Один з кращих способів підвищити ефективність співробітників в офісі - підсадити компанію на хороший сервіс для спільної роботи. У сьогоднішньому огляді ми розглянемо найбільш популярні «хмарні» рішення з управління проектами
Широке поширення Інтернету в сучасному світі призвело до того, що на хмарні технології покладається все більша частина завдань, а основною програмою на комп'ютері став браузер. Це стосується як домашніх, так і корпоративних користувачів. Документообіг, комунікації, бухгалтерія - всі ці процеси в офісах і на підприємствах виникають за участю веб-сервісів. Безумовно, складні коробкові CRM-системи як і раніше використовуються в багатьох компаніях, але все більший попит виникає на так звані SaaS-додатки для спільної роботи. SaaS розшифровується як «програмне забезпечення на вимогу» (Software as a service) і позначає онлайн-сервіси, з якими немає ніяких турбот з установки, настройки і оновленню. Крім того, вони забезпечують повсюдний доступ до роботи з будь-якого комп'ютера. Впевнені, що серед читачів 3DNews присутні керівники проектів або їх довірені співробітники, які втомилися від безладу в своїй організації або просто хотіли б перенести робочий процес на якісно новий рівень. В даному огляді ми розглянемо три найбільш популярних в Росії сервісу для організації спільної роботи в онлайні - «Бітрікс 24», «Мегаплан» і TeamLab.
Головна сторінка «Бітрікс 24»
«Жива стрічка» в «Бітрікс 24»
Сторінка співробітника в «Бітрікс 24»
Додавання завдання в «Бітрікс 24»
Календар в «Бітрікс 24» має три режими відображення - місяць, тиждень, день - і показує як додані вами завдання, які мають прив'язку до часу, так і окремо створені події. Їх можна додавати за допомогою планувальника або самостійно, вони включають в себе опис, запрошених учасників і інші настройки. Важливо згадати, що ви можете підключати і відключати події з активних календарів: за замовчуванням це особистий календар і ваші завдання, але можна створювати нові або додавати календарі інших користувачів, а також зовнішні календарі в форматі CalDav (його використовує Google Calendar) і MS Outlook.
Календар в «Бітрікс 24»
Для поділу за інтересами на сервісі також існують групи, в які можуть вступати користувачі, - наприклад, «відпочинок», «тренінги продажів» або «технології». У групах представлені ті ж можливості, що і в меню «Мої інструменти», - «жива стрічка», календар, фотографії та інші, але, крім того, є розділ Wiki, за допомогою якого можна сформувати базу знань з того чи іншого питання. Важливу роль відіграє розділ CRM. Він дозволяє вести облік контактів, компаній, угод, лидов і товарів, відслідковувати події, воронку продажів і конструювати звіти. В налаштуваннях можна виконати інтеграцію з поштою і інтернет-магазинами. А в розділі «Компанія» запрошуються на портал нові співробітники - для цього достатньо відправити їм лист на електронну пошту. Кожному співробітнику можна привласнити посаду і вибрати підрозділ, до якого він буде ставитися. Підрозділи додаються на сторінці «Структура компанії», де відображається деревоподібна схема організації - що і до чого відноситься. Кожен підрозділ має свого керівника і - якщо це необхідно - дочірні підрозділи.
Структура компанії в «Бітрікс 24»
«Бітрікс 24» дозволяє тонко налаштувати політику прав доступу на сайті. Тут є кілька рівнів прав, які визначають можливий перелік дій користувачів. Крім того, окремі права доступу налаштовуються для кожного завантаженого файлу або створеної папки - наприклад, рядовим співробітникам нема чого бачити бухгалтерські документи компанії. Це ж стосується і груп: є відкриті групи, але є і закриті, вступ до яких повинен схвалити адміністратор.
Крім усього перерахованого, сервіс служить для контролю за робочим часом співробітників. Прийшовши в офіс, користувач повинен провести на годиннику запуск робочого дня, у відведений час поставити облік на паузу, а в кінці завершити робочий день і відправити керівнику звіт. в якому перерахувати все зроблене за день. Крім того, на сайті ведеться графік відсутностей, де зазначаються всі пропуски співробітників, пов'язані з тими чи іншими причинами (відпустка, лікарняний і так далі). Ще одна фішка сервісу - це вбудований мессенджер. Він дозволяє листуватися з усіма співробітниками компанії і цілком замінює ICQ, тим більше що для «Бітрікс 24» існує додаток під Windows і Mac, яке дозволяє залишатися на зв'язку навіть після того, як ви закрили браузер. Є програми та для мобільних пристроїв: поки готова версія тільки для iPhone і iPad. але незабаром вийде і для Android. Таким чином, керівник може відправити повідомлення своїм підлеглим, де б вони не знаходилися.
