Офіс в даний час - це достатній непростий «механізм», для здійснення повноцінної роботи якого необхідно безліч офісних технічних пристроїв. Правильна організація простору і грамотний інтер'єр офісного приміщення сьогодні необхідний всім без винятку компаніям, тому як раціональне використання вашого офісу безпосередньо впливає на ваші витрати.
Нераціональне використання офісних приміщень
За останніми дослідженнями в багатьох офісах є велика кількість не використовуваних приміщень. На перший погляд проблема не велика, особливо для великих компаній, але витрати за нераціональне використання існують і їх можна уникнути, тим самим зберігаючи бюджет від втрат.
Аналітики одностайні в тому, що ідеальний рівень неефективних приміщень - близько 5%. Критичний показник дорівнює 20%. Але тим не менш, у більшості російських офісів показник неефективності перевищує 20%.
Ну, наприклад, велика компанія, 500 кв.м. а площа нераціонального використання - 25% звідси витрати складуть близько 150 000 доларів.
Причини досить прості і прозорі: залишає бажати кращого система кабінетів, неправильна планування приміщення.
Вся проблема кабінетної системи в коридорах, експлуатація яких проблематична, а значить, і корисна площа не задіяна. Тому проектування офісів рекомендується за принципом Open Space - великий відкритий офісне приміщення, призначене для великої кількості співробітників. Таким чином, офіс являє собою робочі місця розділені перегородками, як ширмою. Окремі кабінети - тільки у керівників.
Проблема планування набагато складніше в рішенні. Правильне планування має на увазі безліч різнопланових чинників і умов, жорстко прив'язаних до професійної спрямованості компанії, її ідеям і цілям, що нерідко йде в розріз з уподобаннями і потребами самих працівників, яким доведеться на цих, розпланованих, робочих місцях ефективно працювати. Ось тут-то і криється компромісне рішення, яке потрібно визначити, зберігаючи візуальну красу, з одного боку, і реальну продуктивність, з іншого.
Читайте Як отримати вигідний іпотечний кредит
Імідж, як причина нераціонального використання офісних просторів, виглядає вельми двояко. У першому випадку, якщо керівництво компанії може собі дозволити витрачатися на імідж, то немає проблем. Так як це і просторі приміщення для гостей, майданчики для відпочинку співробітників. Тут вже спочатку ефектність, а вже потім ефективність.
Але, якщо поєднати ці поняття, то отримуючи суттєву економію, можна збільшити раціональність за рахунок багатофункціональності використовуваних приміщень, зберігаючи тим самим візуальну красу.
Уже зараз компанії-старожили зацікавилися даним напрямком, і відсоток неефективності починає повільно знижуватися. Приблизно третина офісів досягла позначки в 10% неефективності.
Як організувати офісний простір
При розташуванні офісного обладнання в конкретному приміщенні необхідно розмістити галасливі блоки і пристрої так, щоб вони знаходилися в одному місці офісу, обладнаному поглинають шум панелями.
Використання комп'ютерів для офісу має на увазі компактне зберігання електронних документів, але тим не менш багато хто продовжує дублювати дані за допомогою паперових документів. Даний архаїзм, з одного боку, і надійність зберігання, з іншого, має на увазі спеціальний шафа (сейф), а в ідеальному варіанті окреме приміщення, іменоване архівом, в якому для найбільшої ефективності використання монтується система рухомих шаф з розсувних елементів, легко рухаються по напрямних рейках . Якщо вага шафи вище допустимої норми, то він рухається за допомогою спеціального приводу. Таким чином, ефективність використання займаної архівом площі збільшується приблизно на третину.
Функціональні зв'язки між відділами і службами визначають розташування всіх областей офісу в співмірності з розмірами самої компанії. Тобто одні питання краще вирішуються великою організацією, інші легше вирішити меншою команді, і навпаки. При таких умовах функціональні зв'язки вимагають особистої взаємодії працівників, загальних ресурсів, контроль за діями співробітників, документообігу. Також шум, число відвідувачів, доступ теж впливають на взаємне розташування приміщень в офісі. З огляду на всі складові приймається рішення про всіх зонах офісу, сприяючи максимальній продуктивності співробітників, відповідно до вимог компанії-замовника.
види офісів
Back office
Класика робочих зон, а також нові зони: Desk Sharing, Call centre і Hotelling.
Керуючий оперує потенціалом підлеглих, ініціює творчий імпульс в їх діяльності, забезпечуючи спілкування і командну роботу, яка часто превалює над ієрархією. Офіс розрахований для однієї людини з ізольованим робочим місцем і призначений для роботи, що вимагає зосередженості. Це ергономічне приміщення, з трансформованими меблями, інтерактивними стінами, під час відсутності керівника легко використовується для ведення переговорів.
