Мінфін назвав документи, якими можна підтвердити факт перебування співробітника в місці відрядження
Е слі в посвідченні про відрядження неможливо проставити позначки, що підтверджують час приїзду у відрядження і час від'їзду, факт знаходження співробітника в місці відрядження можна підтвердити іншими документами. Наприклад, наказом, службового завдання, проїзними документами, рахунком готелю. Такий висновок міститься в листі Мінфіну Росії від 16.08.11 № 03-03-06 / 3/7.
При направленні працівника у службове поїздку оформляється посвідчення про відрядження. Цей документ потрібен для того, щоб підтвердити час перебування працівника у відрядження. Воно визначається за відмітками в посвідченні, завіреним підписом посадової особи та печаткою компанії, в яку працівник відряджений. Посвідчення про відрядження з відмітками про прибуття та вибуття працівника обов'язково для підтвердження витрат на відрядження.
А як бути, якщо працівник направляється у відрядження для проведення переговорів з фізичними особами, які не можуть проставити таких відміток? В цьому випадку потрібно керуватися пунктом 1 статті 252 НК РФ. Він дозволяє обґрунтовувати витрати документами, побічно підтверджують зроблені витрати. Стосовно до ситуації, що розглядається документами, побічно підтверджують час перебування працівника у відрядженні, можуть бути:
- наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження;
- службове завдання і звіт про його виконання;
- проїзні документи, з яких видно дату прибуття і вибуття з місця призначення;
- рахунок готелю, який підтверджує період проживання в місці відрядження.
Заступник директора департаменту
С.В. Розгляну