Організація документообігу - це правила, в відпо-вії з якими відбувається рух документів в установі. Організація документообігу передбачає раціональне рух документів, що включає як операції з документа-ми, так і всі їх переміщення в апараті управління, тобто їх отримання, розгляд, передачу на виконання, організацію виконання, посвідчення, оформлення та відправки.
Документообіг є важливою ланкою делопроізводст-ва, так як визначає не тільки інстанції руху докумен-тів, а й швидкість цього руху.
У діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна соотно-ситься, субординований з загальними цілями діловодства - інформаційним забезпеченням діяльності апарату управ-ління, його документування, зберігання і використання раніше створеної інформації.
З нечіткої організацією руху документів в даний час пов'язують багато недоліків в організації документаційного забезпечення діяльності апарату управління. Наприклад, процес документаційного забезпечення прийнятого управлінського рішення включає три складові: інформаційну підтримку рішення (забезпечення прийнятого рішення достовірної та достатньої інформації); доку-ментірованіе рішення (створення розпорядчого докумен-та); контроль за його виконанням (організація роботи, виконан-ня завдання, дотримання певних умов, термінів і т.д.). Поопераційно цей процес складається з збору інформа-ції, підготовки проекту документа, його редагування, злагоди-ження, виготовлення, посвідчення. Кожна операція опору-вождается переміщенням документа в управлінському апараті з одного структурного підрозділу в інший, передачею від технічних виконавців до фахівців, а потім - до руково-ник. Отже, швидкість переміщення документів і якість виконання кожної операції впливають на процес управління в цілому.
Перша спроба нормативної регламентації єдиних прин-ципов організації документообігу зроблена в проекті «Загальних правил документації і документообігу», підготовленому в 1931 р Інститутом техніки управління. У проекті викладені правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю, відправлення документів, тобто практично всіх етапів обробки до-ментів. У цьому документі дано єдині рекомендації по орга-нізації раціонального документообігу, що включають центру-лизацию операцій по прийому й відправленню, розробці умов раціонального-них маршрутів руху, скорочення видів документів.
Наступні нормативні акти щодо регламентації роботи з документами - Примірна інструкція про діловодство в установах РРФСР (1961 г).; Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів (1963 р.) - не мали в своєму складі розділів по організації документообігу. У ці роки в літературі термін «документо-обіг» практично не вживався. Позначається їм поня-тя або ототожнювали з діловодством в цілому, або заме-няли терміном «організація листування». Термін «документо-обіг» в ці роки позначає і рух документів, і їх обсяг (кількість) *, тому в нормативних документах 1960-х років увага приділяється не руху документів, а окремих-ним технологічних операцій, що виконуються в процесі цього руху: прийому , відправлення, реєстрації і т.д.
* ГОСТ 16487-70 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М. Изд-во стандартов, 1970.
У цей період у всіх прикладних розробках і досліджень-пах документаційних процесів проводиться поглиблене вивчення параметрів документопотоков, розробляється мето-дика обстеження документообігу, його кількісних і ка-кількісний характеристик. Проведення широких досліджень такого плану пов'язано як з документоведческой прикладними розробками, виконуваними в рамках підготовки Основних положень ЕГСД, так і з розробкою та впровадженням автомати-зірованних систем управління (АСУ). При розробці інфор-мационного забезпечення автоматизованих систем була створена методика вивчення маршрутів руху документопотоков, їх параметрів за допомогою математичних методів. Ком-комплексний дослідження діловодства в апаратах управ-ня різних рівнів в значній частині було присвячено проблемам організації руху документів. В результаті цих досліджень було виявлено типові недоліки в організації руху документів:
• відсутність регламентації шляхів проходження однакових видів документів в організаціях однакових рівнів і напрямків діяльності;
• наявність безлічі інстанцій на шляху проходження до-ментів в апараті управління;
• неодноразові поворотні рухи документа (в про-процесі реєстрації, узгодження, редагування та ін.);
• недосконалість технології обробки документів, приво-дящее до повторних операцій, до передачі документа раз-ним виконавцям в процесі виконання однієї і тієї ж операції;
• відсутність правил передачі документів, їх доставки, кур'єрського зв'язку.
Матеріали дослідження дозволили включити в Основні положення ЕГСД принципи організації руху документів, тобто теоретичні основи організації документообігу:
• однаковий порядок проходження однотипних катего-рій документів;
• однократность операцій однакового цільового призначення;
• виключення зайвих інстанцій (кожне переміщення до-кумента виправдовується тільки ділової необхідністю). *
* Єдина державна система діловодства. Основні положення. - М. 1974, с.23-24.
