Хоча цей документ і не є обов'язковим для затвердження в компанії локальним нормативним актом, його наявність дозволяє впорядкувати внутрішній документообіг і забезпечує взаєморозуміння з контролюючими органами при перевірці документів, пов'язаних з відрядженнями.
Друга перевага його використання пов'язане з урахуванням витрат, які зменшують оподатковуваний прибуток: чітко прописана схема оформлення відряджень полегшує контроль за отриманням необхідної для податкового обліку документації. При цьому компанії можуть продовжувати користуватися документами, що стали після прийняття постанови № тисяча п'ятсот дев'яносто п'ять необов'язковими. Таким чином, в цьому випадку вносити зміни в положення немає особливої потреби.
Що включає в себе положення про відрядження?
Структура положення про відрядження зазвичай включає кілька розділів.
- Загальні відомості
В цьому розділі прописуються основні поняття і умови, пов'язані з відрядженнями. Наприклад, визначається, чи вважаються поїздки на 1 день відрядженнями і хто має повноваження приймати рішення про відрядження співробітників, вказується перелік осіб, які можуть бути відряджені у справах компанії в іншу місцевість, і інші подібні моменти.
В цьому розділі роботодавцем встановлюється максимальний і мінімальний термін перебування працівника в службовій поїздці. Крім того, тут необхідно описати, як саме слід продовжувати відрядження в разі необхідності, для чого буде потрібно прописати, яка посадова особа може прийняти дане рішення, які повинні бути підстави (документи) для продовження, як відшкодовуються витрати відрядженому в зв'язку з продовженням його поїздки. Таким же чином має бути докладно розписана процедура скорочення терміну відрядження. Також в цьому розділі роботодавець може вказати, як вважається тривалість відрядження, що приймається за момент від'їзду і приїзду, чи слід відряджається виходити на роботу відразу ж після прибуття (т. Е. В день приїзду).
У цьому розділі необхідно перерахувати, які витрати відрядженого компенсуються за рахунок підприємства, як розраховується величина добових і які чинники впливають на визначення розміру авансу. Також тут необхідно визначити, як і в якому розмірі будуть оплачуватися витрати по найму і бронювання житла.
Також в цьому розділі Положення роботодавець може визначити:
- виплачується компенсація всім співробітникам в однаковому (фіксованому) розмірі або він залежить від посади, яку займає відряджений;
- чи впливає дальність службової поїздки, її термін або щось інше на розмір компенсаційних виплат.
Незайвим буде також одним з розділів положення закріпити право направляється у відрядження співробітника відмовитися від запланованої службової поїздки. При цьому найкраще буде скласти вичерпний список ситуацій, в яких співробітник може написати відмову від поїздки (слід вказати, в якій формі має бути оформлено таке рішення), а також перераховані випадки, коли відправлення працівника є незаконною. Наприклад, забороняється відрядити в поїздки вагітних (ст. 259 ТК РФ) і неповнолітніх (ст. 268 ТК РФ).
Порядок розробки і затвердження положення про відрядження
Отже, зазначене положення є одним з основних нормативних актів, прийнятих на кожному підприємстві. Воно необхідне для упорядкування обліку та документообігу в компанії. З його допомогою можна встановити регламент щодо вирішення питань, пов'язаних з направленням відряджених співробітників в службові поїздки. Чітке і правильно оформлене положення може позбавити роботодавця від багатьох проблем, пов'язаних з документуванням і оплатою / компенсацією витрат на відрядження. Крім того, завдяки даному локальному документу підприємство може обгрунтувати збільшення податкових витрат за рахунок відрядження витрат, якщо всі вони зроблені в межах встановлених норм і відображені в положенні.