А. Голосів. начальник інкасації ВАТ «Пробизнесбанк»
Багато підприємств, надаючи послуги населенню або продаючи товари і продукцію, повинні добре уявляти, як організувати оборот готівкових коштів. Чи так це просто зробити, щоб не мати проблем, в тому числі і кримінальних? Останнім часом ми досить часто читаємо про втрату готівки через помилки в організації касового обслуговування, зневаги заходами безпеки при інкасації та транспортуванні грошових коштів.
При проведенні касових операцій умовно можна виділити три відносно самостійні функції:
- збір, зберігання і видача готівкових коштів;
- інкасація коштів;
- забезпечення безпеки проведення касових операцій.
Порядок ведення касових операцій і основні вимоги визначені Центральним банком Росії. Для організації та проведення касових операцій «керівники підприємств зобов'язані обладнати касу (ізольоване приміщення, призначене для прийому, видачі і тимчасового зберігання готівки) і забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси, а також при доставці їх з установи банку і здачі в банк». *
Для забезпечення надійного зберігання готівкових коштів і цінностей приміщення каси має відповідати наступним вимогам:
- бути ізольованим від інших службових і підсобних приміщень;
- розташовуватися на проміжних поверхах багатоповерхових будинків. У двоповерхових будинках каси розміщуються на верхніх поверхах. В одноповерхових будинках вікна касового приміщення обладнуються внутрішніми віконницями;
- мати капітальні стіни, міцні перекриття підлоги і стелі, надійні внутрішні стіни і перегородки;
- закриватися на двоє дверей: зовнішні, що відкриваються назовні, і внутрішню, виготовлену у вигляді сталевих грат, що відкривається у всередину каси;
- бути обладнаним спеціальним віконцем для видачі грошей;
- в обов'язковому порядку мати сейф (металева шафа) для зберігання грошей і цінностей, міцно прикріплений до будівельних конструкцій підлоги і стіни сталевими йоржами;
- розташовувати справними засобами пожежогасіння.
Каса обов'язково обладнується технічними засобами охоронно-пожежної та тривожної сигналізації, в багатьох офісах додатково ставляться системи охоронного телебачення.
Одним з основних факторів, що визначає рівень надійності охорони приміщення каси підприємства з необхідними технічними засобами, є наявність як мінімум двох рубежів охорони, охоронюваних зон і шлейфів сигналізації в кожному рубежі.
Першим кордоном охорони блокуються:
- дверні прорізи - на «відкривання» і «пролом»;
- засклені конструкції приміщення - на «відкривання» і руйнування скла;
- некапітальні стіни, стелі, перегородки і місця введення комунікацій - на «пролом»;
- капітальні стіни, вентиляційні короба, димоходи - на руйнування та
- ударну дію.
Другим рубежем охорони рекомендується блокувати матеріальні цінності, що зберігаються в металевих шафах або сейфах. Для їх блокування використовують ємнісні сповіщувачі, або вібраційні датчики.
Крім того, для підвищення надійності захисту можлива додаткова блокування сейфів і металевих шаф найпростішими датчиками і сповіщувачами, контролюючими площа (об'єм) приміщень.
Сигнали тривоги від всіх рубежів охорони рекомендується виводити на окремі номери пульта централізованого спостереження (ПЦС) через пост чергового персоналу або охорони, на якому повинні встановлюватися приймально-контрольні охоронної й охоронно-пожежної сигналізації.
Система пожежної сигналізації повинна відповідати вимогам чинного Сніпа «Пожежна автоматика будинків і споруд» та перебувати в працездатному стані.
Однак всі технічні, інженерні та інші засоби будуть марні, якщо касири не будуть виконувати вимоги з проведення касових операцій.
Приміщення каси має бути ізольовано, а двері до каси під час здійснення операцій - замкнені з внутрішнього боку. Доступ до приміщення каси осіб, що не мають відношення до її діяльності, забороняється.
Всі готівкові гроші і цінні папери повинні зберігатися у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - в комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення робочого дня закриваються ключем і опечатуються печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється залишати їх в обумовлених місцях, передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.
Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках тощо зберігаються у керівників підприємств. Не рідше одного разу на квартал комісія, що призначається керівником підприємства, проводить їх перевірку, результати якої фіксуються в акті.
Зберігання в касі готівки та інших цінностей, які не належать даному підприємству, забороняється.
Перед відкриттям приміщення каси і металевих шаф касир зобов'язаний оглянути схоронність замків, дверей, віконних грат і печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації.
У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або грат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє про подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів до охорони каси до прибуття їх співробітників. У цьому випадку керівник, головний бухгалтер або особи, які їх замінюють, а також касир підприємства після отримання дозволу органів внутрішніх справ проводять перевірку наявності грошових коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі. Ця перевірка повинна бути проведена до початку касових операцій.
Про результати перевірки складається акт в 4 примірниках, який підписується усіма що у перевірці особами. Перший примірник акта передається в органи внутрішніх справ, другий - надсилається до страхової компанії, третій - надсилається до вищестоящої організації (у разі її наявності), а четвертий - залишається у підприємства.
