Посадові інструкції для співробітників компанії - велика і болюча тема. З одного боку - всіма підкреслюється їх потрібність і корисність. З іншого - дуже часто посадові інструкції залишаються дивною примхою головного начальника, і, в нелегких працях складені, вони осідають в надрах якихось канцелярій і бухгалтерій, неспішно припадаючи пилом часів. Навіщо ж потрібні посадові інструкції і як вони «працюють»?
Навіщо потрібні посадові інструкції?
Питання настільки ж простий, скільки і складний. Відповідь перша - посадові інструкції зовсім не потрібні. Дійсно, ДІ є обов'язковим документом для державних організацій, а в комерційних компаніях введення посадових інструкцій - вільна воля керівника. Можна і не заводити, ніхто не змушує.
Відповідь друга - без правильних і грамотно складених ДІ просто неможливе ефективне управління персоналом, причому, незалежно від розмірів організації. Розберемо цей пункт докладніше.
Бізнес «на коліні» цілком обходиться усними вказівками «ти, це, роби тут ось це! Прийду - перевірю. »Але і в більш просунутих компаніях опис посадових обов'язків працівника все ж часто вичерпується назвою його посади. Дизайнер - значить, малює, чого скажуть. Програміст - програмує. Двірник - мете. Однак, далеко не завжди такий підхід є достатнім. І з'являється велика кількість конфліктів, пов'язаних з тим, що роботодавець розходиться з працівником у визначенні обов'язків останнього. Справді, чи повинен дизайнер-верстальник друкованого видання, за ті ж гроші розробляти дизайн сайту своєї газети? Або, скажімо, чи повинен менеджер з продажу проводити маркетингове дослідження ємності ринку закріпленого за ним регіону? Як то кажуть, можливі варіанти. Обмежити кількість подібних «варіантів» і покликані посадові інструкції.
Однак, це далеко не все. Основний сенс посадових інструкцій - в доданні більшій прозорості трудового процесу. Тобто, посадові інструкції повинні описувати прямі обов'язків фахівця, сферу його компетентності і відповідальності, критерії оцінки ефективності його роботи, управлінську структуру, що має відношення до фахівця. І якщо все це в них відображено, і, більш того, відповідає дійсності, то компанія отримує в руки відмінний інструмент управління персоналом, що значно полегшує вирішення таких центральних проблем як, наприклад, адаптація та мотивація персоналу.
Як «працюють» посадові інструкції?
Перше завдання ДІ - полегшення адаптації нового співробітника. Якщо в інструкції чітко прописано, що повинен співробітник робити, в яких межах і за що відповідати, хто його начальник і на що він має право, а на що ні - процес адаптації піде значно легше! Набагато менше буде і боязко пасивності і непотрібної ініціативи.
Це відіграє важливу роль, по-перше, на етапі підбору нового співробітника, коли ДІ дає йому можливість заздалегідь точно дізнатися, що від нього буде потрібно і прийняти більш зважене і відповідальне рішення. Крім того і фахівець з підбору, ознайомившись з інструкцією зможе організувати роботу з кандидатами більш ефективно. По-друге, «покрокове» опис посадових обов'язків дає великі можливості як контролю за роботою співробітника, так і його власного самоконтролю. У разі будь-яких невдач завжди є можливість, спираючись на ДІ, вичленувати найбільш проблемну ділянку і скорегувати його. І, по-третє, докладні посадові інструкції виконують своєрідні освітні функції, задають стандарти і технології виконання поставлених завдань.
Третє завдання посадових інструкцій - надання співробітнику можливості самоврядування і самоконтролю своєї діяльності. Якщо інструкція детально описує посадові обов'язки, очікувані результати та критерії оцінки ефективності роботи, на які буде орієнтуватися безпосередній керівник, у працівника з'являється додаткова можливість оцінювання своєї діяльності, що значною мірою полегшить керівнику застосування різноманітних стягнень і заохочень. Так само цим полегшується і процес внесення коректив в процес роботи.
Однак, для того, щоб посадові інструкції могли ефективно виконувати поставлені перед ними завдання, реальність, відображена в них, повинна повністю відповідати дійсності.
