Якщо виробляти ці дії в одному каталозі, він роздується до неймовірних розмірів і це позначиться на продуктивності програми. Чим більше файлів завантажено в каталог, тим більше місця він займає на диску.
Тому розділимо весь ланцюжок на обробку та зберігання, створимо окремий каталог для кожного завдання. Назвемо їх «імпорт» та «архів».
У каталозі «імпорт» відбувається вся робота над зображеннями (в нього імпортуються фотографії з карток пам'яті, відбір і обробка теж відбуваються в цьому каталозі). Він зберігає тільки ті зйомки, які обробляються або очікують черги на обробку. Таким чином видно поточний і майбутній обсяг робіт. Після відбору, обробки і передачі зображень клієнту фотографії переміщуються в каталог «архів».
Ще один плюс, з каталогом «імпорт» можна працювати в поїздках. Робочі файли зберігаються на переносному диску і не потрібно тягати зайві фотографії з собою.
Зручність ведення архіву в Лайтрум ще й в тому, що не потрібно тримати підключеними жорсткі диски на яких зберігається архів. Навіть якщо частина зйомок лежать на диску, який не підключено, Лайтрум покаже превью цих фотографій і якщо буде потрібно одна з них - підключаємо диск. Причому програма скаже який диск, з якою назвою, підключити.
Залишилося поговорити про те, як переміщати файли між каталогами. Залежно від того, чи потрібно зберігати оригінали або можна обійтися без них, вибирають і спосіб передачі файлів з каталогу в каталог.
При перенесенні оригіналів використовується функція імпорту файлів з каталогу в каталог.
Зберігати оригінали розумно для важливих проектів і особистих зйомок. На той випадок якщо доведеться щось міняти в обробці (наприклад перевести в чб або навпаки повернути колір або якось інакше переобработать знімки) В інших випадках достатньо зберігати тільки оброблений джепег з максимальною роздільною здатністю.
Якщо потрібні тільки джепегі, простіше експортувати оброблені файли з максимальною роздільною здатністю (передати їх клієнту або відправити на друк), а потім імпортувати в каталог «архів».
Частиною організації архіву є перейменування файлів. Файл розповідає про зміст знімка до відкриття файлу: ким, де, коли і що на ньому зображено. Це полегшує пошук потрібних файлів.
У вас повинно бути 3 резервних копії на 2-х різних фізичних форматах носіїв, причому одна з копій повинна знаходиться поза домом. Дві різні папки на одному фізичному диску вважаються розташованими в одному місці.
Дотримання цих умов мінімізує ймовірність втрати даних до нуля. Наприклад, коли електромережі виникає стрибок напруги, (до речі, у вас повинен бути стабілізатор напруги і джерело безперебійного живлення) він однаково впливає на всі жорсткі диски відразу. І, якщо виходить з ладу один диск, то, швидше за все, вийдуть з ладу і два інших. В цьому випадку зберігання в різних форматах, на жорсткому диску і DVD копії, збереже дані на DVD, так як цей носій енергонезавісім. Однак DVD копії в наш час не є актуальними і можна використовувати жорсткий диск зберігається окремо в вимкненому стані. Цей диск підключається тільки для створення резервної копії після чого відключається і забирається назад в сейф.
Універсальні - це Google, Яндекс та інші хмарні сховища, які дозволяють зберігати будь-який тип файлів.