Для експлуатації передавальних і приймально-передавальних радіопристроїв (радіоелектронних засобів - РЕЗ) незалежно від їх призначення (любительський радіозв'язок, «полювання на лисиць» і т.д.) необхідно мати спеціальний дозвіл (ліцензію). Такі дозволи видаються територіальними органами уповноваженого державного органу в галузі зв'язку, наявного в кожній країні. У деяких випадках дозволи видаються безпосередньо уповноваженим державним органом країни в галузі зв'язку. Наприклад, в Україні це Український державний центр з радіочастот та нагляду за зв'язком (Укрчастотнагляд), в Білорусі - Державна інспекція Республіки Білорусь по електрозв'язку (БєлГІЕ), в Казахстані Агенство Республіки Казахстан по інформатизації і зв'язку (АІС) і т.д.
Радіоаматор, який бажає отримати дозвіл на відкриття аматорської радіостанції, повинен направити до територіального (обласний, крайовий, республіканський і т.п.) орган уповноваженого державного органу в галузі зв'язку за місцем свого проживання заяву з проханням прийняти у нього кваліфікаційні іспити. Територіальний орган уповноваженого державного органу в галузі зв'язку визначає кваліфікаційну комісію і письмово повідомляє заявника про місце і час складання іспитів. Термін розгляду заяви становить, як правило, один місяць. Оформлення документів для отримання дозволу на експлуатацію приймально-передавальної радіостанції проводиться тільки після складання кваліфікаційних іспитів.
Спочатку радіоаматори видають дозвіл на будівництво (придбання, ввезення з-за кордону) радіостанції. Для його отримання в територіальний орган уповноваженого державного органу в галузі зв'язку необхідно подати такі документи:
- заяву встановленого зразка (для України і Казахстану см. додатки 7 та 8);
- фотокартку (встановленого розміру);
- довідку кваліфікаційної комісії про складання іспитів;
- копію документа, що посвідчує особу.
Особи, які не досягли 16-річного, а в деяких країнах 18-річного віку (наприклад, в Україні), додатково подають:
- довідку житлового органу про місце постійної реєстрації (прописки);
- заяву одного з батьків (або піклувальника) про те, що він (вона) не заперечує проти видачі дозволу на будівництво (придбання) і експлуатацію аматорської радіостанції і приймає на себе відповідальність за дотримання її власником (тобто сином, дочкою або підопічним) вимог Регламенту аматорського радіозв'язку (Інструкції про порядок реєстрації та експлуатації аматорських радіостанцій), включаючи техніку безпеки.
Отримавши дозвіл на будівництво (придбання) аматорської радіостанції радіоаматор повинен встановити апаратуру радіостанції та підготувати її до роботи в строк не пізніше шести місяців з дня отримання дозволу. Після установки апаратури необхідно подати письмове повідомлення про це територіальний орган уповноваженого державного органу в галузі зв'язку та надати можливість його представнику (або уповноваженому представнику радіоаматорського організації) оглянути радіостанцію, який після огляду складає акт технічного огляду радіостанції. Даний акт радіоаматор подає до територіального органу уповноваженого державного органу в галузі зв'язку.
Як правило, документи до територіального органу уповноваженого державного органу в галузі зв'язку представляються через обласну (крайову, республіканську і т.п.) радіолюбительську організацію.
При отриманні дозволу і при його перереєстрації в більшості країн радіоаматор платить реєстраційний збір. Крім цього, радіоаматор повинен сплачувати щорічний (один раз на рік) експлуатаційний збір за використання передавача відповідно до діючих тарифів. Щорічний експлуатаційний збір вноситься на розрахунковий рахунок територіального органу уповноваженого державного органу в галузі зв'язку в строки, визначені Регламентом аматорського радіозв'язку (Інструкцією) або іншими нормативними актами, що регламентують питання аматорського радіозв'язку. При несплаті експлуатаційних зборів у встановлені терміни, дозвіл на експлуатацію аматорської радіостанції може бути анульовано, або дія його може бути призупинено.
У будь-якому випадку, перед тим як готувати документи на відкриття аматорської радіостанції, уважно прочитайте Регламент аматорського радіозв'язку (Інструкцію про порядок реєстрації та експлуатації аматорських радіостанцій) своєї країни, де міститься конкретний порядок оформлення зазначених дозволів (ліцензій) та перелік необхідних документів для їх отримання. Ще краще звернутися в регіональну радіолюбительську організацію або безпосередньо до територіального органу уповноваженого державного органу в галузі зв'язку за отриманням роз'яснень щодо порядку оформлення документів. Там же можна отримати необхідні бланки заяв.
На закінчення слід сказати, що за вихід в ефір без наявності відповідного дозволу (ліцензії) радіоаматор може бути притягнутий до відповідальності відповідно до чинного законодавства своєї країни. При недосягненні радіоаматором віку, з якого настає юридична відповідальність (матеріальна, адміністративна або кримінальна), до відповідальності можуть бути притягнуті його батьки або особи, які їх замінюють.