Авансовий звіт - це первинний документ, який призначений для підтвердження витрат, вироблених підзвітною особою. Працівники та інші особи можуть отримувати грошові кошти на відрядження, господарські, представницькі витрати.
Видача авансу з каси проводиться за видатковим касовим ордером. В термін не пізніше 3 робочих днів з моменту виходу на роботу або закінчення терміну видачі грошових коштів, підзвітна особа зобов'язана відзвітувати за отриманими сумами, тобто подати авансовий звіт.
Заповнення бланка працівником
Процедура заповнення авансового звіту включає кілька послідовних кроків:
1. Складання авансового звіту починається самим працівником - підзвітною особою, яка отримувала грошові кошти. На лицьовій стороні підзвітна особа записує у відповідних полях назва організації, структурний підрозділ (при наявності), свої ПІБ, посада (якщо видача здійснюється штатному працівнику організації), табельний номер, призначення авансу (на відрядження, на господарські витрати).
2. Після заповнення лицьової сторони підзвітна особа приступає до зворотному боці документа. У табличній частині записуються реквізити виправдувальних документів, що підтверджують витрати (графи 2 і 3), вид витрат (графа 4) та суми за цими документами (графа 5 або 6).
Заповнення бланка бухгалтером
3. Далі авансовий звіт здається підзвітною особою співробітнику бухгалтерії разом з виправдувальними документами. Для оформлення процедури передачі призначена відривна частина - розписка, розташована внизу лицьового боку. Коли бухгалтер отримує звіт від підзвітної особи, він видає йому цю розписку.
4. Працівник бухгалтерії перевіряє правильність складання авансового звіту, наявність усіх підтвердних документів і доцільність витрачання грошових коштів. Якщо все правильно, бухгалтер заповнює графи 7,8 і 9 зворотного боку аркуша, вносить дані в таблицю Бухгалтерська запис на лицьовій стороні.
5. Бухгалтер визначає і вносить дані про величину залишку або перевитрати по авансу при їх наявності, робить запис про перевірку звіту і вказує суму до твердження, підписує документ у головного бухгалтера.
6. Потім робиться остаточний розрахунок з підзвітною особою: йому видається перевитрата або ж він вносить залишок невитрачених сум. Дані про прибутковому касовому ордері, якого стосується остаточний розрахунок, вказуються в нижній частині лицьового боку.
7. У верхній частині лицьового боку бланка керівник ставить свій підпис і вказує суму, яка затверджується авансовим звітом.
Складання авансового звіту дивіться нижче.
Бланки авансового звіту завантажуйте тут:
Терміни перевірки авансового звіту бухгалтером, терміни підписання головним бухгалтером і керівником затверджуються в Положенні про видачу грошових коштів під звіт, яке регулює розрахунки за підзвітними сумами з працівником.
Слід зазначити, що в даний час рядок «Попередній аванс - залишок» залишається не заповнена, оскільки з введенням в дію нового Порядку ведення касових операцій (№3210-у) видача нового авансу до тих пір, працівник повністю не погасив заборгованість за раніше отриманої суми , не допускається.
Як правильно написати заяву на видачу грошей під звіт, написано тут. Що повинно бути в Положенні по подотчету, дивіться тут. А що підтверджують витрати документи шукайте тут.