Все майно ветеринарного призначення (препарати, лікувальні та дезінфікуючі засоби, інструменти, прилади і т.д.), що надходять в установи та організації ветеринарної служби, підлягають огляду, обліку та передачі матеріально відповідальної особи. Такою особою може бути ветеринарний фельдшер (в районній ветеринарній станції, дільничної лікарні), лаборант (у ветеринарній лабораторії) або завідувач аптеки (лікар, фельдшер), якщо вона є в господарстві, на тваринницькому комплексі, птахофабриці. У разі якщо під час огляду і перевірки майна його кількість і асортимент не відповідають супровідним документам, то перевіряючі складають в установленому порядку акт, один примірник якого відправляють в організацію "Зооветснаб", звідки надійшло майно, для взаємних перерахунків.
Прихід і витрата медикаментів та інших лікувально-профілактичних засобів враховують в кількісному вираженні, а на районних ветеринарних станціях, крім того, в кількісно-сумовому вираженні.
При кількісному обліку ведуть спеціальний журнал (книгу), в якому відображають найменування матеріалу, одиницю виміру, ціну, дату надходження, за яким документом надійшов (накладна, акт, квитанція і т.д.), звідки надійшов (кому видано), кількість або вага (прихід, витрата, залишок).
При веденні кількісно-сумового обліку матеріалів його здійснюють у книзі (картці) за такою формою.
Особливі вимоги пред'являються до обліку, правилам зберігання та відпуску отруйних і сильнодіючих лікарських засобів, призначених для ветеринарних цілей.
По-перше, отруйні лікарські засоби, які відносяться до групи А, в чистому вигляді дозволяється зберігати (при наявності відповідних умов) на базах, відділеннях і в аптеках системи "Главзооветснабпрома", на станціях по боротьбі з хворобами тварин, в обласних, крайових ветеринарних поліклініках , ветеринарних лабораторіях, а також в ветеринарних науково-дослідних установах і навчальних закладах. У всіх інших ветеринарних установах (ветеринарні дільниці, пункти), а також в колгоспах, радгоспах, тваринницьких комплексах і птахофабриках і господарствах інших форм власності отруйні лікарські засоби зберігаються тільки у вигляді готових форм (розчини, мазі і т.д.).
Сильнодіючі лікарські засоби, які відносяться до групи Б, що застосовуються у ветеринарії, дозволяється зберігати у всіх ветеринарних установах, в ветеринарних аптеках колгоспів, радгоспів та інших підприємств, організацій і установ при наявності необхідних для цього умов.
Порядок зберігання, обліку та відпуску отруйних і сильнодіючих лікарських засобів на базах і складах системи "Главзооветснабпрома", в установах і організаціях госветсеті, науково-дослідних установах і навчальних закладах, так само як і самі списки групи А і Б, визначаються і затверджуються Головним управлінням ветеринарії Міністерства сільського господарства РФ.
Отруйні та сильнодіючі лікарські засоби зберігають тільки в спеціально відведених для цієї мети приміщеннях (окремі кімнати, комори, сховища і т.д.). Як виняток з дозволу вищого органу по підпорядкованості допускається в аптеках зазначених вище ветеринарних установ і системи "Главзооветснабпрома" зберігання отруйних і сильнодіючих лікарських засобів, що відносяться до списку А і Б, в загальному приміщенні аптеки, але в сейфах, металевих або оббитих залізом дерев'яних шафах і під замком. У вікнах приміщення аптеки обов'язково повинні бути влаштовані металеві решітки.
Кімнату, де зберігають отруйні лікарські засоби, а також знаходяться в ній сейфи або шафи з зазначеними засобами після закінчення робочого дня замикають на замок і опечатують або пломбують. Шафи, сейфи і ящики, де зберігають сильнодіючі засоби, після закінчення роботи замикають на замок,
У кожному ветеринарній установі керівник зобов'язаний встановити строгий порядок зберігання, обліку та відпуску ветеринарного майна, призначити (наказом по установі) особа, відповідальна за порядок зберігання і відпуск медикаментів, біопрепаратів, інструментарію, перев'язувального і іншого матеріалу і т.д.
Для певного виду ветеринарних товарів повинні бути окремі приміщення, склади, шафи або ящики. Наприклад, слід зберігати в окремих приміщеннях лікарські та дезінфікуючі засоби, в окремих кімнатах - легкозаймисті та летючі речовини, в окремих шафах інструментарій та прилади, сипучі і рідкі препарати і т.п. Біологічні препарати зберігають в спеціальних приміщеннях, обладнаних пристроями для підтримки в них необхідного температурного режиму або забезпечених холодильними установками (побутовими холодильниками, камерами і т.д.).
З метою контролю за правильним витрачанням ветеринарного майна та встановлення наявності його (кількості, якості та асортименту) в кінці кожного року проводять інвентаризацію з обов'язковим складанням акта. При необхідності інвентаризація може бути проведена в будь-який час року.
У тих випадках, коли виявлено, що будь-яке ветеринарне майно прийшло в непридатність (поломка, псування і т.д.) або що минув встановлений термін його зберігання, воно підлягає списанню за актом. Якщо встановлена недостача, вживаються заходи для з'ясування причин недостачі.
Списання майна проводиться або за рахунок держави, або за рахунок особи, відповідальної за зберігання предметів ветеринарного призначення (якщо предмет став непридатним з його вини).
Своєчасне списання ветеринарного майна сприяє підтримці на оптимальному рівні встановлених норм перехідних залишків медикаментів, перев'язувальних засобів і т.д. Прийнято вважати, що перехідні залишки зазначених товарів в грошовому вираженні (на кінець року) для ветеринарних установ повинні рівнятися квартальної (піврічний) потреби.
За існуючим в даний час порядку медикаменти, перев'язувальні матеріали, біологічні препарати і дезінфікуючі засоби купуються ветеринарними лікувально-профілактичними установами за рахунок асигнувань з державного бюджету і витрачаються ними безкоштовно в наступних випадках:
1) при наданні разової амбулаторної допомоги, стаціонарному лікуванні і хірургічних операціях (виняток становлять кастрація і косметичні операції);
2) при наданні лікувальної допомоги тваринам у невідкладних випадках поза лікувально-профілактичного закладу - кровотеча, порожнинні рани, патологічні пологи, тимпания, отруєння та інші захворювання, що загрожують життю тварин;
3) при проведенні (в тому числі і поза установи) профілактичних і вимушених щеплень, а також інших вимушених обробок, діагностичних досліджень і вимушеної дезінфекції при інфекційних хворобах худоби і птиці.
Безкоштовне витрачання в установах медикаментів і перев'язувальних засобів оформляється вимогами або рецептами фахівців цих установ, а біологічних препаратів, дезінфікуючих засобів - за актами на виконані роботи.
Рецепти, акти і вимоги зберігають у справах ветеринарної установи і вони є підставою для списання зазначених матеріалів і засобів.
Замість виписки рецептів дозволяється записувати медикаменти, що витрачаються при лікуванні тварин, в журналах реєстрації амбулаторних і стаціонарних хворих або ж в історіях хвороби.
У практиці можуть мати місце випадки, коли медикаменти та інші матеріали, придбані для безкоштовного витрачання, відпускаються в вигляді виключення колгоспам, радгоспам, іншим господарствам і організаціям, а також громадянам для застосування в умовах господарств. При цьому за відпущені медикаменти і матеріали стягується плата за чинним прейскурантом.