Крім того, в Основні положення ЕГСД включені і практичні правила по організації руху документів і технології їх обробки стосовно до основних документопотокам, правила доставки і передачі документів, методика обліку документообігу.
Основні положення ЕГСД, таким чином, були першим нормативним документом, що визначив теоретичні та практичні основи організації руху документів. Головне правило документообігу - оперативне рух доку-ментів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і праці. Реалізувати це правило в конкретних учреж-дениях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обумовленість всіх операцій, доцільність всіх переміщень. Регламентація повинна була проводитися шляхом розробки інструкцій по де-діловодства, де встановлюються схеми руху основ-них документопотоков, а також шляхи проходження окремих видів документів (найбільш важливих для діяльності органі-зації). У період розробки Основних положень ЕГСД ис-слідчі виходили з необхідності організації тільки традиційних (паперових) документів. Як і в інших країнах, у нас в той період вдосконалення прийомів і методів ра-боти з машиночитаному документами проводилося незави-Сімо і без зв'язку з цими процесами. У багатьох прикладних розробках, пов'язаних зі створенням АСУ, метою вивчення до-кументопотоков було підвищення ефективності електронної обробки даних в обчислювальних центрах. Такі роботи широко проводилися на Заході * і у нас в ЦЕМІ АН СРСР.
* Брандон Д.Х. Організація роботи на обчислювальному центрі: Пер. з англ, - М. Статистика, 1970, с.295.
Розробка Основних положень ГСДОУ не принесла значи-них змін в концепцію руху документів. Хоча якраз на рубежі 1980-х років у всьому світі починає активно обговорюватися питання про інтеграцію нетрадиційної документа-ції, в тому числі і машиночитаемой, в сформовані системи управління документами. Дослідники при цьому виходили з тих же завдань, які ставилися при управлінні документами - вдосконалення діловодства та створення умов для передачі документів на архівне зберігання. Ця інтеграція передбачала:
• об'єднання різних джерел документної інформації в єдину мережу;
• організацію документів з різними носіями на ос-нове загальної класифікаційної схеми;
• усунення дублювання інформаційних і документаційних потоків;
• уніфікацію прийомів роботи з документами.
Початкову основу, документообігу відображають такі ор-нізаційних документи, як статут, положення, накази про розподіл обов'язків, організаційна структура учреж-дення, а в інструкції по роботі з документами вони закріплюють-ються вдруге (див. Гл. 8).
Таким чином, документообіг установи являє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблему технології документаційних процесів, тому займає місце вузлового ланки будь-якої системи діловодства.
Документообіг. Поняття документооборотаОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ С.
"Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення" 46 називається документообігом.
bibliotekar.ru/biznes-60/18.htm
Документація і документообіг в банках. Документація за операціями.
Документація і документообіг в банках. Документація за операціями банку. Розрахункові, касові, кредитні та інші операції здійснюються в банках і.
bibliotekar.ru/biznes-51/5.htm
Документообіг за банківськими операціями - послідовне.
Документообіг за банківськими операціями - послідовне переміщення розрахунково-грошових документів з часу їх виписки або надходження ззовні до закінчення.
bibliotekar.ru/bank-7/248.htm
ДОКУМЕНТООБІГ - шлях який проходять документи від моменту.
ДОКУМЕНТООБІГ. - шлях, який проходять документи від моменту виписки до здачі на зберігання в архів. Перевірені і прийняті бухгалтерією документи.
bibliotekar.ru/kodex-11-5/152.htm
Організація документообігу. Операції з оформлення кредитів і.
Документообіг в банку затверджується керівником банку. Нормативними документами встановлюються. організації робочого дня і документообігу в банках.
bibliotekar.ru/biznes-51/6.htm
правила документообігу і технологія обробки облікової інформації ;. порядок контролю за господарськими операціями, а також інші рішення.
bibliotekar.ru/kodex-10/6.htm
Безготівкові розрахунки проводяться на підставі розрахункових документів встановленої форми і з дотриманням відповідного документообігу.
bibliotekar.ru/biznes-36/19.htm
Під документообігом розуміють шлях, який проходять документи від моменту їх виписки. У графіку документообігу визначається коло осіб, відповідальних за.
bibliotekar.ru/kodex-11-16/4.htm
ПЛАН ДОКУМЕНТАЦІЇ І ДОКУМЕНТООБІГУ. Розробка плану.
При розробці плану документації і документообігу передбачається використання типових бланків документів і схеми документообігу відповідно до.
bibliotekar.ru/kodex-11-15/200.htm