1.2. Порядок регламентує організацію роботи користувачів з документами Архівного фонду Російської Федерації, іншими архівними документами, що не містять відомості, що становлять державну таємницю, та довідково-пошуковими засобами до них в читальному залі Російського державного історичного архіву Далекого Сходу.
1.3. Користувачі мають рівні права на доступ до справ, документів архіву та довідково-пошукових засобів до них відповідно до законодавства Російської Федерації.
1.4. Плата за відвідування читального залу архіву, користування справами, документами і довідково-пошуковими засобами до них не стягується.
1.5. Платні послуги користувачам надаються архівом відповідно до затвердженого Прейскурантом робіт і послуг, які виконуються (надаються) федеральним казенним установою «Російський державний історичний архів Далекого Сходу» на платній основі (далі - Прейскурант).
1.6. Порядок роботи, обов'язки співробітників архіву по обслуговуванню користувачів в читальних залах, їх відповідальність визначаються законодавством Російської Федерації, нормативно-правовими актами Федерального архівного агентства.
II. ПОРЯДОК ДОПУСКУ КОРИСТУВАЧА до читальної зали
2.1. Користувач допускається для роботи в читальний зал на підставі особистої заяви (додаток 1) або листи направила його організації, в яких зазначаються прізвище, ім'я, по батькові користувача, посада, вчене звання, науковий ступінь, тема, хронологічні рамки та мету дослідження.
2.2. Дозвіл на роботу в читальному залі дається керівництвом архіву на необхідний користувачу термін, але не більше одного року, з оформленням пропуску в установленому порядку.
Термін роботи в читальному залі може бути продовжений керівництвом архіву за заявою користувача. Про зміну теми і хронологічних рамок дослідження користувач інформує в письмовому вигляді співробітника читального залу.
2.3. Всі користувачі знайомляться з цим Порядком та заповнюють анкету встановленого зразка (додаток № 2), потім підписують анкету і пред'являють паспорт співробітникові читального залу для ідентифікації особи.
2.4. Оформлення перепустки до читального залу здійснюється співробітниками читального залу і режимного відділу. Користувач пред'являє пропуск представнику поліції, який здійснює чергування, разом з документом, що посвідчує особу (паспорт).
III. ПРАВА ТА ОБОВ'ЯЗКИ КОРИСТУВАЧА
3.1. Користувач. працює в читальному залі архіву, має право:
3.1.1. Отримувати для вивчення справи, документи у вигляді оригіналів і / або копій фонду користування, що пройшли науковий опис, технічне оформлення та знаходяться в задовільному фізичному стані.
Справи, документи, що містять відомості про особисте та сімейне таємниці громадянина, його приватного життя, видаються при наявності письмового дозволу громадянина, а після його смерті - з письмового дозволу спадкоємців даного громадянина до закінчення 75 років з дня створення документів. Справи, документи, прийняті в архів від власників або їхніх власників, видаються відповідно до умов їх передачі на зберігання.
Оригінали справ, документів при наявності фонду користування видаються тільки в разі проведення спеціальних наукових робіт по текстології, кодикології, палеографії, вивчення водяних знаків і інших зовнішніх особливостей документів і організації їх фототипічних видання з письмового дозволу керівництва архіву.
3.1.2. Користувачів вести пошуковими засобами до справ, документів, друкованими виданнями та іншими матеріалами з фондів Наукової бібліотеки та довідково-інформаційного фонду архіву по темі дослідження.
3.1.3. Отримувати безпосередньо в архіві або з використанням інформаційно-телекомунікаційних технологій інформацію про розпорядок роботи читальних залів, порядок і умови надання архівом послуг.
3.1.4. Замовляти безпосередньо в архіві або з використанням інформаційно-телекомунікаційних технологій справи, документи, довідково-пошукові засоби до них по темі дослідження (додаток № 3).
3.1.5. Замовляти одноразово протягом робочого дня і отримувати не пізніше ніж через 2 робочих дня з дня оформлення замовлення:
· До 20 справ загальним обсягом не більше 1500 листів управлінської документації (або не більше однієї справи об'ємом понад 1500 листів) або не більше 500 аркушів з архівних фондів особового походження (або не більше однієї справи обсягом понад 500 аркушів);
· До 10 одиниць зберігання науково-довідкової бібліотеки.
Кількість справ, документів, копій фонду користування, що перебувають одночасно у користувача, не може перевищувати 20 одиниць зберігання.
Справи, документи, копії фонду користування видаються на термін до одного місяця; оригінали особливо цінних справ, документів - на термін не більше двох тижнів.
