Що собою являє особиста справа співробітника, ніж регламентується його оформлення і ведення? Які документи обов'язково зберігаються в робочому «досьє», чи потрібно заводити його на всіх співробітників підприємства?
Особиста справа працівника
Для чого потрібна особиста справа - щоб в розпорядженні кадрової служби завжди перебувала необхідна інформація про співробітника.
У таке свого роду «досьє» зібрані документи, які містять персональні дані, облік трудової діяльності, починаючи з прийому на роботу, переміщень, нагороджень, стягнень аж до звільнення з роботи.
Особистими справами персоналу займається кадрова служба, а в невеликих організаціях призначають співробітника, відповідального за такого роду документацію.
Зазвичай особиста справа заводять на кожного працівника, адже це зручно - мати єдине джерело відомостей про людину. Але обов'язковим ведення особових справ є лише для державних службовців.
В інших випадках необхідність робочого «досьє» і порядок його ведення регулюють локальні нормативні акти, видані керівництвом.
Зазвичай це керівний склад, начальники відділів і підрозділів, головні фахівці, матеріально відповідальні особи і працівники, які зараховані до кадрового резерву і претендують на підвищення в посаді.
Особиста справа - чим регламентується?
Порядок кадрового діловодства, включаючи не тільки особиста справа, а й особисту картку співробітника. а також трудовий договір та інші документи, для державних організацій регламентується спеціальними законами.
А ось для інших підприємств і компаній доцільно розробити і затвердити своє становище або інструкцію по веденню кадрової документації.
Заводячи особиста справа, кадровик повинен знати кілька важливих факторів:
У тому випадку, коли людина працює за сумісництвом. але його посада передбачає наявність особової справи, то його слід завести.
Зовнішнього сумісника покладається нове особиста справа, а документація на внутрішнього сумісника додається в уже наявну папку.
Як формується особова справа
Робоча «досьє» найзручніше вести, використовуючи папки-швидкозшивачі. Починають його оформляти після того, як виданий наказ на співробітника про прийом на роботу.
Що зазвичай включають в папку «Особиста справа»:
- автобіографію співробітника або його анкету, резюме;
- характеристику працівника з попереднього місця роботи або рекомендаційні листи;
- заява про прийом на роботу;
- трудовий договір або контракт;
- особовий листок з обліку кадрів (з доповненнями);
- копію документа, що посвідчує особу співробітника;
- копії свідоцтва про шлюб і народження дітей;
- копії документів про освіту або наявності спеціальних знань;
- копію страхового свідоцтва державного пенсійного страхування;
- копії наказів (або виписки з наказів) про прийом на роботу, переведення, звільнення;
- копії документів про нагородження або накладення стягнення;
- атестаційні листи;
- посадові інструкції;
- свідоцтва, дипломи, списки винаходів, наукових праць;
- копії документів військового обліку.
Для зручності ведення особової справи в папку вкладають опис з переліком всіх документів. Мають документацію в хронологічному порядку: з моменту прийому, додаючи в процесі роботи різні накази і виписки з них, довідки та заяви.
На обкладинці особової справи співробітника вказують його порядковий номер - вгорі праворуч, посередині обкладинки пишеться найменування структурного підрозділу і підприємства.
Нижче йде заголовок «Особиста справа № ...» (номер дублюється той, що зазначений у правому верхньому куті).
Нижче цього напису пишуть ініціали працівника, а справа в нижньому кутку обкладинки слід вказати дату початку і закінчення справи, термін його зберігання та кількість аркушів.
Зберігання та видача особової справи
Облік особистих справ персоналу ведеться в спеціальному журналі або книзі - відповідальний за їх ведення співробітник заносить туди номера особистих справ і П.І.Б. працівників, фіксує дати постановки на облік та зняття з неї при звільненні.
Оскільки особисті справи - це документи суворої звітності, зберігають їх окремо, в спеціальних сейфах або металевих шафах.
Інформацію про працівника вважають, що охороняються в законодавчому порядку персональними даними, тому доступ до особових справ обмежений. Співробітник, що займається веденням особистого справи, відповідає не тільки за правильність оформлення документації, а й за її збереження.
Щоб певні співробітники могли користуватися в роботі особистими справами, потрібно письмовий дозвіл керівника підприємства.
А ось працівникові його особиста справа на руки видавати заборонено. Як бути, якщо комусь потрібно ознайомлення зі своєю папкою - зробити це можна під наглядом відповідальної особи, яка потім внесе відповідну позначку у внутрішній опис.
Коли працівник звільняється, особиста справа передають в архів на зберігання. Причому «досьє» керівників зберігаються безстроково, а решта - 75 років.
Можливо, через якийсь час необхідність у веденні такої документації відпаде, адже і сьогоднішні спеціальності колись змінять професії майбутнього. Але поки особиста справа залишається важливою частиною кадрового діловодства і підходити до його оформлення потрібно відповідально.
Забирай собі, розкажи друзям!