Додатки мають багато управлінських документи і, звичайно ж, супровідні листи. Причому додатком може бути як окремий документ, так і його частина. У нашій статті ми розберемося з правилами оформлення додатків до листа, адже це не настільки просто, як може здатися.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- Чи обов'язково складання переліку документів, що додаються на окремому аркуші;
- Правила оформлення додатків до листа, згідно ГОСТ;
- Правила оформлення відмітки про програму при відправці документації не тільки на паперовому носії або при пересиланні конфіденційних документів;
- Загальні вимоги оформлення супровідних листів.
Основні правила оформлення додатків до листа
Оформлення додатків до листа - це прямий обов'язок секретаря керівника, кадрового інспектора або діловода. Їх досвід, навички і професіоналізм забезпечують швидкий і якісний обмін інформацією як усередині компанії, так і з партнерами або контролюючими органами.
- Додаток згадується в самому документі, наприклад: наказ про затвердження штатного розкладу з ним самим;
- Документи, що додаються містяться в супровідному листі.
У нашій статті ми розглянемо ситуації з супровідним листом, так як в правилах їх оформлення є багато нюансів, про які необхідно знати кожному практикуючому діловоду.
Оформлення додатків до листа, який потребує поштового пересилання
- При згадці назви додатка в тексті, позначку оформляють так: «Додаток на 3-х аркушах в 2-х примірниках».
- При відсутності подібного згадки в тексті вказується найменування доданого документа, кількість пересилаються примірників і аркушів, на яких воно міститься. Якщо таких документів кілька, то вони, в обов'язковому порядку нумеруються. Виглядає це так:
1. Копія Статуту підприємства на 6 л. в 1 прим;
2. Свідоцтво про державну реєстрацію підприємства на 1 л в 1 прим. »
Ми перерахували різні варіанти порядку оформлення документів, що додаються до листа, що діють в стандартних ситуаціях. Про те, як діловоду діяти в нестандартних ситуаціях, розповість наш наступний розділ.
Рекомендуємо матеріали по темі:
Нестандартне оформлення додатків до листа
Не можна виключити ситуації, коли оформлення документів, що додаються потрібно, але воно не підходить не під один стандарт. Наприклад, супровідним листом супроводжується інформація, що міститься не тільки на паперовому носії, а, наприклад, на диску або флешці. В цьому випадку відмітка повинна виглядати так:
- Проект контракту на поставку вугілля на 4 л. в 1 прим.
- Те ж на флеш карті в 1 прим. ».
Бувають випадки, коли потрібно пересилання документів з обмеженим доступом до їх змісту. Єдина інструкція для таких випадків на сьогоднішній день поки ще не розроблена. Тому правила оформлення відміток про їх наявності містяться в використовуваних на підприємстві внутрішніх нормативах. Зазвичай в позначці про програмне забезпечення документі додатково вказується гриф обмеження доступу. Виглядає це так:
«Додаток: Маркетингове дослідження ринку автозапчастин на а / м МАЗ №85-1 КТ, комерційна таємниця, на 15 л. в 1 прим. »
Всі ці нюанси повинен знати досвідчений діловод.
Загальні правила оформлення додатків до листа
Тепер наведемо загальні правила оформлення супровідних листів, які в діловодстві компанії слід неухильно дотримуватися:
- Документи, що додаються до листа документи оформляються на аркуші паперу стандарту А4 і окремої реєстрації вони не підлягають;
- Заголовок до тексту супровідного листа друкується без точки в центрі рядка, допускається збільшення його міжрядкового проміжку;
- Шрифт, яким друкується перелік документів, що додаються, так само як і розміри міжрядкових інтервалів і полів, використовується такий же, як і в стандартних документах;
- Листи доданих документів нумеруються з другого листа;
- Самостійно розроблені супровідні документи підписує перший керівник або начальник структурного підрозділу, у відомстві якого вони були створені.
Анонси майбутніх номерів