І ще одне зауваження. Після того, як фахівець ознайомився і підписав ДІ, один екземпляр цього документа повинен бути обов'язково вручений йому, а не ховатися «в архів»! Тільки в цьому випадку можна очікувати будь-якого ефекту від даного документа!
Чому не люблять посадові інструкції?
Посадові інструкції, дійсно, часто не люблять. Їх називають «бюрократичними надмірностями», вважають якоїсь примхою тих начальників, для яких «папірець» важливіше людини і т.д. Найцікавіше, що в переважній більшості випадків все це абсолютно справедливо.
Звичайна практика складання посадових інструкцій - вписання в них усіляких «прекрасних» формулювань типу «працівник зобов'язаний докладати максимальних зусиль для примноження доходів компанії і її процвітання», що перетворює нормальний інструмент в веселу пародію. Однак, заслуговують на увагу і причини, які спонукають до цього. Дійсно, раз посадові інструкції являють собою один з внутрішніх «законів» компанії, чому б не складати їх так само, як і належить складати закони - чітко, без можливостей подвійного і потрійного тлумачення, відповідально? А справа в тому, що складені таким чином, ДІ вимагають дотримання їх не тільки від працівника, а й в тій же мірі - від роботодавця. Тобто, якщо прописані в інструкції посадові обов'язки - все, що крім них, доведеться додатково оплачувати. Якщо закріплені якісь права за співробітником - хочеш-не хочеш, доведеться їх забезпечувати. Недотримання роботодавцем свого боку посадових інструкцій неминуче призводить до його дискредитації як керівника в очах підлеглих. Кому цього захочеться?
В общем-то, любов до складання різних папірців - таке ж прояв інфантилізму, оскільки намагається підмінити живе взаємодія зі співробітниками приписами і циркулярів.
Істина ж, як завжди, лежить посередині - як державі необхідні і чіткі правильні закони, і механізми їх реалізації, так і компанії одно потрібні чіткі формалізовані описи посадових обов'язків співробітників і засоби забезпечення цих обов'язків.
Що і як пишуть в посадових інструкціях?
Дану статтю ми не планували перетворювати в «інструкцію зі складання посадових інструкцій», тим більше, що подібних описів існує багато. Однак, на деяких особливо важливих моментах слід зупинитися.
3. Все викладене в посадових інструкціях повинно бути правдою і тільки правдою. Немає ніякого сенсу робити ДІ, в яких бажане буде видаватися за дійсне. Такі інструкції не діють.
4. Пункти посадових інструкцій не повинні суперечити один одному, але повинні один одного доповнювати і забезпечувати. Детальна посадова інструкція містить, зазвичай, такі пункти:
а) Загальні положення (описує, що це за документ, що за посаду, ким призначається і ін.).
б) Вимоги до кваліфікації (опис рівня освіти, а також знань, умінь і навичок, що відповідають названої посади). Цей пункт має сенс тільки при чіткому дотриманні заданого стандарту, якщо кваліфікаційні вимоги не принципові - пункт краще опустити.
в) Посадові обов'язки (докладний і покроковий опис всього того, що фахівець повинен робити).
г) Критерії успішності виконання трудових обов'язків (заздалегідь описуються критерії, за якими буде оцінюватися успішність виконання посадових обов'язків). Чи не в кожному випадку такий опис можливо, але його наявність сильно допомагає в подальшому.
д) Права фахівця (наприклад - своєчасне отримання зарплати, використання ресурсів компанії для виконання посадових обов'язків, отримання зворотного зв'язку від керівника та ін.)
е) Права і обов'язки керівника фахівця (цей пункт є додатковим по відношенню до попереднього і роз'яснює спеціалістові обов'язки і повноваження його керівника)
ж) Відповідальність фахівця (опис зони відповідальності) У підсумку виходить досить довгий і докладний документ, однак, ці «подробиці», в подальшому дають можливість будувати взаємини зі співробітниками на абсолютно новому рівні. За дорослому.
Андрій Коновалов, HR Journal