Кадрові документи - це досить великий перелік паперів, який повинен бути в будь-якій компанії або ІП, де є наймані працівники. Частина з них стосується загальорганізаційних питань по персоналу, інші ставляться до питань розрахунку і виплати зарплат, треті - до актуальної в даний час проблемі захисту персональних даних. Відповідно і перевіряти такі кадрові документи організації можуть різні державні структури, що контролюють той чи та іншої «персональний» питання - трудова інспекція, Роскомнадзор і, природно, ИФНС і фонди.
У невеликих компаніях необхідні кадрові документи найчастіше веде бухгалтер (штатний або приходить), або ведення кадрових документів бере на себе сам керівник - наскільки вистачить часу і сил. Бухгалтери, як правило, займаються цим з небажанням або зовсім спускають «кадрові» питання на гальмах. Тим часом при відсутності того чи іншого документа кадрового обліку можливі претензії з боку перевіряючих і штрафи.
Розберемося, які кадрові документи керівнику або власнику компанії необхідно перевірити в першу чергу, тому що вони є обов'язковими.
Трудові договори.
З кожним співробітником повинен бути укладений трудовий договір у письмовій формі. Скласти і підписати договір необхідно протягом 3 днів з початку трудової діяльності. Трудовий договір складається в 2-х примірниках, і один з них віддається на руки працівникові. У договорі прописуються місце роботи, посаду, оплата, термін договору, тривалість випробувального терміну і т.д. Всі зміни, що стосуються умов праці (наприклад, збільшення зарплати), фіксуються в додатковій угоді до трудового договору.
З метою економії на страхових внесках багато укладають не трудовий, а цивільно-правовий договір. Як показує практика, перевіряючі з таким способом економії давно знайомі, тому гранично уважно вивчають договори з метою виявлення підміни трудових відносин цивільно-правовими. При виявленні порушення буде штраф: для компанії - до 100 тис. Руб. для ІП - до 10 тис. руб.
Особисті картки працівників.
Трудові книжки.
Наявність трудових книжок і порядок їх ведення перевіряють трудова інспекція та ПФР. За порушення термінів видачі книжки або некоректне її заповнення передбачена матеріальна відповідальність (ст. 234 ТК РФ).
Чи можна направити трудову книжку поштою звільненому працівникові?
У «штатка» вказують структуру, склад і чисельність персоналу: перелік структурних підрозділів, найменування посад, професій із зазначенням кваліфікації (класів, розрядів і т. Д.). З точки зору кадрового діловодства штатний розпис входить в обов'язкові кадрові документи (ст. 15, 57 ТК РФ).
На практиці штатний розклад дуже може стати в нагоді при вирішенні різних суперечок з приводу оплати праці, при доведенні податкової інспекції обґрунтованості витрат на залучення персоналу з боку і ін.
Посадові інструкції.
З одного боку, посадова інструкція не входить в обов'язкові документи кадрової служби, тому що компанія сама вирішує, розробляти їх чи ні. З іншого боку, при виникненні спірних ситуацій із співробітником вона може дуже стати в нагоді. Наприклад, якщо співробітник заявить, що його неправомірно притягнуто до дисциплінарної відповідальності, то без інструкції буде складно що-небудь довести.
Інструкція - це такий документ в кадровій роботі, який допоможе обмежити повноваження співробітника. Наприклад, в ній можна прописати обов'язок менеджера з продажу погоджувати з керівництвом знижки покупцям і угоди понад певної суми. Також з метою запобігання шахрайських дій в інструкції потрібно обмежити права доступу до програми обліку компанії.
Правила внутрішнього трудового розпорядку.
У цьому кадровому документі прописують порядок прийому і звільнення працівників, права та обов'язки сторін, режим роботи, час відпочинку, заходи заохочення і стягнення тощо. (Ст. 189 ТК РФ). Нового працівника необхідно ознайомити з Правилами під розпис.
Графік відпусток.
Положення про персональні дані.
Згоди на обробку персональних даних.
Не можна обробляти персональні дані співробітника, поки співробітник не дав згоди на їх обробку. Згода має бути отримано в письмовому вигляді від кожного працівника.
За відсутність згоди співробітників на обробку даних будуть штрафи
На сьогоднішній день відсутність згоди на обробку персональних даних не виділено в окремий склад правопорушення. Однак в даний час на розгляді в Держдумі знаходиться законопроект, який передбачає штрафи за подібне порушення. У разі прийняття закону штраф за відсутність згоду на обробку персональних даних складе: для посадових осіб компаній - від 5 до 15 тис. Руб .; для ІП - від 20 до 35 тис. руб .; для компаній - від 30 до 50 тис. руб.
Положення про оплату праці.
Положення про оплату праці складається, коли в організації крім окладів передбачено інші виплати (наприклад, премії, бонуси) або діють різні системи оплати праці. У Положенні прописують принципи оплати праці, порядок індексації зарплати, відшкодування витрат на відрядження, оплати понаднормових, умови виплати премій і т. П. (Ст. 135 ТК РФ). Все це, в принципі, може бути прописано і в правилах внутрішнього трудового розпорядку, але на практиці умови оплати праці виділяють в окреме положення - так буде менше питань при перевірках контролюючих органів.
Табель обліку робочого часу.
Компанія веде облік часу, відпрацьованого кожним співробітником (ст. 91 ТК РФ). Для цього використовується табель обліку робочого часу - за формою № Т-12, Т-13 або розроблений роботодавцем самостійно. На підставі табеля нараховується зарплата і заповнюються розрахункові листки. Тобто табель входить в основні кадрові документи організації.
Документ про затвердження форми розрахункового листка.
При виплаті заробітної плати роботодавець зобов'язаний у письмовій формі сповіщати кожного працівника про складові частини заробітної плати, яка належить йому за відповідний період, розміри і підстави зроблених утримань, а також про загальну грошову суму, що підлягає виплаті. Оскільки уніфікованої форми розрахункового листка законодавством не передбачено, дана форма розробляється роботодавцем самостійно і затверджується наказом або іншим внутрішнім кадровим документом.
Різні неуніфікованих форми наказів, які складаються компанією самостійно, також можна включити в обов'язкові кадрові документи. Накази з основної діяльності видаються з питань, пов'язаних з роботою організації як юридичної особи (наприклад, наказ про призначення відповідальних за пожежну безпеку, про терміни здачі звітності, про організацію військового обліку і т. Д.). Накази по особовому складу (як правило, уніфіковані) видаються з питань, пов'язаних з діяльністю організації як роботодавця (про прийом на роботу, про переведення, про звільнення, про преміювання і т.д.).