При отриманні платником податку сум оплати, часткової оплати (в подальшому - аванс) в рахунок майбутніх поставок товарів (виконання робіт, надання послуг), передачі майнових прав, що реалізуються на території РФ, платник податків зобов'язаний пред'явити покупцеві цих товарів (робіт, послуг), майнових прав суму податку, обчислену розрахунковим методом (п. 1 ст. 168, п. 4 ст. 164 НК РФ).
Після відвантаження товарів покупцеві (виконання робіт, послуг) в рахунок отриманого авансу сума ПДВ з авансу підлягає відрахуванню (п.8 ст. 171 НК РФ).
Відсутність рахунків-фактур може бути визнано грубим порушенням правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування. У таких випадках в пунктах 1 і 2 статті 120 Податкового кодексу РФ передбачені штрафи в 5000 руб. (Якщо порушення допущено в одному податковому періоді) і 15 000 руб. (Якщо порушення допускалося протягом більш ніж одного податкового періоду).
Як вже зазначалося вище, обчислення ПДВ з авансів здійснюється розрахунковим методом. Податкова ставка в цьому випадку визначається як процентне відношення податкової ставки (10% або 18%) до податкової базі, прийнятої за 100 і збільшеною на відповідний розмір податкової ставки (наприклад: 18/118, 10/110) (п.4 ст.164 НК РФ).
У рахунків-фактур на аванси повинна бути своя нумерація, повторення зі звичайними фактурами не допускаються.
У рахунку-фактурі, що виставляється при отриманні авансу, повинні бути вказані (п.51 ст.169 НК РФ):
1. порядковий номер і дата виписки рахунку-фактури;
3. номер платіжно-розрахункового документа;
4. найменування товарів, що поставляються (опис робіт, послуг), майнових прав;
5. сума оплати, часткової оплати в рахунок майбутніх поставок товарів (виконання робіт, надання послуг), передачі майнових прав;
6. податкова ставка;
7. сума податку, що пред'являється покупцю товарів (робіт, послуг), майнових прав, яка визначається виходячи з застосовуваних податкових ставок.
Таким чином, якщо отриманий аванс, то на нього потрібно виписати рахунок-фактуру на аванс і нарахувати ПДВ, помістити запис в Книгу продажів. Після того, як буде зроблена відвантаження, потрібно занести рахунок-фактуру на аванс в Книгу покупок і прийняти до відрахування раніше нарахований ПДВ.
У програмі операції з нарахування і відрахування ПДВ з авансів автоматизовані і оформляються бухгалтерськими розрахунками в папці "ПДВ / ПДВ з авансів".
Нарахування ПДВ з авансів
При отриманні авансу, рахунки-фактури повинні бути виставлені не пізніше п'яти календарних днів з дня отримання оплати. У програмі передбачено два варіанти формування рахунків-фактур:
• Ручний - рахунок-фактура створюється за вказаною платіжним дорученням.
• Автоматичний - формуються рахунки-фактури на всі аванси, отримані в зазначеному періоді.
"Ручний" варіант формування рекомендується використовувати в тому випадку, коли покупцеві необхідно видати рахунок-фактуру на перерахований аванс.
"Автоматичний" варіант формування рекомендується використовувати в тому випадку, коли немає необхідності видавати всім покупцям "авансові рахунки-фактури". В цьому випадку можна сформувати рахунки-фактури відразу по всьому авансами, отриманими в відповідному періоді.
В кінці податкового періоду (кварталу) необхідно виконати "Автоматичний" варіант формування рахунків-фактур на аванси.
Розглянемо більш докладно створення рахунків-фактур на аванси.
Ручне формування рахунку-фактури на аванс
Мал. 12-30 - Формування рахунку-фактури на аванс з платіжного доручення
Мал. 12-31 - Виданий рахунок-фактура на ПДВ з авансів
В рахунку-фактурі повинні бути вказані такі реквізити:
• "Дата" та "Номер" - дата і номер виписаного рахунку-фактури на аванс. Для зручності перевірки дата рахунку-фактури повинна бути рівною датою платіжного доручення на аванс.
• "Тема" - текст "АВ".
• "Операція" - операція "Рахунок-фактура на аванс від покупця".
