Микола Норкин
Вятскиє Інформаційні Технології
[email protected]
Глава 8. Робота з поштою в Вашій поштовій скриньці
Відкрийте знову Ваш поштовий ящик. Тепер в ньому досить листів навіть для того, щоб заплутатися в них. Є листи відправлені Вами (уявлення Відправлені) із позначкою, листи, Вами отримані (папка Вхідні), заготовки (уявлення Чернетки) із позначкою. Значок- «Скрепочка» показує, що в лист вкладено один або кілька файлів. Для допомоги Вам спочатку закладений принцип хронологічного впорядкування документів в списку.
Малюнок 41. Подання Всі документи в хронологічному порядку
Малюнок 43. Цитування повідомлення, на яке слід відповідь в Інтернет-стилі
При подібному цитуванні листи стає зручно відповідати на кожну фразу респондента (рис. 44).
Малюнок 42. Відповідь при цитуванні в Інтернет-стилі. Відповідь (жирним текстом) слід на кожну фразу респондента. Деякі фрази зручніше опустити
Малюнок 45. Діалог створення користувальницької папки
Введіть ім'я папки і виберіть її розміщення. Для створення ієрархічної вкладеності папок можна задавати ім'я через роздільник «\» (наприклад, Консультації по Notes \ Навчальний посібник) або вказувати розміщення папки всередині існуючої (Виділяючи існуючу папку в поле Розміщення нової папки). Після того, як Ви закриєте вікно, клацнувши по кнопці OK. нова папка з'явиться в панелі навігації зліва.
Для додавання виділених документів в папку використовуйте кнопку Додати. для переміщення з папки в папку служить кнопка Перемістити (Ще раз слід нагадати, що переміщати документи з подання або в уявлення не можна, тому якщо Ви працювали з поданням Всі документи. кнопка Перемістити для Вас недоступна).
Щоб видалити чи перейменувати поточної папки використовуйте набір команд головного меню, що міститься в пункті меню Дії -> Папка ...
Зручніше працювати з папками, перекладаючи документи з однієї в іншу, використовуючи метод миші Drag-and-Drop (щось типу Схопити-і-Перетягнути). Візьміть лівою кнопкою миші потрібний документ і, не відпускаючи кнопку, переміщайте мишу в область навігації на найменування папки. Якщо документ в папку можна помістити, замість курсора миші виникає стилізоване зображення аркуша паперу, якщо документ в папку (подання) помістити не можна, виникає зображення перекресленою окружності. При відпуску кнопки, документ буде поміщений в папку.
Практика 13. Видалення документів
Особливі функції відіграє системна папка Кошик. У неї поміщаються документи, помічені користувачем на видалення. Помістити виділені документи в кошик можна як в звичайну папку; крім того, можна вибрати кнопку панелі дій або натиснути клавішу
Подальша доля помічених до видалення документів залежить від того, чи включена опція «м'якого видалення документів». Якщо ця опція вимкнена, то при закритті поштової бази клієнт Lotus Notes повідомить про наявність в кошику документів і запросить підтвердження на їх видалення (рис. 46). При позитивній відповіді документи втечуть безповоротно.
Малюнок 46. Відповівши Так. Ви видаліть всі помічені документи
У тому випадку, коли задіяна процедура м'якого видалення. Ви не побачите попередження при закритті бази даних, але документи, поміщені в кошик, будуть зберігатися в ній деякий час (за замовчуванням - 48 годин), протягом якого у Вас залишиться шанс «одуматися» і повернути документ. В іншому випадку, документ також буде безнадійно втрачено.
Втім, поки документи не видалені з корзини, можна відкрити цю папку і виконати одну з наступних дій: відновити все або тільки виділені документи з кошика, очистити корзину вручну. Як для тієї, так і для іншої операції найбільш підходить задіяння відповідних кнопок панелі дій.
Практика 14. Стиснення поштової бази
Якщо Ви чистите свою поштову скриньку від випадку до випадку, Вам корисно буде виконувати стиснення бази даних. Виберіть пункт меню Файл -> База даних -> Властивості ... У вікні Властивостей бази даних виберіть закладку (рис. 47). При натисканні кнопки висвітиться відсоток використовуваного зберігаються документа місця, займаного базою.
Малюнок 47. Закладка властивостей бази даних
Якщо він менше 75%, стисніть базу, використовуючи кнопку. При цьому вікно бази і всі документи цієї бази повинні бути закриті. Деякий час, на період стиснення, база буде недоступна.
Розглянемо ще одну необхідну функцію - друк списку документів. Ви можете роздрукувати список всіх, хто знаходиться в тій чи іншій папці документів у вигляді списку, який ви бачите на екрані. Для цієї мети скористайтеся командою Файл -> Друк. у вікні, виберіть опцію Друкувати уявлення цілком (рис. 48).
Малюнок 48. Опція друку документів в поданні
Скажіть будь ласка, що станеться якщо в момент редагування листи в lotus натиснути кнопку "Відправити"?
Подивіться поштові правила Вашої поштової бази (Сервіс -> Правила в панелі навігації)
Там є обмеження (по крайней мере, для сервера R6) - сумарна кількість серверних поштових правил (в Domino Directory) і правил в будь-якому поштовому ящику не повинна перевищувати 100. Решта правила ігноруються