Діловод - це співробітник, особливо цінний на будь-якому підприємстві, великим документообігом. На нього покладається вирішення численних завдань, що вимагають оперативного втручання, а також відповідальність за недотримання основних правил робочого розпорядку. Розглянемо детальний зразок посадової інструкції діловода, а також особливості її здійснення і відповідальність за нехтування основними правилами.
Загальні норми і правила
Діловод - співробітник технічної галузі. Призначається на посаду тільки в разі наявності загальної середньої освіти з технічної спеціалізації і проходження індивідуальних курсів тривалістю 3 місяці. Призначення співробітника на посаду і звільняється з посади здійснюється безпосередньо на підставі наказу керівника, за дорученням начальника, який працює в області структурного підрозділу. Зразок посадової інструкції можна завантажити в цій статті.
Що повинен знати фахівець
- основні положення в рамках інструкції своєї діяльності на підприємстві;
- базові інструктажі по работе с техникой і механізованим працею;
- тонкощі і пристрій системи діловодства на державному рівні;
- базові стандарти системи уніфікації, розпорядчої документації та організаційних моментів;
- структуру фірми, а також розташування і розгалуження її базових підрозділів;
- алгоритм, на підставі якого здійснюється контроль особливостей роботи і проходження документів службового характеру;
- правила по внутрішньому розпорядку праці, беззаперечно виконуються кожним співробітником;
- основи, на базі яких здійснюється організація трудового процесу;
- правила і норми, за допомогою яких на виробництві або іншому підприємстві налагоджена охорона трудового порядку і дисципліни;
- норми і правила з охорони праці, техніки безпеки і санітарії, а також особливості захисту проти пожеж.
Володіння представленою інформацією дозволить співробітнику забезпечити собі кар'єрне зростання, а підприємству - позитивну динаміку розвитку.
Зразок посадової інструкції діловода потрібен для ведення документообігу компанії
Підпорядкування і взаємозв'язку
У своїй роботі діловод підпорядковується безпосередньо іншим співробітникам, зокрема - своїм прямим начальнику і керівнику фірми. Під час прийняття рішень та здійснення робочого процесу, співробітник керується:
- основними нормативними та методичними документами, що стосуються його роботі;
- матеріалами дидактичного характеру, що мають пряме відношення до якості виконуваних дій, ефективності прийнятих на виробництві або в торговій діяльності рішень;
- статутними документами фірми, в яких прописані потрібні правила і повноваження посадової особи;
- правилами, що стосуються внутрішнього розпорядку праці;
- наказами від керівника і основними розпорядженнями від нього;
- розглянутої документацією - цією посадовою інструкцією.
Зверніть увагу: в той час коли співробітник відсутній, його обов'язки покладаються на особу, яка призначається в установленому порядку. Дана особа має певні права і призначається головним - за якість виконуваних процесів і обов'язків, покладених на нього.
Функції та обов'язки співробітника
Розглядаючи дану документацію, варто згадати основні функції діловода. Сюди входять такі дії, як:
- проведення робіт, пов'язаних з обробкою важливою комерційної документації;
ведення процесів, що мають відношення до документообігу - його зберігання, систематизації, обліку; - контроль того факту, щоб документація була оформлена грамотно;
- надання запитуваних довідок за документами, які були зареєстровані.
Діловод на підприємстві крім досвіду роботи повинен володіти рядом якостей для ефективного виконання своїх обов'язків
Посадові обов'язки діловода великі і численні, оскільки взаємопов'язані з тим, що він задіяний відразу в декількох процесах організації. Є перелік обов'язків, які повинен дотримуватися даний співробітник, до них належать такі елементи:
Таким чином, посадова інструкція діловода на підприємстві передбачає виконання ним широкого переліку зобов'язань.
права працівника
- Ознайомлення з проектними рішеннями з боку керівників фірми, які стосуються діяльності співробітника.
- Внесення пропозицій, спрямованих на вдосконалення робочого процесу, що має зв'язок із зобов'язаннями, передбаченими інструкцією.
- При необхідності вимога від колег і вищестоящих співробітників даних для безперешкодного здійснення діяльності.
- Вимоги від керівництва фірми того факту, щоб було надано сприяння для виконання обов'язків і правових повноважень.
Зверніть увагу: діловодство являє собою складний процес, що вимагає від керівника прийняття своєчасних управлінських рішень.
Діловод має право вимагати будь-які необхідні для роботи дані як у керівництва, так і у колег
відповідальні моменти
Співробітник, зайнятий у цій сфері, має в своїй області певну відповідальність за деякі ситуації, які можуть виникнути в ході робочого процесу. Сюди відносять такі порушення, як:
- невиконання обов'язків або погана якість їх здійснення. Недотримання норм і тонкощів даної інструкції;
- присутність правопорушень, що мають місце бути в рамках діяльності фірми при порушенні кримінальної, адміністративної та іншого законодавства;
- наявність факту того, що співробітником було завдано матеріальної шкоди фірмі в межах, які були визначені чинним кодексом РФ.
В рамках здійснення діяльності співробітник виконує велику кількість обов'язків, пов'язаних із забезпеченням документообігу та інших нюансів, що мають місце бути. За недотримання або цілеспрямоване недостатнє дотримання норм і правил закону покладається відповідальність, її вид залежить від масштабності діяльності і від ступеня завданих збитків.