Швидкий пошук потрібних документів
Порада. Ви, напевно, помічали, що якщо внести в раніше збережений документ навіть кілька дрібних змін (таких, наприклад, як зміна форматування, розстановка абзаців і т. Д.), Розмір нового файлу буде істотно більше, ніж у його попередньої версії. Це відбувається тому, що Word зберігає документи блоками. Таким чином, будь-який вноситься вами зміна породжує в файлі новий блок даних, що містить повну інформацію про форматування, в той час як в старому блоці ці зміни просто зникнуть.
Найпростішим способом уникнення такої надмірності є збереження файлу під новим ім'ям (пункт меню Файл | Зберегти як). В такому випадку Word заново розіб'є документ на блоки, і внесені зміни будуть збережені в блоках разом з самим текстом. Тепер можна порівняти файли і помітити різницю.
Економте на картинках
Підганяємо текст за місцем
Складання різноформатних документів
Порада. Часто при підготовці складних документів необхідно в одному і тому ж файлі поєднувати листи різного формату. Найпростіший і популярний приклад - упереміш використовувати книжкові та альбомні листи. Більшість користувачів обходять проблему стороною, створюючи кілька документів (в одному - листи одного формату, в іншому - іншого) і виробляючи нумерацію сторінок вручну. Однак існує спосіб значно полегшити і спростити цю роботу, використовуючи при цьому єдиний файл.
Microsoft Word дозволяє об'єднувати в одному документі разноформатні листи, якщо вони належать різним розділах. Нехай необхідно змінити орієнтацію паперу, починаючи з наступного листа. Встановіть курсор в кінець тексту і виберіть пункт меню Вставка | Розрив. У діалоговому вікні встановіть перемикач групи Новий розділ в положення з наступної сторінки.
Після натискання на кнопку ОК Word створить новий розділ і перемістить туди курсор. Тепер можна приступати до форматування сторінок. Скористайтеся пунктом меню Файл | Параметри сторінки. На закладці Розмір паперу встановіть перемикач групи Орієнтація в положення альбом-па. Переконайтеся, що в випадаючому списку Застосувати обраний пункт до поточного розділу. Клацніть на кнопку ОК.
Залишається заповнити новий розділ інформацією - і різноформатних документ готовий. Для того щоб повернутися назад до книжкової орієнтації сторінок, повторіть попередні кроки.
На жаль, з різноформатних документами є ще одна проблема - коректна нумерація сторінок. Справа в тому, що Word часто нумерує сторінки різних розділів документа спочатку. Вирішити проблему досить просто. Встановіть курсор в першому розділі і почніть нумерацію сторінок з необхідного номера. Для цього скористайтеся пунктом меню Вставка | Номери сторінок. У вікні встановіть бажане розміщення номерів і клацніть на кнопку Формат. У новоствореному вікні встановіть перемикач групи Нумерація сторінок в положення почати з і задайте номер початкової сторінки.
Виділіть всі залишилися розділи і в вікні Формат номера сторінки (кнопка формат) перемикач Нумерація сторінок встановіть в положення продовжити. Таким чином, незважаючи на різнорідність розділів, складовою документ буде мати наскрізну нумерацію, що починається з необхідного значення.
Відкриття файлів всіх підтримуваних типів
Порада. Коли Word відкриває файли, то в діалоговому вікні зазвичай відображаються тільки файли одного типу, який вибирається в полі Тип файлів.
Зазвичай документи Microsoft Word передаються в трьох найпоширеніших форматах: власному форматі MS Word - DOC, універсальному текстовому форматі RTF і звичайному текстовому - TXT. Із службових форматів MS Word слід додати ще й DOT - файли шаблонів документів.
Для того щоб відобразити їх все одночасно, потрібно в полі Ім'я файлу задати рядок * .doc; *. Rtf; *. Txt; *. Dot і натиснути клавішу Enter.
