Путькіна Лідія Володимирівна
кандидат технічних наук, професор кафедра інформатики та математики, економічний факультет Санкт-Петербурзький гуманітарний університет профспілок Санкт-Петербург, Росія
Анотація: У даній статті розглядаються особливості впровадження системи електронного документообігу. У статті наголошується, що ефективність роботи будь-якої організації залежить від оперативності обробки документів, швидкості розподілу інформації між підрозділами організаційної структури та контрагентами. Процес впровадження електронного документообігу можна розділити на вісім етапів. Одним з важливих моментів є те обставина, що після успішного проходження кожного з восьми етапів автоматизації, впроваджена система повинна постійно доопрацьовуватися і вдосконалюватися. Це є одним з основних факторів успішного використання електронного документообігу на підприємстві.
Ключові слова: системи електронного документообігу, впровадження, ефективність, підприємство
PhD of technical science, professor Department of computer science and mathematics, faculty of Economics Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences Saint-Petersburg, Russia
Abstract: This article discusses the features of the introduction of electronic document management system. The article notes that the effectiveness of any organization depends on the efficiency of document processing, information distribution rate between the units of the organizational structure and contractors. The process of implementing the electronic document can be divided into eight stages. One of the highlights is the fact that after the successful completion of each of the eight stages of automation, the system implemented must be continually refined and improved. This is a major factor in the successful use of electronic document management in the enterprise.
Keywords: electronic document management system, implementation, efficiency, enterprise
Електронна версія
Завантажити (609.6 Kb)
У сучасному світі ефективність роботи будь-якої організації залежить від оперативності обробки документів, швидкості розподілу інформації між підрозділами організаційної структури та контрагентами, а також від надійності всієї інформаційної складової в цілому.
Саме тому останнім часом керівники багатьох підприємств все частіше ставлять питання про вдосконалення системи документообігу. Домогтися цього завдання можливо за допомогою його автоматизації.
На сьогоднішній день автоматизований документообіг не є нововведенням. Частина організацій вже впровадила і користується системою електронного документообігу (СЕД). Однак більшість підприємств все ще залишають документообіг в традиційній, паперовій формі.
Основний критерій при виборі форми діловодства - обсяг створених і надійшли в організацію документів за певний проміжок часу. Тому в компаніях, де структура департаментів є розгалуженою і пов'язана ланцюгом різних документів, перехід на електронний документообіг є дуже важливим завданням.
Щоб сформувати точне уявлення про даному понятті, зупинимося на ньому докладніше. Електронний документообіг можна представити у вигляді єдиного механізму руху документів, які створені з використанням комп'ютерних засобів і, як правило, підписані електронним цифровим підписом. При цьому обробляються документи також з використанням електронних носіїв.
В організації, де впроваджена СЕД документ слугує базовим інструментом управління. У подібних організаціях немає просто наказів, доручень або рішень. Є документи, які містять ці самі рішення, накази і доручення. Таким чином, управління в організації повністю здійснюється через документи. Більшість завдань, що виконуються співробітниками, також прив'язуються до документів.
СЕД може застосовуватися в будь-якій організації: як для невеликого підприємства, так і для величезного холдингу або корпорації з цілою мережею філій. Деякі компанії починають з автоматизації окремих етапів документообігу, так як у СЕД є ряд істотних переваг:
1) Для початку слід зазначити прозорість бізнес-процесів. В електронній системі контроль над отриманням, виконанням і створенням документів здійснюється значно простіше і швидше. За допомогою цього керівництво в будь-який момент може відстежувати бізнес-процеси організації.
2) Також за допомогою електронного документообігу підвищується виконавська функція. Згідно зі статистичними даними значна частка доручень не виконується співробітниками. СЕД дозволяє керівникам здійснювати контроль за робочими процесами, швидкістю і якістю виконання, а головне, за результатом роботи.