3.1.6. Отримувати описи справ, документів, друковані видання та інші матеріали Наукової бібліотеки та довідково-інформаційного фонду архіву, а також мати доступ до автоматизованих довідково-пошуковим засобам, що знаходяться в читальних залах, в день замовлення.
3.1.7. Отримувати консультації фахівців архіву про склад і зміст справ, документів і довідково-пошукових засобів до них з теми дослідження.
3.1.9. Отримувати інформацію про причини відмови (відстрочення) у видачі справ, документів і про строки, протягом яких справи, документи можуть бути йому надані.
3.1.10. Робити виписки з представлених справ, документів, довідково-пошукових засобів до них.
3.1.11. Отримувати платні послуги відповідно до Прейскурантом архіву.
3.1.12. Користуватися обладнанням читальних залів, призначеним для роботи користувачів.
3.1.13. Використовувати при роботі зі справами, документами, довідково-пошуковими засобами до них (за винятком копіювання) власні технічні засоби жодні звуки і без підключення до локальної мережі архіву.
Використання власних технічних засобів допускається, якщо це не впливає на роботу інших користувачів і не порушує вимог пожежної безпеки.
3.1.14. Вносити в читальний зал і виносити без оформлення пропуску предмети листи, машинописний і друкований текст, гранки наукової роботи, виписки, зроблені користувачем з справ, документів, довідково-пошукових засобів до них.
Внесення та винесення копій архівних документів з проставленим на них архівних шифром, друкованих видань оформляються спеціальним пропуском.
3.1.15. Залучати, у разі необхідності, до роботи в читальному залі помічників або перекладачів. Оформлення супроводжуючих користувача осіб для роботи в читальному залі здійснюється на загальних підставах.
3.1.16. Звертатися з пропозиціями, зауваженнями, скаргами з питань обслуговування в читальному залі до співробітників читального залу, керівництву архіву або залишити запис у Книзі відгуків і пропозицій.
3.1.17. Надавати архіву бібліографічну довідку і / або примірник видання, підготовленого на основі архівних фондів РГИА ДВ для обліку архівних документів, введених в науковий обіг.
3.1.18. Оскаржити відмову у видачі справ, документів і довідково-пошукових засобів до них з теми дослідження відповідно до законодавства Російської Федерації.
Для вирішення спірних питань користувачі можуть звертатися до керівництва архіву, в Федеральне архівне агентство, а також в установленому порядку до судових органів Російської Федерації.
3.2. Користувач зобов'язаний:
3.2.1. Дотримуватися цей Порядок.
3.2.2. Дотримуватися розпорядку роботи читального залу, тишу і чистоту під час роботи в читальному залі.
3.2.3. Реєструватися при кожному відвідуванні в журналі обліку відвідувань читального залу.
3.2.4. Здавати на зберігання при вході в читальний зал верхній одяг, сумки розміром більше 200x300 мм, парасолі, пакети та інші предмети, крім зазначених у пунктах 3.1.14, 3.1.15.
3.2.5. Вносити в читальний зал предмети листи та особисті речі в прозорому пакеті і / або сумці розміром не більше 200x300 мм.
3.2.6. Пред'являти співробітнику охоронної служби, в разі необхідності, наявні матеріали і предмети, зазначені в пунктах 3.1.14, 3.1.15.
3.2.7. Перевіряти при отриманні замовлених описів, справ, документів, копій фонду користування їх цілісність і збереження і розписуватися в вимозі за отримання кожного з них.
3.2.8. Негайно повідомляти співробітнику читального залу про виявлення пошкоджень або дефектів справ, документів, копій фонду користування, відсутності листів в справі, неправильної нумерації, наявності сторонніх вкладень, не зазначених в листах-засвідчувач отриманих справ.
3.2.9. Забезпечувати при користуванні збереження справ, документів, довідково-пошукових засобів до них, копій фонду користування.
3.2.11. Здавати співробітнику читального залу після закінчення роботи при кожному відвідуванні, надані йому справи, документи, довідково-пошукові засоби до них, копії фонду користування, друковані видання та інші матеріали Наукової бібліотеки та довідково-інформаційного фонду архіву.
3.2.12. Дотримуватися технічні вимоги поводження з обладнанням, копіями фонду користування, електронними документами та автоматизованими довідково-пошуковими засобами.
3.2.13. Дотримуватися громадського порядку, а також права та законні інтереси працівників архіву та інших користувачів.
3.2.14. Виконувати вимоги працівників архіву, охоронної служби і служби пожежної охорони архіву в надзвичайних ситуаціях (пожежа, аварія, загроза терористичного акту).
3.2.15. При неможливості відвідування читального залу протягом терміну, на який видано справи, документи, повідомляти про це співробітнику читального залу для продовження терміну їх перебування в читальному залі.