Якщо ж вам постійно доводиться відкривати файли різних типів, ви можете полегшити собі підстановку потрібних шаблонів в поле Ім'я файлу. Для цього виберіть меню Сервіс | Макрос | Макроси. В поле Макроси з виберіть Normal.dot. а в поле Ім'я введіть FileOpen. Потім натисніть кнопку Створити і у вікні Visual Basic введіть текст наступного макросу:
Sub FileOpen ()
With Dialogs (wdDialogFileOpen)
.Name = "* .doc; *. Rtf; *. Txt; *. Dot"
If .Show = -1 Then Application.GoBack
End With
End Sub
Збережіть його і закрийте Visual Basic. Тепер при відкритті файлів в діалоговому вікні відразу будуть відображатися файли всіх перерахованих вами розширень.
Додаткова команда GoBack встановить курсор в місце останньої правки, де він був перед закриттям документа, щоб продовжити роботу з того місця, де вона була перервана.
Нотатки «на полях» електронних документів
Питання. Чи існує можливість робити нотатки на полях і в тексті документа Word так, як це можна робити на папері ручкою і маркером?
Порада: MS Word автоматично розбиває текст на рядки в місцях, де стоять прогалини і іноді можуть виходити небажані розриви деяких словосполучень. Наприклад, можуть переходити на інший рядок ініціали, відділяючись від прізвища, або назву вулиці від скорочення вул. Цього можна уникнути, якщо між словами, які потрібно написати в одному рядку, поставити нерозривний пробіл, натиснувши комбінацію клавіш [Ctrl] + [Shift] + [Пробіл]. Тепер, якщо розрив рядка доведеться на таку прогалину, то в новий рядок «підуть» ініціали разом з прізвищем. Таким же способом можна «приклеїти» позначення одиниць виміру до цифр (наприклад: 64 МБ).
Прискорення роботи з графікою
Автоматичний набору тексту
Порада. При наборі великих документів з повторюваними фрагментами тексту можна значно скоротити загальний час роботи, якщо використовувати певні техніки введення тексту.
Стандартний спосіб - відзначити повторюваний текст, потім скопіювати його в буфер обміну, і потім розмножувати його, вставляючи в потрібні місця.
Можна просто натиснути комбінацію клавіш [Shift] + [F2] і потім встановити «посірілий» курсор в те місце, куди потрібно вставити текст.
Є ще більш короткий спосіб. Наберіть текст, який потрібно розмножити, а потім встановіть курсор в те місце, де потрібно вставити повтор, і натисніть клавішу F4 - останні введені символи будуть автоматично повторені. Цю дію можна повторити стільки раз, скільки потрібно повторів тексту.
З висоти пташиного польоту
Порада. Перед друком чистовик дуже великого багатосторінкового документа не зайве буває перевірити, як розташовуються, наприклад, таблиці, графіки та ілюстрації, чи не потрапляють вони на розриви сторінок, починаються чи ключові параграфи з нової сторінки.
Word дозволяє роздруковувати по кілька сторінок, пропорційно зменшуючи їх розміри, щоб помістити на одному аркуші 2, 4, 6, 8 або 16 сторінок. Виберіть Файл | друку ь і в поле Масштаб виберіть потрібну кількість сторінок і розмір паперу. В результаті ви отримаєте як би мозаїку зі сторінок документа.
Дві сторінки на одному аркуші дозволять нормально працювати з текстом, і тому цей прийом можна використовувати для економії паперу під час друку чорнових варіантів документів.
Проблема: Я хочу змінити шрифт виділеного тексту, тисну на випадає вікно, але в ньому з 190 шрифтів, які знаходяться в папці c: windowsfonts. є тільки один - Plotter.
Рішення. Те, як буде працювати Word. багато в чому визначається драйвером принтера. В даному випадку в системі, очевидно, встановлений тільки один принтер - плоттер. Оскільки на плоттер неможливий прямий висновок будь-яких шрифтів, крім спеціальних плоттерних, то Word і не надає користувачеві можливість їх вибору.
Для усунення проблеми просто встановіть ще один драйвер звичайного принтера. При цьому зовсім не обов'язково, щоб він був підключений - для нормальної роботи Word можна встановити будь-який драйвер.
Сайт створено в системі uCoz