Мессенджер "Бітрікс 24» для Windows
Тепер поговоримо про вартість сервісу. Є три тарифні плани - «Проект», «Команда» і «Компанія». Перший надається безкоштовно, але діє обмеження: до 12 співробітників, 5 Гбайт місця на сервері, до того ж в ньому урізана частина функцій. Решта тарифні плани коштують відповідно 4 990 і 9 990 руб. в місяць, а розрізняються вони доступним місцем (50 і 100 Гбайт) і функціональністю: облік робочого часу, робочі звіти, планерки і використання власного домену є тільки на найдорожчому тарифі. Ціна не така вже низька, проте переваги від використання сервісу в компанії можуть легко її переважити.
У продукту є кілька тарифних планів: «Спільна робота», «CRM: Клієнти і продажу» і «Бізнес-менеджер», які стоять 152, 305 і 406 рублів на місяць за одну ліцензію і розрізняються набором доступних функцій. Присутня можливість безкоштовно спробувати будь-який з тарифних планів протягом 30 днів з обмеженнями за кількістю завдань, угод і так далі. До речі, спеціально для приватних користувачів компанія випустила окремий безкоштовний сервіс «Мініплан».
Головна сторінка «Мегаплан»
Колір розділової смуги змінюється при наведенні курсору на іконки
Фірмовий «тасквоч» від студії Артемія Лебедєва
Розглянемо функціональність модулів, яких в «Мегаплане» присутні більше десятка. Стартовим є розділ «Завдання», з нього починається робота. Завдання можуть відображатися списком, ієрархією або у вигляді діаграми Ганта і мають безліч властивостей: назва, суть, постановник, відповідальний, дедлайн, ступінь завершеності. При додаванні завдання також можна вказати список справ, прикріпити файли, додати теги, призначити повторення, учасників (це можуть бути співвиконавці, аудитори і замовник), скласти план робіт, ввести бонуси або штрафи. Крім того, є окремий тип завдань - проекти, де позначаються менеджер, команда і присутній точка старту. Завдання можна фільтрувати, як листи: «Вхідні», «Вихідні», «Гарячі», «Завершення», «На паузі» і так далі. Додаються і власні фільтри на основі комбінації різних умов.
Завдання в «Мегаплане»
Календар в «Мегаплане». Всі справи на сьогодні
Оскільки «Мегаплан» призначений для командної роботи, одним з основних модулів також є «Співробітники». Тут можна додавати людей як в масовому, так і в одиночному порядку, вказуючи пошту, ПІБ, посада, а при необхідності - логін з паролем і повні анкетні дані, які включають Skype, ІПН, дату прийому на роботу і багато іншого. Кожен співробітник має окрему сторінку, а всі разом вони відображаються в загальному списку, який можна фільтрувати по відділах і статусу - в офісі, позаштатники і так далі. Крім цього, в модулі є розділи «Зарплата», «Бонуси», «Структура», «Відносини», «Відпустки», «Звіти», де можна переглядати або планувати різні організаційні моменти в пристрої компанії. Варто додати, що «Мегаплан» дозволяє тонко налаштувати політику прав доступу, згідно з якою кожна група співробітників зможе виконувати дії на сервісі в строго позначених рамках.
У «Мегаплане» можна переглядати завантажені документи
CRM-складова «Мегаплан» включена в старшу лінійку тарифів і є цілком просунутої. Тут присутні модулі «Фінанси», «Клієнти», «Угоди», «Рахунки», «Звіти», які дозволяють вести облік клієнтської бази, оформляти угоди, виставляти рахунки, контролювати рух грошових коштів, формувати робочі і фінансові звіти - їх, в свою чергу, потім можна експортувати в «1С-Бухгалтерію» (до речі, з останнім продуктом планується більш глибока інтеграція). Все це вимагає від користувачів сервісу базових знань бухгалтерії.
Наостанок варто сказати, що у «Мегаплан» присутні додатки для iOS і Android. які дозволять з зручністю користуватися сервісом в мобільному режимі.
Головна сторінка TeamLab
Перше, що користувач бачить при вході
Розглянемо, як влаштовані доступні розділи, і почнемо з проектів. Перша дія - додавання нового проекту, у якого вводиться назва, опис, призначаються менеджер і команда. У проектів є віхи і завдання, які ставляться до цих віх (завдання, в свою чергу, можуть включати в себе підзадачі). Налаштувань не дуже багато - відповідальний і крайній термін. Елементи в списку можна сортувати і фільтрувати за різними параметрами. На інших вкладках учасники проекту можуть створювати теми з обговоренням тих чи інших питань, працювати з документами, вести облік часу за допомогою таймера. Що знаходиться в стороні розділ «Команда» дозволяє менеджеру проектів управляти правами доступу інших користувачів.
Має бути додати перший проект
Додавання нових користувачів на портал
Календар в TeamLab
# 8673; # Висновок
І наостанок варто додати, що якщо у вас є бажання використовувати один з розглянутих сервісів, але немає довіри до зберігання інформації в глобальному «хмарі», то за вами залишається можливість розгорнути версію коробочки у себе на сервері.
Згода на обробку персональних даних