Прийом до перевезення кожної відправки відправник і перевізник здійснюють за договором перевезення на користь третьої особи - одержувача. Договір перевезення оформляється комплектом перевізних документів. Перевізний документ - транспортна ж / д накладна - складається з 4 аркушів:
лист 1 - оригінал накладної (видається перевізником вантажоодержувачу) ;. Перевізник проставляє особливі відмітки на накладній, проводить розрахунок платежів, вказує номер візи, присвоєної перевізником при візуванні накладної. Відправник візує накладну за 14 годин до початку навантаження у начальника станції.
лист 2 - дорожня відомість (складається в необхідній кількості примірників, передбачених ППГ, - для перевізника і учасників пп, у тому числі не менше двох додаткових примірників для кожної бере участь у перевезенні вантажів інфраструктури: один примірник - для вхідних ж / д станції, що знаходиться в даної інфраструктурі, другий - для вихідний станції) - це нормативно-фінансовий документ на перевезення вантажів, за яким з відправника або одержувача стягується плата за перевезення вантажу та інші послуги, містить дані про переслідував і стикових пунктів;
лист 3 - корінець дорожньої відомості (залишається у перевізника) - це документ фінансової звітності та стягнення провізних платежів і зборів на станції відправлення готівкою. Залишається на станції відправлення.
лист 4 - квитанція в прийомі вантажу - після закінчення навантаження вантажу в вагон, накладення ЗПП і оплати відправником всіх належних платежів готівкою або підписанням накопичувальної відомості при розрахунку в ТехПД, видається вантажовідправнику під розпис в корінці.
Оригінал накладної та видана на її підставі перевізником вантажовідправнику квитанція про приймання вантажу підтверджують укладення договору перевезення.
Види зборів за додаткові операції під час перевезення вантажів (ТР №3)
Щорічно (або до трьох разів на рік) до цих базових тарифних ставок вводяться підвищувальні коефіцієнти:
2. За забезпечення схоронності вантажів при супроводі органами ВОХР
4. За зважування вантажів на вагонних, товарних і автомобільних вагах залізницею
6. За зберігання на складських майданчиках станцій
7. За подачу - прибирання вагонів на під'їзну колію
8. Додаткові збори за виконання інших послуг.