Особливості оподаткування та порядок справляння внесків залежать від змісту договору оренди. Розглянемо норми цивільного права, що регулюють договір оренди.
Два різновиди договору оренди
Цивільним кодексом передбачено договір оренди транспортних засобів:
- з наданням послуг з управління та технічної експлуатації (оренда з екіпажем) (ст. 632-641 ГК РФ);
- без екіпажу (ст. 642-649 ГК РФ).
У першому випадку експлуатацію машини організовує орендодавець, у другому - орендар. Ми розглянемо другий варіант - договір оренди без екіпажу. оскільки вважаємо малоймовірним, що ваш співробітник, не будучи професійним водієм, зайнятий виконанням посадових обов'язків за основним місцем роботи, візьме на себе додаткове навантаження організувати експлуатацію і обслуговування автомобіля в інтересах роботодавця.
Способи використання роботодавцем особистого автомобіля співробітника
Оформити використання особистого автомобіля працівника у службових цілях організація може різними способами:
- виплачувати співробітникові компенсацію за використання і знос особистого автомобіля за трудовим договором;
- орендувати у працівника автомобіль;
- укласти договір на надання транспортних послуг.
Крім того, працівник може передати організації машину в безоплатне користування або лізинг.
Оренда без екіпажу
Співробітник, який надав роботодавцю свій автомобіль у тимчасове користування, виступає в ролі орендодавця. У свою чергу роботодавець є орендарем автомобіля.
Обязанностіработніка-орендодавця. Орендодавець надає орендареві транспортний засіб у тимчасове володіння і користування без надання послуг по управлінню ним і без зобов'язань по його технічної експлуатації (ч. 1 ст. 642 ЦК України).
Обязанностіработодателя-орендаря. Орендар своїми силами організовує управління автомобілем і його експлуатацію (ст. 645 ЦК України). Він же несе відповідальність за шкоду, заподіяну третім особам (ст. 648 ЦК України).
Орендар зобов'язаний підтримувати належний стан орендованого автомобіля, проводити його поточний і капітальний ремонт (ст. 644 ЦК України).
Якщо інше не передбачено договором оренди, саме на орендаря покладаються витрати по утриманню орендованого автомобіля, його страхуванню, включаючи страхування своєї відповідальності, а також витрати, що виникають у зв'язку з його експлуатацією (ст. 646 ЦК України).
Орендар зобов'язаний виплачувати орендодавцю орендну плату (ч. 1 ст. 642 ЦК України) і заробітну плату водієві, якому доручено керування автомобілем, що випливає зі статті 645 ГК РФ.
Норми Цивільного кодексу, присвячені розподілу витрат між орендодавцем і орендарем, ми звели в табл. 1 нижче.
Таблиця 1.
Як видно з таблиці, практично всі витрати (якщо договором не встановлено інші правила) несе орендар. Розглянемо податковий облік витрат орендаря, а також які податки і внески, крім податку на прибуток, він повинен нараховувати та сплачувати.
Податок на прибуток
Щоб грамотно скласти договір оренди, необхідно чітко уявляти порядок оподаткування орендаря.
Обгрунтовані і документально підтверджені витрати
Податок на прибуток зменшують обгрунтовані (економічно виправдані) і документально підтверджені витрати, вироблені для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Довести необхідність витрат, пов'язаних з орендою у працівника транспорту і його обслуговуванням, не так складно. Наприклад, орендована машина може знадобитися на нетривалий час, поки автомобіль організації знаходиться в ремонті, або в зв'язку зі зміною місця розташування офісу у компанії виникла необхідність в поїздках в обслуговуючий банк, податкову інспекцію і т. Д. Щоб обгрунтувати виробничу необхідність оренди машини у працівника , роботодавець повинен видати наказ (зразок наведено нижче).
зразок наказу
Орендна плата
При обчисленні податку на прибуток орендна плата враховується в сумі фактичних витрат у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). За загальним правилом датою відображення орендної плати є день розрахунків, передбачений в договорі. А якщо ця умова відсутня, то витрати можна врахувати в останній день звітного періоду (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). В цьому випадку відмінностей між порядком визнання витрат на орендну плату в бухобліку і в податковому обліку не виникає. У той же час, якщо орендна плата врахована в одному звітному періоді, а орендодавцю перерахована в іншому, в місяці визнання витрат у бухгалтерському обліку виникають тимчасова різниця і відстрочений податковий актив.