Читайте Яндекс Гроші або Webmoney: що краще
Секретар. Асистент. Ключове положення, цінність якого визначена обробкою високотехнологічних рішень.
Офіс для двох чоловік з розстановкою робочих столів - Т-образно - «обличчям до обличчя» і П-образно - «спина до спини».
Desk Sharing. Робоче місце, яке використовується по черзі парою-трійкою співробітниками одночасно.
Team-Office. Раціональне використання офісу трьома і більше людьми досягається за допомогою мобільності меблів і призначається переважно для командної роботи.
Hotelling. Великі зони робочих місць загального використання з централізованим управлінням ресурсами, що належать компанії (великим) або орендовані (дрібними).
Combi-Cel. Концентрація працівника, що досягається скляними перегородками між робочими місцями площею не більше 8 кв.м, розташованих навколо загального центру.
Think Tank. Приміщення, що дозволяє абстрагуватися від офісного шуму і суєти для зосередженості одну людину. Підходить для творчих людей і надається за необхідності. В наявності - робоча станція.
Cluster. Група стаціонарних робочих місць в приміщенні, розділених спеціальними офісними ширмами.
У таких офісах використовуються всі області, які потребують для себе великі площі, в яких відбувається спілкування і, що важливо, представлена корпоративна культура організації.
Початкова репрезентативна зона. Візитка. Інформаційний центр. Осередок корпоративного духу і культури компанії, яку демонструють усім відвідувачам і співробітникам.
Очікування має бути мінімально нудним. За допомогою ефективного дизайну зони очікування, з використанням символіки фірми, історії та інформації, пов'язаної з діяльністю компанії, можна домогтися у очікують почуття деякої подяки за надану повагу.
Coffice. Офіс і кафе об'єднані в одному приміщенні. Місце спілкування з клієнтами - поруч з кімнатами для переговорів. Така зона буде затребувана завжди, так як налаштовує клієнта на благодушний лад.
Буфет. Зона відпочинку, вільних діалогів і швидких зустрічей. У буфеті зазвичай буваю тільки офісні працівники. Знаходиться буфет зазвичай на кожному поверсі між зонами BACK OFFICE і COMOFFICE.
Читайте Види угод з нерухомістю
Info point. Довідковий термінал для отримання інформації. Основні місця зазвичай в приймальні, центральній зоні або в безпосередній близькості з основними ареалами для спілкування.
Touch down. Зазвичай робочі місця співробітників з доступом до локальної мережі компанії або Всесвітній Павутині, що дозволяють гнучке використання робочих просторів загального доступу.
Stand-up Meeting. Переговори на ходу або, якщо дослівно, стоячи. Мета - стислість і оперативність. В даному способі домовленості відбуваються швидко.
Переговори-конференції. Раніше такі наради називали селекторними, а з використанням телебачення - телемостами. Так як віртуальний світ надає спілкування всім без обмежень, то прийняття рішення залежить від правильної інтерпретації і точної оцінки інформації в реальному часі з реальними людьми.
Вище керівництво. Ухвалення стратегічно важливих рішень «верхівкою» компанії. Робоче місце є і місцем проведення переговорів і укладення угод. Інтер'єр приміщення підкреслює значимість вироблених в ньому дій.
Семінар. Короткостроковий «мозковий штурм» обмін інформацією для підвищення професіоналізму учасників. Відбувається під керуванням досвідченого фахівця. Меблі повинні відповідати різним темам, в прямій залежності від масштабів семінару і методів його проведення. Технічний персонал забезпечує наявність, збірку - розбирання і установку необхідних меблів.
Проект. Кімната довгостроковій колективної роботи над проектом. Типовими подіями в таких місцях є напружена робота, обговорення етапів, наради, семінари, презентації. Максимальна продуктивність приміщення, мобільність інтер'єру і додаткові робочі площині у вигляді стін, використання Touch down. Особливий акцент зроблено на збереження документації.
Support tools
Центральна зона технічної підтримки, необхідна для підтримки працездатності пристроїв та апаратури всієї компанії.
Гардероб. Знаходиться трохи на периферії, але неподалік від робочих місць.
Архів. Зазвичай займає центральне положення. Зберігання документів з плином часу вдосконалюється і для кожного виду роботи існує спеціальний спосіб зберігання інформації, будь то проект, або стандартну класифікацію.
Технічний острівець містить ксерокс, факс і мережевий принтер із загальним доступом. Використовується для неформальних зустрічей співробітників. Через розташування в центральній зоні це місце відгороджене від співробітників перегородками з візуальною і звуковою ізоляцією.
