрізняють дві дуже важливі особливості. Вони характеризуються наявністю тимчасових рамок, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, за допомогою якого можна оцінити результат виконаної роботи. Конкретний критерій і певний період часу (наприклад, один рік) називаються показниками результативності. Поки-затели результативності точно визначають те, що повинно бути отримано для того, щоб досягти поставлених цілей. Легко встановити поки-затели результативності для таких величин як прибуток, обсяг продажів, вартість матеріалів, т.e. для таких. які піддаються кількісному вимірюванню.
Другий етап процесу контролю полягає в зіставленні реально досягнутих результатів з встановленими стандартами. На цьому етапі керівництво визначає, наскільки досягнуті результати відповідають запланованим. У разі виявлення відхилень від стандартів прини-мається рішення про те, наскільки вони допустимі. Тому хороший стандарт системи контролю передбачає масштаб допустимих відхилень, в межах якого відхилення отриманий-них результатів від намічених не повинно викликати тривоги.
Визначення масштабу допустимих відхилень - питання кардинально важливий. Якщо взяти занадто великий масштаб - то проблеми можуть придбати грізні обриси. Але якщо взяти занадто маленький масштаб, то організація буде реагувати на дуже невеликі отклоне-ня, що вельми руйнівно і вимагає багато часу.
Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен бути економним.
Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися такого положення, при якому процес управління організацією дійсно зас тавляет б її функціонувати відповідно до плану.
Після оцінки отриманих результатів процес контролю переходить на третій етап
Третій етап, на якому менеджер повинен прийняти будь-яке рішення: усунути відхилення, переглянути стандарт або нічого не робити.
Нe всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іног-да самі стандарти можуть виявитися нереальними, тому що вони осно-ють на планах, а плани - це лише прогнози майбутнього і іноді вони можуть виявитися нереальними. При перегляді планів повинні пере-сматриваться і стандарти. Крім того, іноді виявляється, що пла-ни важко виконати. Тому стандарти необхідно переглянути в сто-рону зниження. Стандарти, вимоги яких виконати дуже важко, фактично роблять марними прагнення працівників і менеджерів досягти сформульованих цілей і зводять нанівець всю мотивацію.
І, нарешті, можливий випадок, коли зіставлення фактичних результатів зі стандартами говорить про те, що встановлені цілі досягаються і, таким чином, можна продовжувати вимірювати результати, не змінюючи стандарти і повторюючи цикл контролю.
При розробці процедури контролю менеджер повинен брати до уваги поведінку людей, тому що контроль сильно діє на психологічний стан працівників. Часто має сенс зробити процес контролю навмисне видимим, наочним, тому що мета контролю полягає не в тому, щоб зафіксувати помилки або шахрайство, а в тому, щоб попередити їх і, в кінцевому рахунку, досягти поставлених цілей.
Але наочність контролю може викликати негативний результат. Якщо співробітники знають встановлені стандарти і всю процедуру контролю, то вони, як правило, прагнуть зафіксувати вимірювання результатів ра-боти на рівні, який гарантує найвищу винагороду і в тих тільки областях, де проводяться вимірювання. Такий тип поведінки називається поведінкою, орієнтованим на контроль. Необхідно ретельно спроектувати систему контролю з урахуванням побічних ефектів, інакше вона буде орієнтувати співробітників на те, щоб добре виглядати при про-веденні контрольних вимірювань, а зовсім не на те, щоб досягти цілей організації.
Поведінкові аспекти і характеристика управлінського контролю.
Контроль здійснюють люди і спрямований він на діяльність людей. Тому без урахування їх психології і особливостей поведінки будувати його систему не можна. Існує два види контролю: зовнішній і внутрішній. Ідея зовнішнього контролю полягає в тому, що люди краще виконують свої обов'язки тоді, коли їх діяльність знаходиться під постійним контролем, і при цьому точно знають, яке заохочення отримає за добре виконану роботу і яке покарання понесе за погану роботу. Психологи відзначають кілька причин поліпшення роботи при зовнішньому контролі: керівництво використовує інформацію отриману після проведення робіт для оцінки діяльності співробітників; підвищену увагу контролю може означати, що дана сфера діяльності увійшла в розділ важливих; більшість людей люблять бачити результат своєї праці на власні очі, а контроль робить їх суспільно-відомими.
Інакше виглядає система внутрішнього контролю, грунтуючись на колективному визначення мети організації та її підрозділів. Цей контроль служить не для того, щоб зафіксувати помилки, а для того щоб запобігти їх, підказати людям, як краще працювати. Самоконтроль можливий тільки в умовах переважання здорового морально-психологічного клімату в колективі. З цього найчастіше внутрішній і зовнішній контроль використовують разом, хоча наголос робиться або на одне, або інше.
Щоб знайти підходящу дозування кожного необхідно враховувати ряд обставин:
Наскільки сумісна стратегія контролю і стиль управління організацією.
Зовнішній контроль слід використовувати в тому випадки, коли є можливість отримати оцінку виконаної роботи співробітників і на підставі цього спитати з них за доручену справу.
При проведенні контролю необхідно враховувати характер підлеглих і мікроклімат колективу, в якому вони працюють.
Незалежно від того, який контроль буде переважати потрібно, зробити все, щоб усунути його можливі негативні наслідки. необхідно:
встановити осмислені стандарти сприймаються співробітниками організації;
встановити двостороннє спілкування;
уникати надмірного контролю;
встановлювати жорсткі, але досяжні стандарти (хороший менеджер завжди відчуває різницю в потребах і можливостях підлеглих, і встановлює стандарти з урахуванням цих відмінностей);
винагороджувати за досягнення стандартів.
Для того щоб контроль міг виконати свою істинну задачу, тобто забезпечити досягнення цілей організації, він повинен володіти декількома важливими властивостями.
Контроль є ефективним, якщо він має стратегічний характер, націлений на досягнення конкретних результатів, своєчасний, гнучкий, простий і економічний.
Контроль - це безперервний процес, що співпадає в своєму розвитку з виробничим циклом.