Багато роботодавців шукають в законодавстві розшифровку ОТІЗ - що позначає дана абревіатура? Однак поняття ОТІЗ не міститься в Трудовому кодексі. Під ОТІЗ прийнято розуміти відділ, який займається управлінням персоналом, кадровим діловодством та розрахунком заробітної плати.
Отже, розшифровка ОТиЗ - відділ праці і заробітної плати.
Які функції виконує відділ в організації? Можна говорити, що це відділ кадрів з деякими додатковими функціями. Так, наприклад, на ОТиЗ можуть бути покладені функції з розрахунку заробітної плати, сплати податків з неї. твір виплат працівникам компанії.
Чи необхідно створювати ОТІЗ в організації?
Деякі роботодавці помилково вважають, що функції відділу праці та заробітної плати можна виконувати тільки своїми силами. Це не так. Можна залучати до такого виду робіт і сторонні організації.
З урахуванням кількості працівників і обсягу документообігу в компанії роботодавець може:
- створити спеціальний відділ, який буде займатися управлінням персоналом, веденням кадрового діловодства, розрахунком заробітної плати в компанії (наприклад, кадрову службу, відділ праці і заробітної плати і т.п.);
- роботодавець може доручити дані обов'язки одному або декільком окремим фахівцям компанії і не створювати окремий підрозділ (наприклад, фахівця з кадрів, бухгалтеру, менеджеру з персоналу);
- можна не створювати ОТиЗ, а доручити функції працівника відділу праці та заробітної плати працівнику компанії в порядку суміщення посад (наприклад, бухгалтеру або секретарю) або оформити працівника для цих цілей на умовах сумісництва;
- укласти договір зі сторонньою організацією, яка надає послуги такого роду - тобто залучити для виконання даних функцій персонал сторонньої організації.
Роботодавець має право вибрати будь-який із способів і не створювати ОТиЗ окремо. В даному випадку доцільно приймати рішення, відштовхуючись від кількості і характеру робіт, чисельності персоналу компанії. Так, якщо компанія велика з великою кількістю працівників, то доцільно створити окремий структурний підрозділ, який буде займатися всіма кадровими питаннями. Якщо компанія не дуже велика, то можна доручити дані обов'язки одному або двом співробітникам. Варто пам'ятати, у разі, якщо не створено окремий підрозділ і ведення справ нікому не доручено, за виконання даних функцій відповідає керівник організації.
Як створити ОТиЗ в організації
Якщо роботодавець приймає рішення створити окремий структурний підрозділ, то зробити це необхідно в наступному порядку.
- Визначити організаційну структуру відділу праці та заробітної плати (або, наприклад, відділу кадрів), призначити керівника даного відділу.
- Розрахувати штатну чисельність працівників даного відділу.
- Скласти і видати наказ про створення відділу праці та заробітної плати у вигляді окремого структурного підрозділу.
- Скласти положення про ОТиЗ. Створення спеціального документа про структурний підрозділ не є обов'язковим, але він допоможе окреслити склад посад і функції даного відділу, місце відділу в структурі компанії, регламентує взаємодію з іншими підрозділами (наприклад, з відділом бухгалтерії).
- Оформити працівників на відповідні посади. Можна найняти нових співробітників, перевести співробітників на іншу роботу, доручити додаткову роботу в порядку суміщення посад.
Роботодавцю необхідно пам'ятати, що він має право не організовувати відділ кадрів або відділ праці і зарплати. І навіть не доручати відповідні посадові обов'язки на кого-небудь. Але в такому випадку функції, які повинен виконувати цей відділ (співробітник), будуть покладені на керівника компанії.