Працівникам кадрового відділу необхідно володіти точними, повними і об'єктивними відомостями про всі службовців підприємства, які перебувають у його штаті. Документація індивідуального обліку, в якій міститься інформація про професійну діяльність кожного трудящого, збирається в свого роду досьє. Далі розглянемо, як здійснюється формування особистих справ співробітників на підприємстві.
Загальні відомості
Досьє на працівника необхідно для систематизації наявних відомостей, узагальнення їх в одному місці. Особиста справа співробітника, зразок оформлення якого буде представлений далі, являє собою комплект паперів, що стосуються:
- Прийому на роботу.
- Процесу просування по службі.
- Виконання правил трудової дисципліни.
- Припинення відносин з наймачем і іншого.
Слід зазначити, що ведення особистих справ співробітників не є обов'язковим по відношенню до всіх службовцям. Прикладом є ФЗ № 79. У ньому передбачено обов'язкове оформлення особистих справ співробітників, які перебувають на держслужбі. Для інших трудящих порядок складання досьє може бути визначений нормативними актами локального характеру. Особові справи можуть вестися на наступних працівників:
- Керівників (глав підприємств, заступників, помічників).
- Начальників структурних підрозділів та їх заступників.
- Провідних (головних) фахівців.
- Працівників, які несуть матеріальну відповідальність.
- Службовців, які включені до кадрового резерву для перекладу на посади, що мають особливе значення.
- Фахівці, що забезпечують діяльність апарату управління підприємством.
Переваги складання досьє
Слід зазначити, що особиста справа співробітника - це дуже зручне джерело даних про кожного робочому. В одній папці збираються всі копії особистих паперів службовця, наказів, прийнятих в його відношенні, та інше. Це дозволяє скласти найбільш повну характеристику на працівника, відзначити його заслуги або, навпаки, будь-які порушення і зловживання, допущені ним у ході своєї професійної діяльності на підприємстві.
Внутрішні акти підприємства: особиста справа співробітника
Документи збираються і складаються на тих чи інших службовців на розсуд керівництва. Якщо папки з особистими паперами передбачаються для всіх працівників, то доцільно створити відповідний локальний акт. Крім того, слід включити розділ, який передбачає необхідність заводити особову справу співробітника на кожного штатного працівника, в тому числі на технічний персонал. На деяких підприємствах керівники вважають за краще розробляти окремий акт, що фіксує всю специфіку складання досьє.
Основні нюанси
Незалежно від форми регламентації складання досьє на службовців, при роботі з ними слід визначити:
Чи необхідно досьє на сумісника?
Це буде залежати від того, чи займає службовець таку посаду, при якій необхідна особиста справа співробітника. При цьому для зовнішніх сумісників зазвичай зводиться нове досьє, а для внутрішніх в уже існуючі папки підшиваються відповідні документи. Якщо на підприємстві передбачено нормативними актами обов'язкове ведення особистих справ, то і на сумісників вони заводяться теж, згідно з установленим порядком.
На сумісників досьє складається за загальними правилами, визначеними на кожному конкретному підприємстві. Згідно ст. 283 ТК громадянин при призначенні його на посаду за сумісництвом пред'являє паспорт або інший документ, що посвідчує його особу. Якщо посада вимагає особливих знань, наймач має право попросити майбутнього фахівця пред'явити диплом або інший документ про освіту чи профпідготовці (або його копію, завірену належним чином). При прийомі на підприємство з важкими або небезпечними (шкідливими) трудовими умовами роботодавець може зажадати довідку про характер і умови діяльності на основному місці службовця. Копії наданих документів повинні бути підшиті до особової справи.
первісне складання
Створення особистих справ здійснюється для впорядкованої угруповання документованих відомостей про працівників безпосередньо в процесі фіксування трудових відносин з ними. Складання, як правило, проводиться в окремій папці на кожного службовця. Дана форма ведення особових справ вважається найбільш зручним способом систематизації відомостей. Разом з цим необхідно пам'ятати, що заборонено отримання, обробка і прилучення до досьє відомостей, що вказують на його політичні, релігійні та інші переконання, приватне життя, членство в громадських організаціях, в профспілках в тому числі.
