Книга: Тайм-менеджмент для системних адміністраторів
Обробка Вашу електронну поштову скриньку
Розділи на цій сторінці:
Обробка Вашу електронну поштову скриньку
Програма читання електронної пошти не дуже хороший інструмент тайм-менеджменту. У цьому швидко переконаються ті, хто спробує одночасно працювати з папкою вхідних листів і списком справ. Пару днів все працює прекрасно, але потім ви раптом отримуєте багато листів, і ваш метод з тріском провалюється. Листи перемішуються зі списком справ, і немає ніякої можливості розставити пріоритети і впоратися з тим, що відбувається.
Моя перша рекомендація: ваш поштовий ящик повинен бути порожній.
Щоб ящик був порожнім, вам знадобиться розробити інструкцію про те, як чинити з кожним прийшли листом. У будь-якому випадку останнім в інструкції повинен бути пункт «видалити лист», інакше ваш поштовий ящик стане заповнюватися. Якщо ви не видалите новий лист незабаром після його отримання, вам доведеться постійно перебирати старі листи, щоб з'ясувати, як з ними вчинити. Іншими словами, ви двічі (або більше) прочитаєте кожен лист, перш ніж обробите його. Це не дуже ефективно.
Коли в розділі 2 ми обговорювали переривання, я описав систему «делегуйте, реєструйте або дійте». При обробці електронної пошти у нас більше можливостей:
• Видалити, не читаючи
Відповісти та видалити
• Тут же виконати запит і видалити лист
фільтрація
Поштові фільтри є важливою складовою частиною процесу обробки електронної пошти. Якщо листи автоматично сортуються за змістом, темою чи відправнику, я можу розробити процедури.
Основна маса електронних листів приходить до мене від розсилок, на які я підписався. Я створюю окрему папку для кожної розсилки і встановлюю фільтри для розміщення таких листів у відповідних папках.
Я группирую ці папки в дві папки вищого рівня. Перша папка містить папки (розсилки), які я читаю кожен день. Для мене це як щоденна газета. Я прагну до того, щоб в цій групі було не дуже багато повідомлень і я міг би прочитати все, що накопичилося за день, за 15 хвилин.
У другій папці високого рівня знаходяться папки для менш важливих розсилок. Якщо мені не вдається прочитати їх до п'ятниці, я видаляю весь вміст цієї групи папок, не читаючи. Таким чином, я уникаю накопичення застарілих повідомлень. Я видаляю їх в повному переконанні, що якби їх вміст було дійсно важливо, я б так чи інакше з ним ознайомився.
Крім того, у мене є неофіційна група розсилок. Повідомлення приходять туди так рідко, що немає сенсу встановлювати для них спеціальний фільтр. Вони потрапляють прямо в папку Вхідні. Прикладом такої розсилки є анонси нових версій поштової програми sendmail. Ці анонси приходять настільки рідко, що цілком можуть відразу потрапляти в папку вхідних листів. Створювати для них фільтр було б зайвою витратою сил, а мати папку, яка майже завжди порожня, немає сенсу.
У мене є ще одне правило, яке стосується списків розсилки. Раз на місяць я переглядаю розсилки, на які підписався, і скасовую підписку на одну з них. Це процедура (див. Розділ 6), яку я виконую в перший робочий день кожного місяця. Іноді вона буває дуже простий, наприклад, якщо я підписався на розсилку, яка опинилася не особливо корисною. Іноді мені нелегко прийняти рішення, але я все одно виконую цю процедуру. В іншому випадку я, врешті-решт, буду підписаний на всі розсилки світу. Деякі люди дотримуються подібної процедури для свого гардеробу: купуючи новий одяг, вони викидають рівно стільки ж старої. Ось заклинання, яке повинно вам допомогти:
Якщо незрозуміло, чи є користь від розсилки, значить, ніякої користі немає.
Видалення без читання
Фільтрація електронної пошти на сервері
По-перше, я використовую різні поштові програми на різних комп'ютерах. Я не можу підтримувати всі фільтри на всіх комп'ютерах в синхронізований стані. Зате з цим прекрасно впорається IMAP.
Я намагаюся зберігати як можна менше поштових повідомлень. Я знаю багатьох, хто зберігає всі отримані повідомлення. Вони заводять п'ятсот папок і по кілька хвилин розмірковують, в яку з них найкраще помістити ту чи іншу лист. Мій девіз: «Сумніваєшся - викидай!» Якщо через кілька днів я зрозумію, що мені потрібна ця інформація, я зможу відшукати її в папці Видалені. Якщо інформація знадобиться мені значно пізніше, я звернуся до першоджерела або знайду скнара, який розпилює час, зберігаючи кожне отримане лист.
Деякі налаштовують фільтр так, що копія кожного, хто входить листи (крім розсилок) зберігається в архівній папці. Це дозволяє їм безболісно видаляти всі повідомлення. Якщо згодом виявиться, що видалено щось важливе, в архіві знайдеться копія. Я вважаю, що в міру здешевлення місця на жорстких дисках популярність цього заходу буде рости. Коли-небудь в поштових програмах з'являться спеціальні можливості, що спрощують подібний підхід.
У архівування всієї електронної пошти є юридичні аспекти. З'ясуйте правила зберігання пошти, прийняті у вашій фірмі.
Якщо лист вимагає відповіді, на нього слід відповідати негайно, щоб не змушувати людину чекати.