Японський стиль ведення переговорів може повалити в сум'яття представника західного бізнесу. Американські та європейські підприємці часто-густо виявляють, що звичні їм переговорні техніки виявляються зовсім непродуктивними в Країні висхідного сонця.
Японці зазвичай працюють в команді, де у кожного члена є своя особлива функція. Чисельністю така команда може значно перевершувати вашу. Не варто вести переговори в поодинці, краще теж підібрати добре скоординовану команду.
В Японії звертають велику увагу на статусно-ієрархічний аспект ділових відносин: переговорний процес повинен проходити "на належному рівні". Підготовчий етап зазвичай займає багато часу: прискіпливо вивчаються всі деталі майбутньої угоди, які краще викласти в письмовому вигляді, із залученням різноманітних документів, таблиць, діаграм тощо. При вирішенні важливих питань для японців головне - збір максимально повної інформації. Будьте готові до того, що доведеться відповісти на масу запитань, перш ніж партнери вирішать, що вам можна довіряти. Нерідко до одного і того ж питання доводиться повертатися кілька разів. Від вас вимагається дотримати тонкий баланс між шанобливістю і наполегливістю. Не вносьте в свою пропозицію стратегічних змін без крайньої потреби: зайва гнучкість буде сприйматися як непослідовність.
Відмітна риса японських менеджерів - вміння спілкуватися. Вони чудово володіють мистецтвом невербальної комунікації, безпомилково вловлюючи настрій співрозмовника. Щоб досягти успіху, треба вміти не стільки переконливо говорити, скільки уважно слухати. При цьому, якщо вас слухають шанобливо, не перебиваючи, це не означає, що з вами згодні. Західних партнерів часто збиває з пантелику ця риса: коли в розмовах виникають довгі паузи, вони відчувають потребу заповнити їх і починають багато говорити. Така активність зовсім не потрібно: красномовніше за слова про достоїнства вашої пропозиції скажуть факти, які ви представите.
Важливий принцип японського менталітету - суспільство важливіше окремої людини. У разі виникнення конфлікту інтересів пріоритет віддається груповий точці зору. Топ-менеджери не правлять одноосібно: вони радяться з менеджерами середньої ланки і виробляють спільні рішення. Не варто очікувати, що рішення народиться на першій зустрічі, та й на другий теж. Терпіння - традиційна японська чеснота. Партнерам потрібен час, щоб досягти консенсусу. Крім того, вони будуть постійно зв'язуватися з головним офісом: важливі рішення зазвичай не приймаються безпосередньо на переговорах. Після того як рішення буде досягнуто, повідомити про нього вам спочатку можуть в непрямій формі. Японці нерідко уникають прямо говорити "так" або "ні". Найчастіше звучить фраза: "Ми подумаємо про це". Бесіда будується так, щоб кожен учасник міг "зберегти обличчя", якщо мова заходить про делікатних питаннях.
Зробивши первинне пропозицію, слід терпляче чекати відповіді. Стадія обговорення і узгодження можливих поступок зазвичай займає у японців багато часу. До пори до часу ви, можливо, нічого певного не почуєте: для обережних японців ніякі домовленості не вступають в силу до тих пір, поки угода повністю не завершена. До самого кінця йде збір інформації та досліджуються всі можливості. Краще заздалегідь відвести на переговори додатковий час, враховуючи, що можуть виникнути і непередбачені бюрократичні перешкоди, звичайні для Японії.
Всіма силами намагайтеся не справити враження, що ви намагаєтеся "перемогти" партнера. Необхідно підтримувати дружню атмосферу, дотримуватися принципу рівності сторін і прагнути до обопільної вигоди. Прибережіть головні поступки до кінця угоди. На завершальній стадії переговорів японські партнери можуть пом'якшити свою позицію.
Форма складання контракту розуміється в Японії і на Заході по-різному. Європейські та американські бізнесмени зазвичай пропонують партнерам проект договору, в якому детально прописані всі умови, з тим щоб в подальшому вести переговори по кожному пункту. Японці вважають за краще тримати детальний план при собі, а під початковим пропозицією розуміють принципової згоди про майбутнє взаємну співпрацю. Воно зазвичай буває коротким і позбавленим деталей.
Після досягнення якихось формальних домовленостей японці зазвичай влаштовують офіційний обід. Ця церемонія, нерідко супроводжується обміном подарунками, надзвичайно важлива, на ній можуть бути присутніми топ-менеджери з обох сторін. Не варто недооцінювати важливість церемоній, якщо ви збираєтеся вести бізнес в цій країні.