Згідно із законодавством, особисті справи (ЛД) обов'язково повинні вестися на службовців державних установ, інші підприємці та юридичні особи можуть вести подібну документацію за бажанням. Але мати особиста справа співробітника на підприємстві дуже зручно, тому що вся інформація на працівника зібрана в одному місці, і при бажанні керівник або кадровик легко можуть отримати необхідні відомості про службовця навіть без його безпосередньої участі.
Формування особової справи співробітника
Формуванням ЛД займається відділ кадрів або відповідальний за ведення самої кадрової документації співробітник, якщо підприємство невелике.
Як правильно написати характеристику на працівника?
Для інших трудівників ніякого порядку не встановлено, тому персональні дані на них можна вести так, як заведено на підприємстві. Формування особової справи працівника починається після оформлення наказу про прийом на роботу. Зазвичай відомості про співробітників ведуть в папках-скоросшивателях.
Насамперед в папку співробітника потрапляють документи, які він надав у відділ кадрів при влаштуванні на роботу, поступово туди будуть додаватися інші відомості про нього.
Як правило, особиста справа працівника містить наступні документи:
- заява про прийом на роботу ;
- анкету співробітника або автобіографію;
- трудовий договір, трудова угода або контракт;
- резюме;
- особовий листок з обліку кадрів (з доповненнями);
- копії документів про освіту;
- характеристику службовця або рекомендаційні листи;
- паспортні дані, копії свідоцтва про шлюб і народження дітей;
- копії документів про затвердження на посаді;
- копії наказів (або виписки з наказів) про прийом на роботу, переведення, звільнення;
- копії документів про нагородження або накладення стягнення;
- атестаційні листи;
- посадові інструкції;
- свідоцтва, дипломи;
- списки винаходів, наукових праць;
- довідки та інші документи, які відносяться до даного співробітника;
- внутрішній опис документів, наявних в особовій справі.
Наскільки важливий наказ про трудову дисципліну?
Внутрішній опис персональних даних службовця включає відомості про документи, що містяться в особовій справі, їх порядкових номерах, індексах, датах і номерах аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Документи ЛД і листи внутрішнього опису повинні бути пронумеровані окремо.
Внутрішній опис становить працівник, провідний персональні дані співробітника. Документи в особовій справі людини додаються і враховуються в хронологічному порядку, в міру надходження нових даних. До таких даних належать свідчення, накази по особовому складу та виписки з них, довідки - будь-які, підтверджені документально відомості, що мають відношення до роботи співробітника. Усна заява службовця не є достатньою підставою для внесення змін і доповнень до ЛД.
Титульна сторінка
Незважаючи на вільну форму ведення особової справи працівників на підприємствах, існує форма оформлення титульного аркуша, встановлена ГОСТом 17914-72, і краще її дотримуватися.
Обкладинка ЛД співробітника оформляється наступним чином:
- у верхній правій частині вказується порядковий номер справи;
- посередині обкладинки вказують найменування структурного підрозділу і підприємства, в якому працює людина;
- нижче ставиться напис: «Особиста справа № ...» і дублюється номер з верхнього правого кута, ще нижче вказується прізвище, ім'я та по батькові працівника;
- в правому нижньому кутку вказують дату початку і дату закінчення справи, термін зберігання і кількість аркушів.
Журнал реєстрації
На підприємстві, де ведеться трудова історія працівників, повинен бути заведений журнал (книга) обліку особистих справ службовців. Співробітник, відповідальний за ведення ЛД персоналу, або відділ кадрів фіксує в ньому порядкові номери цих документів (в хронологічному порядку), прізвища, імена та по батькові працівників. Також в журналі зазначають дати постановки (день прийому співробітника на роботу) і дати зняття (день звільнення службовця) ЛД з обліку.
оформлення ЛД
Як відбувається правильне звільнення працівника за прогул?
Всі документи для формування особової справи повинні передаватися під розпис відповідальному працівнику відділу кадрів (або іншому призначеному співробітнику), який відповідає за саме ведення подібної документації. Цей співробітник також несе відповідальність за збереження папок. Зберігати ЛД при цьому можна в будь-якому зручному порядку: за номером або за алфавітом.
Оформлення порядку ведення
Керівник підприємства також повинен видати окремий документ, в якому встановлюється ознайомлення з особистими справами і порядок їх видачі, співробітники, які отримують допуск до користування персональними відомостями, а також особа, відповідальна за оформлення ЛД працівника.
порядок видачі
Слід пам'ятати, що співробітникам на руки їх особисті справи не видаються. Службовець може ознайомитися безпосередньо з усіма даними про себе тільки в відділі кадрів, в присутності відповідального працівника, який повинен відобразити у внутрішній опису факт ознайомлення з ЛД. Співробітники, які мають допуск до роботи з цими відомостями, не мають право вносити туди ніяких змін, вилучати будь-які документи тощо. Будь-яка зміна документації ЛД може здійснювати тільки особа, яка відповідає за ведення і зберігання персональних даних в цілому. Після повернення ЛД відповідальному працівнику він зобов'язаний перевірити, чи всі документи на місці і в первозданному вигляді.
Зберігання особистих справ
Особиста справа співробітника ведеться до моменту його звільнення з підприємства. Після звільнення працівника папка з персональними даними про нього передається на зберігання до архіву. В архіві документи також повинні зберігатися в металевих шафах або сейфах. Термін зберігання для особистих справ співробітників встановлено 75 років, ЛД керівників же зберігаються постійно (безстроково).
Навіщо потрібна автобіографія при прийомі на роботу?
Популярне Нове Новини
- 5 причин, чому ІП потрібно відкрити розрахунковий рахунок
- Як навчитися успішної торгівлі на Форекс
- Як визначитися з областю діяльності для відкриття бізнесу
- Сувеніри з логотипом компанії
- Де взяти онлайн-позику без перевірки кредитної історії
- Боржникам можуть заборонити реєструвати новий бізнес
- ТОВ та ВП повинен підготуватися до перевірок Ространснагляду і Ростехнагляду
- Місцева влада може надавати малому бізнесу податкові знижки
- При придбанні онлайн-послуг у іноземних компаній ІП зобов'язаний платити ПДВ
- ІП при сплаті внесків до «Платон» можуть отримати податкову пільгу
Додати на Яндекс