Основні вимоги
На практиці при складанні особистих справ документи поміщаються в швидкозшивач. На його обкладинці проставляється порядковий номер, який присвоєно досьє. Під ним же особиста справа співробітника реєструється у відповідному журналі (книзі) обліку. Дане розпорядження міститься в ст. 695, п. Б Переліку архівних типових паперів, що створюються в процесі функціонування державних органів, інстанцій місцевої влади із зазначенням періоду зберігання. Після того як службовець звільняється з підприємства, його досьє вилучається з швидкозшивачі. Потім особиста справа оформляється для передачі його в архів і передається на зберігання.
Відомості журналу (книги) обліку
У цьому документі можуть бути присутнім наступні дані:
- Номер досьє.
- П.І.Б. фахівця.
- Число початкового оформлення досьє.
- Дата передачі паперів в архів.
- Інші відомості, які передбачені внутрішньою політикою підприємства.
Первинне оформлення передбачає угруповання паперів, що свідчать про прийняття громадянина на роботу, а далі - все відомості, які стосуються професійної діяльності службовця в організації.
Перелік основних даних
У законодавстві список документів, які повинні включатися в особисті справи, не визначений. Для цивільних держслужбовців передбачено, що їх досьє містить персональні та інші дані, що стосуються вступу на службу, проходження її та звільнення. В особисті справи також включається інформація, необхідна для забезпечення діяльності держоргану.
- Внутрішній опис паперів.
- Особовий листок обліку або анкета.
- Автобіографія.
- копії:
- документа, що посвідчує особу;
- страхового свідоцтва;
- ІПН (якщо його надав службовець);
- свідоцтва військового обліку для військовозобов'язаних і громадян, які підлягають призову;
- паперів, що підтверджують право фахівця на податкові відрахування, які передбачені в ст. 218 НК;
- довідок про встановлення рівня обмеження працездатності, інвалідності (при наданні їх фахівцем);
- розпорядження (наказу) про зарахування в штат;
- посадової інструкції;
- договору про прийняття матеріальної відповідальності (якщо посада передбачає її);
- трудового договору (якщо оригінал зберігається в окремій папці).
5. Папери, що стосуються допуску до відомостей, які становлять таємницю, що охороняється законом (якщо виконання обов'язків фахівця передбачає використання такої інформації).
6. Результати попереднього медобстеження (обстеження), яке виконується для встановлення профпридатності (в передбачених в законі випадках).
додаткові паперу
В ході трудової діяльності фахівця до його особової справи можуть бути підшиті:
- Примірники угод до основного договору (або їх копії).
- Повідомлення про зміни умов трудового договору з ініціативи наймача.
- копії:
- доповідних і пояснювальних записок, заяв і прохань працівника з різних питань;
- наказів (розпоряджень) про переведення працівника на іншу діяльність (посаду), про зняття дисциплінарних стягнень, заохочення, припинення діяльності на підприємстві;
- трудової книжки.
4. Результати періодичних (обов'язкових) медоглядів.
5. Матеріали атестації (якщо даних заходів вимагає посаду).
6. Інші документи, що стосуються діяльності фахівця на підприємстві.
фотографія фахівця
Вона також присутня в особовій справі. Як правило, використовується фотографія 4х6. На її звороті записується П.І.Б. працівника. Доцільно міняти фотографію не рідше одного разу на 5 років або при досягненні певного віку. Дане питання регламентується на розсуд начальства.
зміна відомостей
Кадрові працівники, що несуть відповідальність за складання і ведення справ, повинні стежити за їх станом і своєчасно коригувати інформацію. Немає необхідності вносити зміни в анкету або листок обліку, а також вимагати від фахівця заповнити папери заново. Всі коригування здійснюються шляхом складання окремих актів. Вони називаються доповненнями до того чи іншого розділу (додаток до анкети, наприклад). Як правило, вони представлені в табличному варіанті. Розробка відповідних бланків здійснюється на розсуд роботодавця.