4) Підвищується рівень конфіденційності інформації. У кожного співробітника є той ступінь доступу і управління документами компанії, яка відповідає за його повноваженнями. Наприклад, співробітник може мати право на читання документа, може мати можливість редагувати, вносити відповідні корективи в документ, також це можуть бути повні права. Кожна дія протоколюється в комп'ютерній системі. А це означає, що в будь-який момент є можливість подивитися, хто з працівників вносив зміни в дані, працював з ними.
Для багатьох організацій проблема конфіденційності інформації є дуже гострою. Втрата будь-яких важливих документів може спричинити мільйонні збитки. В цьому плані паперові документи схильні до набагато більшого ризику, так як вони без проблем можуть бути вилучені з папки, а вся інформація буде передана на сторону. Впровадивши в компанії систему електронного документообігу, виключити повну витік інформації може і не вдасться. Однак в даному випадку буде можливість подивитися, хто саме з працівників і в який момент користувався цими документами.
5) За допомогою СЕД оптимізується схема навчання нових співробітників, а також впровадження нових процесів в компанії. Введення в роботу нових положень та інструкцій з використанням електронного документообігу відбувається набагато швидше, ніж окреме інформування кожного співробітника і його ознайомлення з паперовими документами.
6) Підвищується рівень корпоративної культури. СЕД створює єдиний інформаційний простір, в якому задіяні всі або більшість структур компанії. Це в свою чергу створює можливість залучати в корпоративні процеси практично кожного співробітника.
7) При переході компанії на електронний документообіг вирішується проблема з адаптацією нових змін на ринку міжнародних стандартів. У разі появи таких, організація, яка використовує СЕД, може оперативно внести зміни під новий шаблон, підвищивши тим самим рівень своєї конкурентоспроможності на ринку.
Однак цей метод удосконалення роботи підприємства нарівні з плюсами також має і свої недоліки.
По-перше, серйозною проблемою є збереження документів. У комп'ютер може проникнути вірус, система збереження документів може не спрацювати. Дана проблема може бути вирішена за допомогою створення системи резервування.
Ще одним можливим мінусом впровадження СЕД може стати консервативність співробітників, які будуть зайняті в системі. При переході на автоматизований документообіг не завжди виходить уникнути і попередити невдоволення серед співробітників, які звикли до ручної праці і володіють неповними знаннями про електронний документообіг.
Також система електронного документообігу надає великого значення грамотному введення даних. В даному випадку особливо важливий людськи фактор, так як безперебійне функціонування системи в подальшому буде залежати від кваліфікації та якості роботи персоналу.
На етапі покупки і впровадження системи електронного документообігу керівництво компанії має бути готове до фінансових витрат. Але після дані витрати як правило компенсуються за рахунок скорочення витрат на роботу з документацією і оптимізації бізнес-процесів.
Обмін електронними документами можливий далеко не з усіма контрагентами. Причиною цього є відсутність єдиного інформаційного простору. Внаслідок чого багато компаній змушені паралельно вести як паперовий, так і електронний обмін документами. Очевидним залишається факт, що пересилання актів і договорів електронним способом значно спростили б роботу між замовником і клієнтом в будь-якому сегменті ринку.
Обов'язковий реквізит більшості документів, який надає їм юридичну силу - це особистий підпис. Юридичну силу електронного документа зазвичай підтверджують електронним підписом, яка, згідно з 63-ФЗ може бути трьох видів:
3) Посилена кваліфікована підпис може замінювати паперову документацію у всіх випадках. Винятком є ситуація де на законодавчому рівні потрібно наявність лише документ на папері.
На сьогоднішній день більшість країн вважає рівноправними як паперові документи зі звичайною підписом, так і електронні документи, які підписані кваліфікованої електронним підписом.
Перехід організації з паперового документообігу на електронний повинен бути грамотним і добре продуманим, так як від цього кроку залежить подальша робота всього підприємства.
Найчастіше ініціатором автоматизації процесів руху документів на підприємстві виступає Генеральний Директор. Зацікавленість керівництва у переході на безпаперовий документообіг грає велику роль, так як від цього багато в чому залежить успіх даного проекту.
Зазвичай саму автоматизацію умовно поділяють на дві частини: безпосередньо процес і звіт, тобто контроль за роботою готового продукту.