Згідно зі статтею 15.1 Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій, що виразилося в накопиченні в касі готівки понад встановлених лімітів, тягне за собою накладення адміністративного штрафу:
- на посадових осіб в розмірі від 40 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 4000 до 5000 рублів);
- на юридичних осіб - від 400 до 500 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 40 000 до 50 000 рублів).
Зберігання та використання готівки в касах підприємств
Готівкові гроші, що надходять до кас підприємств, підлягають здачі в установи банків для подальшого зарахування на рахунки цих підприємств.
Готівкові гроші можуть бути здані:
- в денні і вечірні каси банків;
- інкасаторам і в об'єднані каси при підприємствах для подальшої здачі в банк;
- підприємствам зв'язку для перерахування на рахунки в банках на основі укладених договорів.
Розмір ліміту залишку каси визначається виходячи з обсягів готівково-грошового обороту підприємств з урахуванням особливостей режиму його діяльності, порядку і термінів здачі готівкових коштів до установ банків, забезпечення схоронності і скорочення зустрічних перевезень грошових коштів.
Організація інкасації коштів і забезпечення охорони при їх транспортуванні всередині офісу
Керівник особисто відповідає за організацію безпечного транспортування грошових коштів як всередині офісного приміщення, так і поза його стінами.
Інкасування готівки можна організувати трьома основними способами.
1. Забезпечення охорони касира і інкасуються засобів власними силами за рахунок співробітників служби безпеки або співробітників відомчої охорони. При цьому необхідно враховувати, що переважна більшість випадків злочинних посягань спрямовано саме на касирів підприємств, що перевозять грошові кошти в необладнаному автотранспорті під охороною неозброєного співробітника сторожової служби підприємства. За статистикою, співучасниками злочинців в 90 # 37; випадків нападів є співробітники, які беруть участь у перевезенні грошових коштів або володіють детальною інформацією про інкасацію на підприємстві.
Тому керівникам при прийомі на роботу і призначення на посади, пов'язані з веденням касових операцій, охороною і транспортуванням грошових коштів, або при періодичному залученні осіб до вказаних вище робіт рекомендується звертатися до органів внутрішніх справ і медичних установ для отримання відомостей про цих людей, т. к. до ведення касових операцій, охорони і транспортування грошових коштів не допускаються особи:
- раніше притягалися до кримінальної відповідальності за умисні злочини, судимість у яких не погашена або не знята в установленому порядку;
- які страждають хронічними психічними захворюваннями;
- систематично порушують громадський порядок;
- зловживають спиртними напоями або вживають наркотичні речовини без призначення лікаря.
Керівник повинен надати касиру охорону при транспортуванні грошових коштів і цінностей з установ банків або здачі в них і в разі необхідності - транспортний засіб.
При транспортуванні грошових коштів касирові, супроводжуючим його особам і водію транспортного засобу забороняється:
- розголошувати маршрут руху і розмір суми доставляються грошових коштів і цінностей;
- допускати в салон транспортного засобу осіб, які не призначені керівником підприємства для їх доставки;
- слідувати пішки, попутним або громадським транспортом;
- відвідувати магазини, ринки та ін. місця;
- виконувати будь-які доручення і будь-яким іншим чином відволікатися від доставлення грошей і цінностей за призначенням.
2. Охорона касира і перевезених цінностей може здійснюватися співробітниками приватних охоронних підприємств, що мають спеціальну ліцензію і необхідне службове зброю. Багато приватні охоронні підприємства мають у своєму розпорядженні і спеціальним броньованим автотранспортом. При укладанні договору важливо досконально перевірити, чи має дане охоронне підприємство достатній досвід роботи на ринку послуг з охорони вантажів при їх транспортуванні, чи володіє підготовленими кадрами приватних охоронців і достатньою кількістю службової зброї. Не зайвим буде поцікавитися, у інших клієнтів Чопа, наскільки ефективна його робота. Статистика останнього часу свідчить про те, що через халатність співробітників охоронних фірм відбуваються розкрадання грошових коштів.
3. Доручення інкасації спеціалізованим підрозділам Банку, який обслуговує організацію, або спеціалізованим організаціям, що мають ліцензію Центрального банку Росії на проведення інкасації коштів (найвірніший і найбільш надійний спосіб). Останнім часом почастішали випадки шахрайства, здійснювані під виглядом інкасації. Касир віддає мішок з готівковою виручкою людині в чорній уніформі, не перевіряючи ніяких документів і не вимагаючи підтвердження банку, що часто відбувається через незнання вимог ЦБ. Всі касові працівники і співробітники служби безпеки, які працюють з ними, повинні пройти інструктаж у начальника служби інкасації, ознайомитися з порядком проведення інкасації, зразками документів і підписів на них, а служба охорони повинна мати списки автомашин і співробітників інкасації.
У забезпеченні безпеки проведення касових операцій в організації не може бути дрібниць, тому керівнику необхідно не тільки знати вимоги керівних документів Центрального банку, але і стежити за безумовним виконанням касирами і співробітниками служби безпеки, тому що збереження грошових коштів є першочерговою задачею керівника.