Турпутівки заповнюється після підписання договору про реалізацію туристського продукту.
Всі поля турпутівки підлягають обов'язковому заповненню. Поле «Туроператор / Турагент» заповнюється туроператором або турагентом. Турагентом поле заповнюється у разі укладення договору про реалізацію туристського продукту між турагентом і замовником туристичного продукту.
Турпутівки може бути заповнена від руки друкованими літерами, а також друкованим способом, в тому числі з використанням комп'ютерної техніки (за винятком полів, де туроператор / турагент і турист / замовник туристського продукту ставлять свої підписи).
При заповненні турпутівки рекомендується використовувати чорнило (пасту) чорного або синього кольору.
У турпутевке вказується код форми по Загальноукраїнського класифікатора управлінської документації (ОКУД).
Бланк заповнюється особою, відповідальною за здійснення операції і правильність її оформлення.
Зіпсовані або неправильно заповнені бланки не знищуються, а перекреслюються і додаються до касового звіту (відомості, реєстру) за той день, в якому вони виписані.
До турпутевке застосовуються заходи щодо забезпечення захисту від підробки. Виготовлення бланків турпутівки здійснюється в друкарнях, що мають спеціальний дозвіл (ліцензію) на виготовлення бланків суворої звітності.
Облік, зберігання і знищення бланків суворої звітності здійснюється відповідно до чинного законодавства.
Туристичний ваучер - документ, що встановлює право туриста на послуги, що входять до складу туру і підтверджуючий факт їх надання. На підставі туристського ваучера здійснюється врегулювання взаємо-розрахунків між туроператором або турагентом, напрямних туриста, і туроператором по прийому або особами, які надали конкретні послуги.
Ваучер є для учасників обслуговування ордером, що засвідчує наявність контакту, перелік броніруемих послуг, обсяг, вартість і оплату послуг, за яким приймаюча фірма зобов'язана надати послуги.
На відміну від туристичної путівки, ваучер оформляється тільки туроператором і є основним документом що гарантує отримання туристом оплачених послуг під час відпочинку. Ваучер призначений тільки для його надання постачальникам туристських послуг і для внутрішніх обліку та звітності туроператора. Тому будь-який відправляється на відпочинок турист, який купив тур через турагентство, зобов'язаний крім виданої турагентством путівки мати на руках ваучер, який гарантує йому отримання оплачених туристичних послуг.
Ваучери розробляються кожною фірмою індивідуально, відповідно до конкретних умов контракту. При його розробці турфірми керуються міркуваннями максимального удобст-ва технології документообігу для себе і своїх партнерів.
Всесвітньою федерацією асоціацій туристських агентств (ФУААВ) розроблений і затверджений Міжнародний туристський ваучер. знайшов широке застосування в міжнародному туризмі. Єдиної стандартної форми такої ваучер не має, однак визначені його структура та обов'язкові відомості. Структура ваучера схвалена Міжнародної готельної асоціацією.
Туристичний ваучер повинен містити такі відомості:
· Обліковий номер і дата виписки ваучера;
· Місце призначення і перебування туриста (маршрут подорожі);
· Дані туриста / туристів (прізвище та ініціали, номер паспорта);
· Термін перебування в країні призначення (дати в'їзду і виїзду);
· Назва приймаючої турфірми;
· Перелік оплачених послуг даної поїздки (трансфер, проживання, харчування, екскурсії, додаткові послуги);
· Підпис і печатку (штамп) відправляє туристської організації.
Форма ваучера узгоджується сторонами обслуговування. Виписується ваучер зазвичай у вигляді купона, що складається з трьох різнокольорових ідентичних сторінок, перша з яких залишається в направляючої фірмі, друга вилучається приймаючою організацією, і третя, залишається у туриста.
Відповідно до законів "Про захист прав споживачів" і "Про основи ту-рістской діяльності в РФ" туристу повинна бути надана досто-вірна і повна інформація про майбутню подорож. Тому в комплект обов'язкових документів, які видаються клієнту, входітін-формаційний листок до путівки туристської подорожі (пам'ятка) і, при необхідності, інші документи (програма, маршрут перебування, проспекти, каталоги, карта метро і т.д.).
