Оригінал (1-й прим.) Документа повинен бути видрукуваний на одному боці аркуша паперу формату А4 за ГОСТом 9327-60 через півтора міжрядкових інтервалу. Можна надрукувати через два міжрядкових інтервалу при подальшому тиражуванні зі зменшенням формату.
Якість друку тексту і відтворення ілюстративного матеріалу має забезпечувати можливість подальшого репродукування документа (включаючи мікрофільмування). Помилки, описки і графічні неточності, виявлені в процесі оформлення, повинні бути виправлені (як правило, допускається виправлення від руки чорним чорнилом після акуратною підчищення).
Багатосторінкові, як правило, організаційні документи (положення, інструкції, правила і т.д.) можуть оформлятися на загальному бланку, але на практиці прийнято оформляти їх з використанням титульного аркуша.
Титульний лист повинен оформлятися відповідно до необхідного формуляром-зразком (рис. 5.6).
Ліва сторона поля 2 призначена для розміщення кодів (індексу УДК, номери державної реєстрації, інвентарного номера документа). Ці дані розміщуються стовпцем - одне під іншим.
Поле 3 призначений для проставляння грифів про узгодження і затвердження документа: з правого боку - гриф і дата затвердження, з лівої - гриф (и) погодження та реєстрації, наприклад:
У иоле 4 вказують найменування документа, наприклад, теми реферату, курсового проекту. Найменування виду документа друкують прописними літерами, заголовки, теми - малими, наприклад:
В поле 5 проставляють номери (шифри) тим (проблем), наприклад:
В поле 6 зліва вказують посади, вчені ступені і звання виконавців і керівників тим, проектів, документів, а також дати підписання (перевірки, прийняття робіт).
Мал. 5.6.Расположеніе реквізитів документа на титульному аркуші
В поле 7 вказують місто і рік випуску документа, наприклад:
Використання скорочень, символів і спеціальних термінів
Якщо в документі застосовуються не загальноприйняті (вузькоспеціальні) скорочення, символи і терміни і коли їх загальна кількість більше 20 і кожне з них повторюється в тексті не менше 3-5 разів, слід скласти і включати в документ їх перелік. Скорочення, символи і терміни розташовуються в переліку стовпцем, в якому зліва призводять скорочення (символ, спеціальний термін), а праворуч - його детальну розшифровку.
При їх меншій кількості і частоті вживання перелік допускається не складати, достатньо їх розшифровки при першій згадці або безпосередньо в тексті (в дужках), або в підрядковому примітці.
При першій згадці в тексті іноземних фірм, маловідомих прізвищ або географічних назв їх пишуть як в українській транскрипції, так і мовою оригіналу (в дужках).
Текст повинен поділятися на розділи, підрозділи (параграфи) і пункти. При великому обсязі (80-100 стор.) Документ доцільно ділити на голови.
Глави (розділи) повинні бути пронумеровані арабськими цифрами в межах усього документа або його частини. "Введення" і "Висновок" нумеруються як глави (розділи). Після номера глави ставиться крапка.
Розділи, підрозділи і пункти слід нумерувати арабськими цифрами в межах кожного розділу. Номер повинен складатися з номера розділу і номера розділу, між якими ставиться крапка, в кінці номера також ставлять крапку, наприклад:
Глави (розділи) повинні мати змістовні заголовки. Заголовки друкуються, як правило, великими літерами, заголовки підрозділів (параграфів) - малими (крім першої великої). Якщо заголовок складається з двох або більше речень, їх розділяють крапкою. В кінці заголовка крапку не ставлять. Підкреслювати слова в заголовках не доцільно.
Відстань між заголовком і останнім рядком попереднього тексту (для тих випадків, коли кінець одного і початок іншого підрозділів розміщуються на одній сторінці) повинен бути збільшений на один-два інтервали в порівнянні з текстом всередині розділів.
Нумерація сторінок документа повинна бути наскрізною:
- першою сторінкою є титульний аркуш;
- з другої сторінки розміщується анотація (реферат);
- далі з нової сторінки розміщується зміст;
- далі з нової сторінки починається введення.
Якщо в документі містяться малюнки і таблиці, які розташовуються на окремих сторінках, їх необхідно включати в загальну нумерацію незалежно від їх формату. Додатки і список літератури (бібліографічний список) необхідно включати в наскрізну нумерацію.
У змісті послідовно перераховують заголовки глав, розділів, підрозділів і додатків і вказують номери сторінок, на яких вони розміщені. Зміст має включати всі заголовки, наявні в документі. У документі обсягом менше 10 сторінок зміст не обов'язково.
Ілюстрації готуються так, щоб деталі і написи забезпечували можливість якісного репродукування. У примірнику документа, призначеному для мікрофільмування, застосовують тільки штрихові малюнки, в екземпляр документа, призначений для мікрофільмування, не допускається розміщувати кольорові ілюстрації.
Всі ілюстрації (фотографії, схеми, креслення та ін.) Іменуються рисунками. Малюнки нумеруються послідовно в межах розділу (глави) арабськими цифрами.
Малюнки повинні розміщуватися відразу після посилання на них в тексті документа. Якщо документ складається з невеликого числа сторінок тексту і великої кількості малюнків, їх допускається поміщати по порядку номерів в кінці документа. Малюнки слід розміщувати так, щоб їх можна було розглядати без повороту документа.
Цифровий матеріал, що поміщається в документ, рекомендується оформляти у вигляді таблиць. Таблицю слід поміщати після першої згадки про неї в тексті. Якщо документ містить невелику кількість сторінок тексту і велика кількість таблиць, допускається поміщати таблиці по порядку номерів в кінці тексту.
Кожна таблиця повинна мати змістовний заголовок. Тема поміщають над відповідною таблицею і починають з великої літери. Підкреслювати заголовок годі було. Над правим верхнім кутом таблиці поміщають напис "Таблиця" із зазначенням порядкового номера таблиці.
Заголовки граф таблиць повинні починатися з великих літер, графи і підзаголовки - з малої, якщо вони складають одне речення з заголовком, і з великих, якщо вони самостійні.
Графу "№ п / п" в таблицю включати не слід. Ділити головки таблиці але діагоналі не допускається.
При перенесенні таблиці на наступну сторінку документа головку таблиці для зручності читання доцільно повторити, а над нею помістити запис: "Продовження табл. № __________" із зазначенням номера. Якщо головка таблиці громіздка, допускається її не повторювати; в цьому випадку нумерують графи і повторюють їх нумерацію на наступній сторінці. Заголовок таблиці при її перенесенні не повторюють.
Таблиці повинні нумеруватися в межах розділу (глави) арабськими цифрами. При посиланні на таблицю вказують її номер, а слово "таблиця" пишуть у скороченому вигляді "табл. 2". Повторні посилання на таблиці слід давати зі скороченим словом "дивись", наприклад: (див. Табл. 2). Допускається наскрізна нумерація таблиць по всьому документу при їх невеликому (3-5) кількості.
Якщо в документі тільки одна таблиця, її не нумерують і слово "таблиця" не пишуть.
Якщо повторюваний в графі текст складається з одного слова, його допускається заміняти лапками якщо повторюється текст складається з двох і більше слів, то при першому повторенні його замінюють словом "те саме". Ставити лапки замість повторюваних цифр, марок, знаків, математичних і хімічних символів не допускається. Якщо цифрові або інші дані в якому-небудь рядку таблиці не приводять, то в ній ставлять прочерк.