Якщо стоїть завдання не тільки впровадити електронний документообіг, а й перетворити бізнес-процеси, то технічне завдання необхідно формулювати разом з менеджерами, які відповідальні за ці процеси. Тільки в разі залучення їх в союзники вийде створити успішну версію електронного документообігу.
Процес автоматизації можна розділити на кілька ключових етапів:
Етап 1. Технічне завдання. Для початку керівники проекту повинні визначитися з завданнями, які повинні виконувати майбутня система. Чітко сформульовані завдання допоможуть зробити правильний вибір на другому етапі.
Етап 2. Вибір IT-рішення. Для підприємства з невеликим документообігом може бути досить використання електронної бази даних, наприклад Access або Excel. Тобто підприємствам невеликого масштабу не завжди обов'язково займатися глобальної перебудовою документообігу.
Керівники великих підприємств, які мають регіональні підрозділи, які бажають автоматизувати документообіг, навпаки - повинні бути готові до дорогого і довгого впровадження.
Етап 3. Опис бізнес-процесів. Перед початком впровадження документообігу необхідно вивчити існуючі в даний час бізнес-процеси підприємства. Саме на цьому етапі провідна роль віддається начальникам відділів, які задіяні в автоматизації. Їх основне завдання - допомогти описати шлях документів і скласти покрокове протікання бізнес-процесів.
Етап 4. На даному етапі складаються кошториси, календарні графіки, списки необхідних ресурсів, розробляється загальний план робіт. При цьому необхідно враховувати всі існуючі плюси і мінуси, які з'являться після автоматизації документообігу.
Етап 5. Реалізація. На цьому етапі відбувається безпосереднє впровадження електронного документообігу. Тривалість етапу безпосередньо залежить від складності структури організації і бізнес-процесів, які протікають в ній. Контроль і координація робіт здійснюється керівником проекту.
Етап 6. Завершення. На даному етапі відбувається тестування програми. Дуже часто при тестуванні виявляються прогалини автоматизації. Цей етап важливий тим, що на ньому ще є можливість оперативно усунути виниклі проблеми.
Етап 7. Введення проекту в експлуатацію. Це може бути один із способів реалізації, який застосовується на початку використання системи:
- Паралельна стратегія, тобто робота ведеться за старою системою, але одночасно використовуються нові технології. В процес дві системи - стара і нова постійно порівнюються і як наслідок, нова система поступово адаптується. Однак внаслідок дублювання даних такий підхід є найбільш витратним в трудовому і тимчасовому відношенні.
- Стрибок - перехід на використання нової системи проводиться моментально, тобто перехідний процес відсутній. Даний метод є ефективним, проте, дуже ризикованим.
- Запуск пілотного проекту - стрибок відбувається на одній ділянці. Даний підхід відрізняється надійністю.
- Послідовна автоматизація. Впровадження починається з найбільш вузьких місць і поступово в процесі починають брати участь нові ділянки. При виборі такого підходу, як правило, витрачається багато часу, однак при цьому віддача видно практично відразу.
На даному етапі, незалежно від обраної стратегії можуть виникнути складності, пов'язані з консерватизмом співробітників. Однак при грамотному підході ймовірність ризиків можна значно знизити.
Етап 8. Контроль за використанням системи. Основна мета на даному етапі - домогтися поступового використання програми на повну потужність. Тобто програма повинна стати реальним засобом документообігу, а не залишатися набором файлів.
Ще одним важливим моментом є та обставина, що навіть після успішного проходження кожного з восьми етапів автоматизації, впроваджена система повинна постійно доопрацьовуватися і вдосконалюватися. Це є одним з основних факторів успішного використання електронного документообігу на підприємстві.
Подальше супроводження системи обов'язково має включати в себе:
- Підтримку системи в робочому стані. Вона може полягати в консультативної допомоги користувачам, усуненні виникаючих помилок, резервне копіювання даних;
- Внесення корективів в довідники системи, виходячи з поточних змін в організації;
- Відстеження змін в законодавстві;
- Зміна налаштувань в системі під нові вимоги працівників.