- правила в'їзду в країну (місце) тимчасового перебування;
- умови перебування;
- про порядок проходження туристських формальностей (митних правилах);
· Звичаї місцевого населення, національних і релігійних особливостях регіону, релігійних святинях, пам'ятки природи, історії, культури та інших об'єктах туристського показу, що знаходяться під особливою охороною;
· Стан навколишнього середовища;
· Факторах ризику для здоров'я, виходячи з кліматичних та природних умов;
· Часовому поясі і кліматичних умовах на маршруті;
· Небезпеки, з якими туристи можуть зустрітися під час подорожі;
· Правила особистої безпеки;
· Особливості подорожей (специфічна інформація відповідно до виду туризму);
· Курсі валют і порядку їх обміну;
· Правила оренди автомобіля, дорожнього руху і паркування;
· Іншу корисну інформацію.
Документ також завіряється підписом керівника і печаткою підприємства.
При подорожах у країни, неблагополучні щодо особливо небезпечних захворювань (чума, холера, жовта лихоманка і ін.), Туристам повинна видаватися "Пам'ятка громадянам, що від'їжджають в країни, неблагополучні по особливо небезпечних інфекцій", яка повинна бути складена на підставі нормативних документів Державного комітету санітарно-епідеміологічного нагляду Укаїни і його Центру в Москві. Пам'ятка завіряється підписом туроператора і печаткою фірми. Наявність таких пам'яток у туристів в обов'язковому порядку перевіряються при митному огляді в аеропортах «Шереметьєво», «Внуково» і ін.
Тексти пам'яток для туристів складаються і в таких випадках, як організація спеціалізованих турів (пригодницьких, спортивних, екстремальних - по спорядженню, збереженню здоров'я і безпеки під час подорожі і т.д.
Деякі посольства розвинених країн для отримання в'їзної візи ввели вимога обов'язкового страхування. До них відносяться Австрія, Бельгія, Німеччина, Голландія, Данія, Іспанія, Норвегія, Франція, Швейцарія та ін. В зв'язку з цим турфірми співпрацюють зі страховими компаніями шляхом укладення договорів страхування, на підставі ко-торих мандрівникам видається страховий поліс.
Страховий поліс - документ, що підтверджує страхування туриста на певних умовах і одночасно являє-ся договором страхування.
Поліс повинен виглядати у вигляді буклету та видрукуваний неодмінно-менно російською мовою, а не мовою приймаючої сторони.
Існують жорсткі вимоги Росстрахнадзора до «содер-жанію» страхового поліса. Перш за все на паспортній частині поліса, тобто на обкладинці, повністю вказуються реквізити стра-ховой компанії і детально описуються ризики, за які страхова компанія відповідає. В основній частині поліса приво-дяться правила страхування, обсяг відповідальності і тарифи. Найбільш поширені види страхування путешественні-ков. страхування медичних витрат, що виникають при поза-запном захворюванні або нещасному випадку.
Страховий поліс (свідоцтво) повинен містити:
- розмір страхового внеску, строки і порядок його внесення;
- термін дії договору;
- порядок зміни і припинення договору;
- інші умови за згодою сторін, в тому числі доповнення до-ня до правил страхування, або виключення з них; підписи сторін;
Сума страхового внеску в страховій компанії може бути різною і залежить від:
- різновиди тарифів, що містять різні гарантії і сум-ми покриття;
- терміну поїздки - чим він триваліший, тим вище сто-имость страховки;
- кількості осіб в туристській групі - при індивідуальн-ном туризмі внесок завжди більше;
- віку туриста - для осіб старше 70 років сума страхового платежу зазвичай в два рази вище.
Туристське страхування проводиться строго на термін шляхо-ходи.
Схематично документообіг, що супроводжує взаємини між туроператором, турагентом і туристом, що виникають при продажі туру, можна зобразити так (рис.).
Турфірма зобов'язана не пізніше 24 годин до початку подорожі передати споживачеві:
1. оригінал договору про реалізацію туристського продукту;
2. туристську путівку;
3. документи, що засвідчують право споживача на послуги, що входять в туристичний продукт (ваучер, квиток та інші);
4. інформаційний листок, виданий туроператором або турагентом, а також інші документи, необхідні споживачеві для здійснення подорожі.
Зрозуміло, крім цього переліку документів, турист може також отримати на руки, наприклад, квитки, візу або страховку, бухгалтерські документи (прибутковий ордер, накладну, рахунок-фактуру). Але це, на відміну від перерахованих документів, не обов'язково для всіх турів.