Розділ 3. Організація роботи з документами
Частина 3.1. організація документообігу
Передача документів між структурними підрозділами зазвичай здійснюється через осіб, відповідальних за ведення діловодства структурних підрозділів (секретарів), або службу діловодства. При цьому документи повинні передаватися з відповідною відміткою в реєстраційній формі, 1 яка буде містити інформацію про місцезнаходження оригіналу документа та його копій.
Документи в структурний підрозділ передаються в основному для виконання, рідше для ознайомлення.
При передачі документів необхідно пам'ятати, що виконавці отримують документи не тільки відповідно до резолюцій керівників організації, але і відповідно до вказівок безпосередніх керівників структурних підрозділів, з урахуванням функціональних обов'язків, кваліфікації та рівномірної завантаженості співробітників. Тому не рекомендується передавати документи виконавцям без повідомлення керівників структурних підрозділів. 2
При оптимально налагодженій роботі виконавці повинні знайомитися з документами в день їх надходження. При цьому документи, які виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, що організує виконання. 3
При використанні в організації автоматизованої інформаційної системи (системи електронного документообігу) виконавцям зазвичай пересилається реєстраційно-облікова форма (картка) документа з прикріпленим файлом, що містить образ самого документа. При цьому відповідальному виконавцю при необхідності може передаватися і сам паперовий оригінал документа. Використання такої технології дозволяє зменшити кількість паперових копій документів, прискорити рух документів в організації, скоротити трудомісткість обробки документів і підвищити оперативність і ефективність виконання посадових обов'язків.
Необхідно відзначити, що на практиці значну частину документообігу організації становлять різного роду проекти документів, що вимагають узгодження, підписання або затвердження. Хоча всі ці етапи оформлення документів можуть бути закріплені в Табелі форм документів, можна відзначити, що узгодження проектів і підписання кінцевих варіантів проводяться в зростаючій ієрархічної послідовності. При цьому передача проектів здійснюється, як правило, співробітниками підрозділу, який готує документ, а служба діловодства тільки контролює терміни і правильність (повноту) їх оформлення при реєстрації.
Сьогодні багато організацій автоматизують роботу з проектами документів за допомогою використання новітніх технологій, до яких відносяться системи електронного документообігу, які, як правило, підтримують повний цикл роботи з проектами:
- створення реєстраційної картки проекту документа;
- зміна проекту зі зберіганням попередніх версій;
- узгодження проекту документа;
- підписання або затвердження проекту документа;
- реєстрація документа, створеного на основі проекту.