Операція з порятунку електронного ящика 2.0
- величезний потік повідомлень;
- ваша схильність перевіряти пошту замість того, щоб реально обробляти листи.
Завдання №1. Знизити кількість листів, що надходять
У процесі організації пошти дуже важливо насамперед «перекрити кран». Настільки сильно, наскільки це можливо. Чим менше листів вам надходить, тим менше зусиль вам знадобиться, щоб з ними впоратися. Починаючи з цього моменту, критично оцінюйте кожен лист, який потрапляє у вашу поштову скриньку.
Unroll.me - абсолютно безкоштовний сервіс для оптимізації читання ваших розсилок і процесу відмови від них. У двох словах, unroll.me генерує список з усіх ваших підписок і дозволяє відписатися від будь-якої з них прямо з вашого профілю. Для підписок, які ви вирішили зберегти, можна налаштувати отримання листів безпосередньо під «Вхідні». Ще є можливість об'єднати певних відправників в щоденний дайджест і вибрати час доби, в яке вам зручніше за все отримувати таку добірку. Як результат, різке скорочення кількості листів у вашій поштовій скриньці.
Не пропустіть: Маленька хитрість, яка прискорить розбір чистої білизни після прання
Завдання №2. Встановити час обробки пошти
Задача№3. Навчитися обробляти листи
- відмовитися від підписки;
- видалити;
- вчинити дію;
- налаштувати фільтри;
- архівувати.
По першому і другому пункту, думаю, все зрозуміло. Для повідомлень, які вимагають дій. моє правило полягає в тому, щоб завершити дію під час сеансу обробки пошти, якщо воно займає менше 5 хвилин. відповісти на лист, передоручити, запланувати в календар. В іншому випадку я пропоную вам створити окрему папку, в яку перенаправляти більші завдання і планувати для їх обробки окремий час у своєму розкладі.
Не пропустіть: Потужний засіб для видалення плям з килима і м'яких меблів
Якщо ви підписані на безліч розсилок і варіант «отримувати їх в одному листі» вам не підходить, можна налаштувати параметри фільтрації. Ця технологія допоможе зберегти папку «Вхідні» порожній, автоматично надсилаючи інформаційні розсилки в окрему папку для розсилок.
Щоб налаштувати фільтр в Gmail. відкрийте лист і натисніть випадає стрілку у верхньому правому куті, а потім виберіть рядок «Фільтрувати схожі листи».
Встановіть параметри для фільтра та натисніть внизу «Створити фільтр відповідно до цим запитом».
Далі вкажіть, в яку папку необхідно перенаправляти всі листи цього відправника (наприклад, листи з навчальних курсів я отримую на вкладку «Форуми», яку додала замість вкладки «Соцмережі». Для цих листів у мене є час, спеціально відведений для навчання і вони не відволікають мене від роботи протягом дня).
Завдання №4. розібрати завали
Тепер, коли ви різко скоротили обсяг вхідних повідомлень і навчилися обробляти нові листи, можна нарешті поговорити про те, що робити з усім накопиченим «добром».
Не пропустіть: Порядок на робочому столі: перетворюємо міф в реальність
Якщо папка «Вхідні» містить до 200 листів, розгляньте для їх обробки частину часу протягом наступного тижня, який ви витрачаєте на нові листи. Якщо ж листів набагато більше, я рекомендую почати з чистого аркуша вже сьогодні. Для цього створіть нову папку під назвою «Старі листи» і перемістіть всі несортовані листи в цю папку. Так ви прискорите обробку нових повідомлень і перестанете відчувати провину в кінці кожного дня.
Коли ви захочете розправитися зі старими листами, виберіть всі повідомлення від одного відправника (наприклад, шляхом введення в пошук його імені), і обробіть їх відповідно до пункту №3 цієї статті. Повторюйте цю дію, поки не закінчаться листи.
З найкращими побажаннями, Анна Видиш
P.S. Якщо вас пригнічує домашній побут, приходьте на мій курс «Академія домоводства». Там ви не тільки поповните свою скарбничку господарських Лайфхак, а й отримаєте розуміння того, як повинна виглядати ваша власна система ведення домашніх справ. Навчайтеся в комфортному для себе темпі, поступово, день за днем впроваджуючи отримані знання. Всі подробиці про курс і форму для заявки ви знайдете на цій сторінці.