Витрати по експлуатації орендованого автомобіля
Оскільки при укладанні договору оренди автомобіля без екіпажу на орендаря покладається обов'язок нести витрати по утриманню та експлуатації транспортного засобу, він має право включати їх до складу витрат, що зменшують податкову базу по податку на прибуток.
Зверніть увагу: експлуатаційні витрати - це комплексне поняття, яке включає декілька видів витрат, зокрема:
- придбання ПММ;
- технічне обслуговування автомобіля;
- зберігання;
- мийку;
- заробітну плату водія і страхові внески з неї.
Страхування автомобіля
Витратами організації за страховими договорами (як обов'язковим, так і добровільним) є страхові премії, що сплачуються страхової компанії (п. 1 ст. 2 Закону РФ від 27.11.92 № 4015-1 «Про організацію страхової справи в Російській Федерації»).
Якщо організація застосовує метод нарахування і договір страхування укладено на термін більше одного звітного періоду (місяця, кварталу, півріччя, дев'яти місяців), то витрати на страхування враховуються при обчисленні податку на прибуток рівномірно (абз. 7 п. 2 ст. 286, п. 3 ст. 286 і п. 6 ст. 272 НК РФ):
- протягом терміну дії договору, якщо страхова премія перерахована разовим платежем. При цьому сума витрат, яку організація може визнати, визначається пропорційно кількості календарних днів дії договору в цьому періоді;
- протягом терміну, за який сплачено частину страхової премії, якщо страхові внески сплачуються в розстрочку. При цьому сума, що включається до витрат, розраховується пропорційно кількості календарних днів дії договору в звітному періоді.
Якщо термін договору менше одного звітного періоду. то витрати на страхування включаються до складу витрат у момент оплати (п. 6 ст. 272 НК РФ).
При касовому методі сума страхової премії включається до витрат після її сплати (п. 3 ст. 273 НК РФ). Якщо у таких організацій порядок обліку витрат на страхування в бухобліку і податковому обліку різниться, то виникає необхідність застосування ПБУ 18/02.
Амортизація орендованого автомобіля
За загальним правилом орендар автомобіля амортизацію не нараховує, оскільки в цьому випадку право власності на нього до організації не переходить (п. 1 ст. 256 НК РФ і ст. 608 ЦК України).
- з 1-го числа місяця, наступного за місяцем введення невіддільних поліпшень в експлуатацію (п. 3 і 4 ст. 259.1 та п. 6 і 7 ст. 259.2 НК РФ);
- протягом усього терміну дії договору оренди (п. 1 ст. 258 НК РФ).
Нагадаємо, що невіддільними є поліпшення, які не можуть бути вилучені без заподіяння шкоди орендованому майну (п. 2 ст. 623 ЦК РФ).
Якщо на дату повернення орендованого автомобіля невіддільні поліпшення амортизовані в повному обсязі, їх залишкова вартість не зізнається витратою на підставі пункту 16 статті 270 НК РФ.
виправдувальні документи
Одним з обов'язкових умов визнання витрат витратами є підтвердження їх документами, оформленими відповідно до законодавства РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Документиотработніканаавтомобіль. Здавати майно в оренду має право тільки його власник або особа, уповноважена законом або власником (ст. 608 ЦК України). Це означає, що для визнання витрат орендаря працівник, який здає в оренду свій автомобіль, повинен представити організації-орендарю документи, що підтверджують його право власності на машину. Таким документом є паспорт транспортного засобу (ПТС). В період дії договору оренди у орендаря повинна зберігатися його копія.
Крім того, працівник повинен передати організації:
- свідоцтво про реєстрацію автомобіля;
- талон техогляду;
- страховий поліс (якщо ризики застрахував сам співробітник).
Для підтвердження витрат, пов'язаних з орендою автомобіля, організація повинна мати такі документи (табл. 2 нижче).