Положення про адміністративну службі
Це Положення визначає призначення і структуру взаємодії Адміністративної служби Департаменту з загальних питань з підрозділами і організаційно-штатними структурами ТОВ "ХХХ".
2. Загальний стан речей
Адміністративна служба - підрозділ у складі Департаменту з загальних питань призначене для:
- організації представницької діяльності всередині фірми
- ведення архівної та канцелярської діяльності фірми (Положення про видання і реєстрації зовнішніх документів ТОВ "ХХХ" № 181 від 05.08.99г.)
- організації взаємодії секретарів дирекції, підрозділів і служб фірми з муніципальними органами управління і контролю.
Адміністративна служба підпорядковується безпосередньо начальнику Департаменту з загальних питань, а також Генеральному директору і 1-му заступнику Генерального директора в рамках цього Положення.
3. Цілі і завдання адміністративної служби
3.1. Основною метою адміністративної служби є здійснення керівництва та забезпечення заходів представницької діяльності, здійснення адміністративного та фінансового контролю при цьому.
3.2. Для виконання основної мети перед адміністративної службою стоять наступні завдання:
3.2.1. Виконання функцій адміністрування в рамках цього Положення і делегованих повноважень, для вивільнення їх тимчасового потенціалу керівного складу фірми.
3.2.2. Організація чіткої оперативної роботи канцелярії та архівної служби фірми.
3.2.3. Здійснення фінансового контролю за представницькими витратами, здійснюваними господарським відділом і секретаріатом дирекції.
3.2.4. Здійснення матеріального і адміністративного забезпечення виконання розпоряджень Генерального директора і 1-го заступника Генерального директора.
4.1.Для досягнення поставленої мети і виконання завдань, що забезпечують чітку організацію представницької і господарської діяльності, адміністративна служба виділяється самостійним підрозділом Департаменту з загальних питань.
4.2.Структура адміністративної служби та взаємодія її з підрозділами ТОВ "ХХХ" представлена в додатку № 1. Штатний розклад наведено в додатку № 2.
5. Планування і звітність
5.1. Адміністративна служба щомісяця планує свою діяльність з твердженням оперативного плану у начальника Департаменту з загальних питань.
5.2.Адміністратівная служба подає звіт про виконану роботу 1 раз на місяць до 10 числа поточного місяця начальнику Департаменту з загальних питань.
5.3.Отчетность про виконані дорученнях проводиться, на наступний день після контрольного терміну виконання, безпосередньому керівнику, віддавав доручення.
5.4.Отчет про фінансові витрати проводиться відповідно до нормативної документації ТОВ "ХХХ".