• "За документами" - вхідне платіжне доручення на аванс від покупця.
• "Найменування товарів (робіт, послуг)" - найменування товарів, що поставляються (опис робіт, послуг) вказуються через кому або
• "Сума авансу". За замовчуванням встановлюється сума платіжного доручення.
• "Ставка ПДВ ". За замовчуванням встановлюється значення параметра "Ставка ПДВ" (Н1), зазначеного на папці рахунків-фактур. Якщо параметр на папці не вказано, то за замовчуванням встановлюється значення "18". При необхідності ставку ПДВ в документі можна змінити вручну.
• "Сума ПДВ". Розрахується автоматично, виходячи із ставки ПДВ.
Після заповнення всіх необхідних реквізитів документа рахунок-фактуру потрібно провести і роздрукувати. Для цього:
1. Збережіть рахунок-фактуру.
2. У вхідному платіжному дорученні натисніть на реквізити створеного рахунку-фактури і виберете пункт "Відкрити реєстр рахунків-фактур":
Мал. 12-32 - Реквізити рахунку-фактури на аванс у вхідному дорученні
При цьому відкриється реєстр рахунків-фактур, курсор буде встановлений на потрібному документі.
3. Для друку і проведення рахунку-фактури використовуйте стандартні команди.
Після того, як рахунок-фактура роздрукована і передана покупцеві не забудьте поставити на ній "+", це захистить її від змін, які можуть бути зроблені при "автоматичному" варіанті формування рахунків-фактур.
При проведенні рахунки-фактури на аванси формується проводка по нарахуванню ПДВ і робиться відповідний запис у книзі продажів:
Мал. 12-33 - Проводка по нарахуванню ПДВ з авансів від покупця
Автоматичне формування рахунків-фактур на аванси
Для автоматичного формування рахунків-фактур на аванси, отримані за період, потрібно оформити бухгалтерський розрахунок в папці "ПДВ" з правилом операцій "Нарахування ПДВ з авансів отриманих".
При закритті документа потрібно вказати період, за який слід сформувати рахунки-фактури, зазначений період буде записаний в поле "Примітка". При повторному проведенні документа період вказувати не потрібно, він буде взятий з поля "Примітка".
Згідно п.51 ст.169 НК РФ в рахунку-фактурі на аванс повинні бути вказані найменування товарів (робіт, послуг). Тому, при автоматичному формуванні рахунків-фактур в поле "Найменування товарів (робіт, послуг)" зазначаються найменування з рахунку на оплату (якщо в основі вхідного доручення вказано рахунок). Якщо рахунки в підставі вхідного доручення немає, то в якості найменування вказується умовне найменування "Аванс від покупця".
Після того, як рахунки-фактури сформовані, їх можна відкрити для редагування і змінити найменування товарів (робіт, послуг) вручну.
Якщо за квартал рахунки-фактури вже були раніше сформовані, то при виконанні цієї операції будуть створені лише відсутні рахунки-фактури і змінені раніше створені, якщо змінено первинні документи за цей період.
Змінені рахунки-фактури позначаються червоним кольором. Після цього їх потрібно закрити або перепровести, при цьому автоматично знімається їх колірна позначка. Якщо рахунки-фактури були раніше роздруковані і передані покупцям, то почервонілі потрібно буде роздрукувати і передати покупцям заново.
Зайві рахунки-фактури при цій операції відзначаються червоним і перекреслюються.
Нові рахунки-фактури потрібно провести, роздрукувати і передати покупцям.
Прийняття до відрахування ПДВ з авансів
Прийняття до відрахування ПДВ з авансів виконується автоматично в кінці кварталу. Для цього оформляється бухгалтерський розрахунок в папці "ПДВ" з правилом "Залік ПДВ з авансів відвантажених".
При виконанні даної операції перебираються всі проводки за період із заліку авансів (проведення за дебетом рахунка 62-02 "Розрахунки за авансами одержаними"), рахунки-фактури по зарахованим авансами поміщаються в книгу покупок датою заліку авансу. При цьому формується проводка по прийняттю до відрахування ПДВ:
Мал. 12-34 - Проводка по прийняттю до відрахування ПДВ з авансів від покупця