Теорія організації, як наука, покликана відповісти на питання, навіщо організації потрібні, як вони створюються, функціонують і змінюються, чому члени організацій діють саме так, а не інакше. В даний час організація набуває все риси самостійного організму, що бореться за виживання і комфортне існування в умовах ринку.
Теорія організації - це наука про основні закономірності, що регламентують життєдіяльність організацій, як реально існуючих об'єктів навколишньої дійсності (рис.1).
Мал. 1. Теорія організації - як наука
Існують різні трактування терміна «організація». В одних випадках він вживається для позначення діяльності з упорядкування всіх елементів певного об'єкта в часі і просторі. Таке тлумачення близьке до поняття «організовувати».
«Організація» - (від латинського organizo) робити спільно, стрункий вид, влаштовую.
У багатьох інших випадках організація розглядається як об'єкт, що володіє впорядкованої внутрішньою структурою. У ньому поєднуються різноманітні зв'язки (фізичні, технологічні, економічні, правові) і людські відносини. Організація як об'єкт являє собою цілісний комплекс взаємопов'язаних елементів (властивість організаційної складності) і особливу єдність із зовнішнім оточенням. Для неї характерна цілеспрямованість функціонування та розвитку. Організація - це складний організм. У ньому переплітаються і уживаються інтереси особистості і груп, стимули і обмеження, жорстка технологія і інновації, дисципліна і вільна творчість, нормативні вимоги і неформальні ініціативи.
У кожної організації є свій вигляд, своя культура, свої традиції і репутація. Організації: впевнено розвиваються, коли мають обгрунтовану стратегію і ефективно використовують ресурси; вони перебудовуються, коли перестають відповідати обраним цілям; вони гинуть, коли не здатні виконувати свої завдання.
Особливого значення набуває теорія організації на сучасному етапі, тому що ринкові відносини висувають нові вимоги до побудови і поведінки організацій: для них ставати характерним підприємницька активність, перехід до різних форм власності, що змінюються функції і методи державного регулювання та управління.
Організацію можна розглядати як процес, як об'єкт і як явище.
Як процес організація - це діяльність по впорядкуванню всіх елементів певного об'єкта в часі і просторі (діяльність, управління, включаючи розподіл функцій, координацію і контроль, т. Е. Цілеспрямований вплив на об'єкт);
Як об'єкт організації - це об'єднання елементів, на підставі упорядкованої внутрішньої структури (такий собі інструментальний об'єкт, штучне об'єднання, що займає певне місце в суспільстві і призначене для виконання певних функцій);
Як явище вона представляє фізичне об'єднання реальних елементів (людей, техніки) для виконання програми або мети (стан впорядкованості або характеристику впорядкованості якогось об'єкта.).
У Росії організації як явища регулюються Цивільним кодексом РФ. Як вплив - це впорядкування або налагодження будь-якого об'єкта.
Організацію можна розглядати як з точки зору статики організації (структурний підхід) так і динаміки організації, (в центрі досліджень якої знаходиться система відносин між людьми, дії яких спрямовані на досягнення загальних цілей).
Організація - це система, що самоорганізується на всіх етапах свого життєвого циклу. Саме таке розуміння і покладено в основу теорії організації. Організації не можуть бути предметом вивчення лише однієї науки - теорії організації. Вони повинні розглядатися як предмет міждисциплінарного вивчення.
Слово «організація» має безліч похідних, наприклад: організація виробництва, ООН, організована людина і т.д. Організація в правовому співвідношенні розглядається в чотирьох формах:
- юридична особа, зареєстрована в державному органі, має печатку і рахунок в банку (АТ, ТОВ);
- неюридичне особа, зареєстрована в держ. органі (підрозділи юридичної особи, просте товариство, об'єднання;
- неюридичне особа, зареєстрована в держ. органі, але не має печатки (ПП без освіти юр. особи);
- неформальна організація громадян (гравці в доміно, профспілки).
Організація - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальних цілей.
Якась група повинна відповідати декільком обов'язковим вимогам (мати певні ознаки), щоб вважатися організацією
Обов'язкові загальні вимоги:
· Наявність хоча б двох людей, які вважають себе частиною цієї групи;
· Наявність хоча б однієї мети (тобто бажаного кінцевого стану або результату), яку приймають всі члени даної групи і спрямованої на задоволення потреб або інтересів як людини так і суспільства;
· Наявність членів групи, які свідомо працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети (матеріальної, духовної, інформаційної).
Визначення організації передбачає необхідність формального координування взаємодії працівників. Структура організації визначає, яким чином повинні бути розподілені завдання, ієрархія підпорядкованості, моделі взаємодії.
· Використання ресурсів. цілі будь-якої організації включають перетворення ресурсів, для досягнення результатів. Основні ресурси, використовувані організацією, це люди, капітал, матеріали, технологія, інформація.
· Залежність від зовнішнього середовища. будь-яка організація залежна від зовнішнього середовища, як щодо своїх ресурсів, так і по відношенню до споживачів, користувачів їх результатами, яких вони прагнуть досягти. Термін зовнішнє середовище включає економічні умови, споживачів, профспілки, урядові акти, законодавство, конкурентів, систему цінностей в суспільстві, суспільні погляди, техніку і технологію і ін.
· Комплексність - розглядає ступінь диференціації в рамках організації. Вона включає рівень спеціалізації або поділ праці, кількість рівнів в ієрархії організації і ступінь територіального розподілу частин організації.