3.2.17. Нести відповідальність за розкрадання і псування справ, документів, завдання матеріальної шкоди майну архіву відповідно до законодавства Російської Федерації.
3.2.18. Нести відповідальність за використання відомостей, що становлять особисту і сімейну таємницю громадянина, його приватного життя, а також відомостей, що створюють загрозу безпеці громадянина, які можуть зашкодити його честі і гідності відповідно до законодавства Російської Федерації.
IV. Порядок видачі СПРАВ, КОПІЙ ФОНДУ КОРИСТУВАННЯ, ЕЛЕКТРОННИХ ОБРАЗІВ ДОКУМЕНТІВ, ДРУКОВАНИХ ВИДАНЬ, НАДАННЯ НАУКОВО-ДОВІДКОВОГО АПАРАТУ
4.1. Справи та інші матеріали надаються користувачеві на підставі заповнених бланків замовлень (вимог) в паперовому та / або електронному вигляді (додаток № 3).
4.2. Справи, документи і копії фонду користування видаються протягом 2 робочих днів з моменту подачі вимоги. Прийом заявок здійснюється до 16.00.
Описи, що зберігаються в читальному залі, видаються при зверненні.
Продовження термінів зберігання і використання в читальному залі описів, справ, документів, інших матеріалів узгоджується зі співробітником читального залу (крім особливо цінних документів), продовження термінів використання особливо цінних документів узгоджується з керівництвом архіву, при необхідності оформляється нове замовлення.
4.3. При наявності фонду користування у вигляді мікроформ і / або електронних копій справжні документи в читальний зал не видаються.
4.4. З метою забезпечення збереженості архівних документів не дозволяється:
4.4.1. Виносити справи з читального залу, передавати їх третім особам, залишати відкритими справи на робочому столі (незахищеними від сонячного або електричного світла тривалий час), писати на аркушах паперу, покладених поверх документів, загинати кути листів, калькувати документи, вкладати в справи сторонні предмети, перекладати листи в несброшюрованних справах, а також з однієї справи в інше.
4.4.3. Вносити зміни в тексти справ, документів, робити на документах і обкладинках справ послід, виправлення, підкреслення.
4.5. Відмова або відстрочення у видачі справ і документів допускається у випадках:
· Їх поганий фізичний стан;
· Обмежень на використання документів, встановлених відповідно до законодавства Російської Федерації або фондообразователем при передачі документів на постійне зберігання;
· Видачі справ і документів у тимчасове користування іншим установам;
· Експонування замовлених матеріалів на виставці;
· Видачі їх іншому користувачу.
При цьому користувач інформується про терміни можливої видачі справ, документів.
V. ПОРЯДОК КОПІЮВАННЯ І ВИДАЧІ КОПІЙ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ, ВИГОТОВЛЕНИХ НА ЗАМОВЛЕННЯ КОРИСТУВАЧА
5.1. На замовлення користувача в залежності від технічних можливостей архіву і фізичного стану документів виготовляються ксерокопії, мікрокопії, фотовідбитки, електронні образи документів. Якість виготовлених копій забезпечується архівом.
5.4. Питання про копіюванні справ і документів, що вимагають розшивки або реставрації, вирішується Комісією архіву щодо забезпечення збереження документів в кожному конкретному випадку.
Відповідальність за якість копіювання документів, проведене технічними засобами користувачів, архів не несе.
5.8. Копії частково розсекречених документів, виготовлені архівом на замовлення користувачів з вилученням з тексту при копіюванні нерозсекречених частин тексту, видаються на загальних підставах.
VI. РЕЖИМ РОБОТИ читального залу РГИА ДВ
Читальний зал працює:
понеділок - четвер: 9.00 - 16.00
п'ятниця: 9.00 - 15.00
остання п'ятниця кожного місяця - санітарний день.
«РОСІЙСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ІСТОРИЧНИЙ АРХІВ
ДАЛЕКОГО СХОДУ »
Справа користувача № _____
користувача, що працює в читальному залі
1. Прізвище ___________________________________________________________
Ім'я по батькові _____________________________
2. Дата народження ______________________________________________________
3. Громадянство ________________________________________________________
4. Місце роботи (навчання) і посада _____________________________________ ____________________________________ _________________________________
5. Освіта, науковий ступінь, звання _________________________________
6. Підстава для проведення досліджень _____________________________
(Напрямок організації або за особистою заявою)
7. Назва теми, хронологічні рамки _________________________________
8. Мета роботи ________________________________________________________
12. Серія і номер паспорта, ким і коли виданий ____________________________ ______________________________________________________________________
«___» ________________ 20 __ р