Абсолютно всі грошові перерахування роботодавця є об'єктом оподаткування. Відпускні виплати не визнані винятком, а це значить, що з них також необхідно здійснювати відрахування ПДФО. Дана дія є прямим обов'язком роботодавця, а не податкового агента.
Відносно відпускних виплат і відрахування з них ПДФО нерідко виникають певні складнощі і постійні питання. Це пов'язано з тим, що дана процедура не має достатньої законодавчої бази. Крім цього, багато питань виникає щодо точного моменту отримання доходу. Їм необхідно вважати день нарахування відпускних співробітниками бухгалтерії.
Особливості відображення відпускних виплат в бухгалтерських звітних документах
Як і будь-яке інше внутрішнє рух фінансових активів компанії, нарахування відпускних виплат має бути належним чином відображено в складеної бухгалтерської проводці. В такому випадку туди вносяться наступні дані:
- ДТ 68 - «Розрахунки з податків і зборів;
- ДТ 70 - «Витрати з оплати праці.
Розглянемо відповідний приклад:
- ДТ 70 КТ 68 - 4160 рублів - утримання податку ПДФО;
- ДТ 68 КТ 51 - 4160 рублів - податок перерахований.
Працівник ТОВ «Сигнал» Іванов В.В. взяв 5 додаткових днів відпустки. Розмір його заробітку за один місяць становить 15 000 рублів. Середня вартість одного робочого дня становить 460 рублів. Загальна сума відпускної виплати складе:
460х5 = 2300 рублів.
В який саме момент необхідно здійснити перерахування податку
У разі оплати відпускних готівковими коштами, з каси:
Якщо відпускні суми видаються працівникам готівковими коштами з каси, процедура перерахування податку повинна бути здійснена в той же день, коли співробітникам на руки було видано кошти. Допускається перерахування податку на наступний день, але не пізніше. Наприклад, якщо виплата відпускних сум співробітникам відбулася в середу, державний податок обов'язково повинен бути сплачений не пізніше п'ятниці.
У разі виплати відпускних шляхом процедури перерахування з розрахункового рахунку
Якщо відпускні виплати видаються працівникам готівковими коштами, але при цьому попередньо знімаються з розрахункового рахунку організації, процедуру оподаткування необхідно здійснити в той момент, коли ці кошти були зняті з рахунку. При цьому той факт, коли після цього кошти будуть видані працівникам на руки, тут взагалі не буде мати значення.
Наприклад, співробітники бухгалтерії здійснили зняття грошових коштів з розрахункового рахунку в п'ятницю. При цьому співробітники отримали відпускні виплати тільки в середу, на наступному тижні. В такому випадку, сплата податку обов'язково повинна бути здійснена в п'ятницю, відразу після зняття фінансових коштів з рахунку.
Оплата відпустки здійснюється за допомогою безготівкового розрахунку
Багато організацій використовують метод безготівкового розрахунку, при якому співробітники не отримують на руки ніяких коштів. Всі суми переводяться їм на спеціальні банківські карти.
В такому випадку зазначений податок повинен бути сплачений саме в день перерахування грошових сум.
Порядок і особливості розрахунку ПДФО
Кінцева сума ПДФО розраховується за досить простою формулою. Для того щоб її отримати, необхідно помножити існуючу податкову базу на певну процентну ставку.
Відносно розрахунку ПДФО з відпускних виплат необхідно здійснити наступні додаткові дії:
- У процедурі оподаткування не повинні брати участь певні пільги, які є у співробітника, а також інші обов'язкові відрахування. Отже, їх необхідно виключити із загальної податкової бази.
- Далі до одержали значенням слід додати обов'язкові страхові та інші внески, передбачені державою.
- Наступним етапом стане віднімання додаткових страхових внесків, наприклад, які передбачені на певних підприємствах. Сюди можна включати страхування від професійних травм, захворювань і т.д.
- Після всіх вироблених відрахувань залишається остаточна сума податкової бази, з якої слід виявити необхідний розмір податку.
Вищевказані дії підходять до досить стандартним ситуацій, які зустрічаються в більшості випадків. Але іноді розрахунки податкової бази і точної суми ПДФО можуть істотно ускладнитися через наявність додаткових чинників і нестандартних ситуацій.
Наприклад, чинні законодавчі норми встановлюють, що у кожного співробітника з'являється законне право на отримання оплачуваної відпустки в тому випадку, якщо стаж його роботи в конкретній організації досяг півроку. Однак бувають і ситуації виключення, при яких роботодавець йде назустріч представленим співробітником прохання і видає оплачувану відпустку «авансом», коли необхідний стаж ще не був досягнутий. Як правило, такі ситуації трапляються досить рідко, але все ж мають місце бути. Наприклад, якщо у співробітника з'явилися дуже вагомі причини для тимчасового від'їзду або інші обставини.
В такому випадку щодо працівника встановлюється обов'язок по наданню компенсаційної виплати за раніше взятий відпустку без досягнення необхідного стажу. Тоді утворилася сума заборгованості може бути вирахувана співробітниками бухгалтерії в якості компенсації. Але тут також існують і додаткові обмеження, які встановлюються чинними законодавчими нормами. Головне з них полягає в тому, що відмінусований раніше сума не повинна перевищувати 20% від загального розміру виплати.
У ситуаціях, коли перерахована працівнику сума виявилася меншою, ніж розмір його заборгованості, за ним залишається обов'язок щодо подальшого компенсування. В такому випадку певна частина коштів може бути вирахувана з раніше перекладеної суми, в той час як інша може бути внесена в касу організації з особистих коштів працівника.
Якщо працівник з якихось причин так і не погасив заборгованість, яка у нього була перед роботодавцем, останній має законне право на звернення до суду. Його позовну заяву буде містити вимоги про обов'язкове стягнення відсутньої суми на користь організації. Як докази зацікавленій особі необхідно буде представити відповідні документальні підтвердження. До таких можна віднести: чинний трудовий договір з працівником, бухгалтерські виписки і довідки, що свідчать про перерахованої раніше сумі в певному розмірі і т.д.
Після розгляду всіх поданих доказів суд прийме рішення про встановлення обов'язкової виплати, яку повинен буде зробити співробітник у встановлені терміни.
Чи потрібно утримувати ще які-небудь податки з відпускної виплати?
Сплата державних податків є невід'ємною частиною трудових правовідносин. При цьому вся відповідальність за дотримання чинних строків сплати, а також інших правил, цілком і повністю лягає на роботодавця. До виплат абсолютно будь-якого податку слід поставитися з максимальною відповідальністю, адже порушення в даній сфері загрожують застосуванням досить суворих норм по відношенню до винних осіб. Керівника організації може чекати серйозний грошовий штраф, відсторонення від посади і навіть застосування кримінальної відповідальності.