· Горизонтальний і вертикальний розподіл праці:
- горизонтальне поділ праці - це поділ всієї роботи організації на складові її компоненти. Наявність підрозділів: організації виконують чіткий горизонтальний поділ за рахунок утворення підрозділів, що виконують специфічні конкретні завдання і домагаються конкретних цілей.
- вертикальний розподіл праці - це відділення роботи з координування від самих дій. Так як робота в організації розділяється на складові частини, хтось повинен її координувати, щоб вона була успішною. Діяльність з координування роботи інших людей і складає сутність управління.
· Необхідність управління. для того, щоб організація могла домагатися реалізації своїх цілей, завдання повинні бути скоординовані шляхом вертикального поділу праці. Тому управління є істотно важливою діяльністю для організації.
· Формалізація - розуміється заздалегідь розроблені встановлені правила і процедури, що визначають поведінку працівників. Ступінь формалізації може бути різною.
· Співвідношення централізації і децентралізації визначається рівнями, на яких виробляються і приймаються управлінські рішення в організації. У деяких організаціях процес прийняття рішень дуже централізований, тобто дії по вирішенню проблем приймаються вищими керівниками, в інших випадках децентралізований.
Централізовані структури частіше застосовуються, коли зміни в зовнішньому середовищі відбуваються відносно повільно, організація відносно невелика (ефективність виконавчого персоналу, високий ступінь координації та контроль).
Децентралізовані структури доцільно застосовувати тоді, коли оточення організації характеризується динамічними ринками, конкуренцією при наявності диверсіфікаційній продукції, а також з швидко міняється. Доцільність таких структур зростає в міру збільшення розмірів організацій і їх складності.
Співвідношення централізованого та децентралізованого встановлюють тип організаційної структури управління.
Так як організація - це процес створення певної структури, яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення цілей, то організації заздалегідь проектуються, моделюються для формування структури, підпорядкованої інтересам досягнення встановленої мети.
Виділяються шість основних ознак організації:
# 9632; Цілі визначаються при створенні організації, можуть змінитися протягом її функціонування, але завжди є орієнтиром, провідним організацію до успіху. В організації існує ціла система цілей, включаючи головну мету всієї організації, цілі підрозділів і, нарешті, особисті цілі працівників. Наявність цілей дозволяє виконати основне призначення організації - приріст додаткової енергії, що перевищує суму індивідуальних зусиль учасників, які її забезпечують. Тобто постановка і спільна реалізація будь-яких цілей, поставлених учасниками організації або для учасників, організовує їх зусилля таким чином, що відбувається посилення їх енергії для спільної діяльності. Простий приклад: якщо п'ять чоловік без попереднього договору і подальшої організації намагатимуться перенести колоду, вони можуть навіть не почати роботу, з'ясовуючи - навіщо нести, куди нести і чи потрібно це робити взагалі. Бригада ж з п'яти робітників на чолі з бригадиром зроблять цю роботу за досить короткий час.
# 9632; Відособленість можна розуміти в тому сенсі, що організація прагнути відгородитися від оточення чисто зовні, але в більш широкому сенсі ця ознака означає і наявність власного рахунку в банку, і приналежність певного майна саме організації, а не її членам. Сюди ж входить прихильність організації, внутрішня впорядкованість, включаючи наявність певних робочих місць, обладнання для реалізації її діяльності. Як правило, організація являє собою систему зі своєю сукупністю елементів, внутрішніми зв'язками між ними і чітко окресленими кордонами. Звичайно, будь-яка організація є відкритою системою, що відчуває вплив зовнішнього середовища і що впливає на навколишнє середовище, але вона обов'язково має внутрішню визначеність і кордони.
# 9632; Наявність координуючого центру (саморегулювання) в ролі якого і виступають управлінські структури. В організації, на відміну від вільних об'єднань, завжди присутній внутрішнє управління, яке визначає цілі та завдання організації, планує і організовує діяльність по виконанню цих завдань, контролює відповідність результатів роботи поставленим цілям. Завдяки такому центру можливо саморегулювання діяльності організації, тобто вибір найбільш оптимального способу дій без зовнішнього втручання.
# 9632; Наявність зв'язків між окремими елементами організації вкрай необхідні. По-перше, за допомогою цих зв'язків керівника отримує інформацію про стан справ в низових підрозділах, а по-друге, звідси випливають розпорядження, вказівки і рекомендації щодо необхідних дій. У будь-якій організації можна легко знайти такий внутрішньоорганізаційні центр: тут знаходиться головне керівництво, зосереджені засоби зв'язку і управління.
# 9632; Організаційна культура починає проявляти себе відразу після створення організації чисто зовнішніми ознаками: з'являється вивіска з її найменуванням, оформляється приміщення, може вводитися єдина форма одягу для персоналу. Потім організаційна культура набуває більш складні форми: виробляється особливий стиль відносини між працівниками та відвідувачами, з'являються приклади для наслідування, виникають традиції.
# 9632; Стійкість є неодмінною ознакою сучасної організації, яка може перебувати під впливом ворожих зовнішніх сил, її можуть також стрясати внутрішні конфлікти. Організація повинна протистояти цим негативним силам, щоб вижити. Здатність подолати ці негативні явища за рахунок певної надмірності ресурсів, таланту і досвіду керівників і слід відносити до стійкості організації.