Не кожна організація займається наданням послуг зі зберігання чужих товарно-матеріальних цінностей, або з придбання будь-яких товарно-матеріальних цінностей за дорученням і для іншої особи.
На жаль, в типових програмних продуктах 1С, в тому числі і в 1С: УПП не автоматизовано облік відповідального зберігання. Це і зрозуміло, все-таки, подібні операції типовими не є і далеко не в кожній організації можуть виникнути. Але тим не менше, якщо у нас виникла така ситуація, то вирішити її стандартними засобами можна. Розглянемо рішення за допомогою стандартних засобів в 1С: УПП на прикладі, коли ми або віддаємо наш товар на зберігання, або приймаємо до себе на зберігання чужий товар. Крім того, в кінці статті розглянемо інші ситуації, пов'язані з відповідальним зберіганням, які можуть зустрітися в господарському житті організації.
ПЕРЕДАЧА ТОВАРУ НА ЗБЕРІГАННЯ
В результаті нам потрібно, щоб товари продовжували значитися на рахунку 41 і були на балансі. Але при цьому, щоб ми бачили, що фізично даних товарів немає, і у якого нашого контрагента вони знаходяться.
Передаємо товари на відповідальне зберігання за допомогою документа «Передача товарів». Знайдемо його через меню «Операції» - документи. І в списку виберемо документ «Передача товарів». Створимо, заповнимо і проведемо.
При створенні документа, вибираємо операцію «Передача матеріалів переробнику». В даному документі ми передали наш товар контрагенту «Контрагент-хранитель».
Подивимося проводки, які зробив документ Передача товарів: передача матеріалів переробнику.
Бачимо, що товар продовжує числитися на рахунку 41, але субконто «Склад» вже пусте. Тобто числяться товари на нашому балансі, а фізично знаходяться у контрагента-хранителя.
Подивимося звіти для бухгалтерського обліку і для управлінського обліку.
Оборотно-сальдова відомість по рахунку 41. (Звіт - бухгалтерський і податковий облік - оборотно-сальдова відомість по рахунку).
Оборотно-сальдова відомість нам показала, що у нас на балансі товар числиться, але фізично на наших складах не знаходиться. Бухгалтерський питання в цій ситуації цілком можна вирішити.
Але нам ще треба знати, у кого наші товари знаходяться на зберіганні. Скористаємося універсальним звітом «Залишки і обороти»
У формі звіту установами період і виберемо розділ обліку «Товари передані». Якщо потрібні якісь особливі настройки, то можна встановити їх по кнопці «Налаштування». Дивимося результат.
Із звіту Товари передані: залишки і обороти видно, у кого і які наші товари знаходяться за договорами зберігання, в кількісному і сумовому вираженні.
Подивимося тепер, що нам кажуть управлінські звіти про наявність товарів на складах. Сформуємо звіт «Товари на складах». Звіти - запаси - товари на складах.
Подивимося настройки. Спеціально щось налаштовувати немає необхідності.
Програма 1С: УПП показує нам, що фактично даного товару у нас немає в наявності, що відповідає дійсності.
І ось настає день, коли ми забираємо свій товар назад. Для цього на підставі введеного раніше документа «Передача товарів» введемо документ «Повернення переданих товарів».
І подивимося проводки, які нам зробив документ Повернення переданих товарів: матеріали з переробки.
Бачимо, що товар повернувся до нас на основний склад. Якщо сформуємо оборотно-сальдову відомість за рахунком 41, то теж це побачимо.
Товари у нас на основному складі, на чужих територіях нашого товару немає.
Залишилося тільки відобразити заборгованість за послуги зі зберігання. Це зробимо за допомогою звичайного документа Надходження товарів і послуг.
Для відокремленого обліку витрат на зберігання, можна створити спеціальну статтю витрат, наприклад «Зберігання товарів»:
За кнопці «Перейти» необхідно налаштувати «Способи розподілу статей витрат» і «Способи розподілу статей організацій». Налаштувати потрібно так, як необхідно розподіляти ці витрати для конкретної організації. При закритті місяця дані витрати будуть розподілятися відповідним чином.
На жаль, у типовій конфігурації немає можливості встановити прямий взаємозв'язок між партією товарів, переданої на зберігання і витратами на послуги з її зберігання. Якщо така функція має необхідність, то буде потрібно відповідне доопрацювання програми 1С: УПП.
ПРИЙОМ ТОВАРІВ НА ЗБЕРІГАННЯ
Припустимо, що наша організація вирішила надати кому-небудь послуги зі зберігання чужих товарів. У цій ситуації ми зобов'язані відобразити такі товари на позабалансовому рахунку 002. Можна скористатися введенням ручної операції. А можна використовувати документ «Надходження товарів і послуг» з видом операції «в переробку», а потім на його підставі ввести документ «Повернення товарів постачальнику».
Рахунок «002» в документі задаємо вручну. Подивимося результат проведення.
Введення повернення на підставі даного документа дасть нам рух по кредиту рахунку «002».
При необхідності можна створити спеціальний склад в програмі 1С: УПП, на який ми будемо прибуткувати товар на зберігання.
Подивитися, скільки у нас чужого товару, що знаходиться на зберіганні і чий він, можна за допомогою того ж універсального звіту «Залишки і обороти». Розділ «Товари отримані».
Якщо для оформлення надходження товарів на відповідальне зберігання користуватися введенням ручної операції, то інформація в цьому звіті не відобразиться. Можна буде використовувати тільки бухгалтерські звіти за рахунком «002»
Після наші послуги оформимо звичайним документом реалізації товарів і послуг.
Прийняти товари на зберігання в програмі 1С: Підприємство 8. Управління виробничим підприємством 1.3 можна і за допомогою договору комісії (з комітентом). У цьому випадку ми також в документі надходження товарів і послуг за договором комісії вручну змінимо рахунок 004 на 002, а потім на підставі цього надходження введемо повернення. Але для реалізації наших послуг зі зберігання нам необхідно буде ввести ще один договір з видом «З покупцем».
ІНШІ СИТУАЦІЇ
У господарському житті будь-якої організації можуть виникнути разові ситуації, коли стане необхідним прийняти до обліку чужі матеріальні цінності, забезпечити їх збереження і відобразити їх в обліку способом, що не суперечить законодавству. Є, як мінімум, три ситуації, при яких у організації може виникнути необхідність прийняття ТМЦ на відповідальне зберігання, і, як наслідок, забезпечення бухгалтерського обліку за позабалансовим рахунком 002. Якщо коротко розглянемо їх.
1. Якщо для нас, як для покупця, за умовами договору перехід права власності передбачений тільки після оплати ТМЦ постачальнику, але фізично дані ТМЦ вже знаходяться на нашій території.
2. До нас надійшов товар неналежної якості, який в подальшому буде повернуто постачальнику. Але до цього моменту необхідно врахувати його на рахунку 002.
3. Ми реалізували ТМЦ, і перехід права власності перейшов, але фізично вони поки знаходяться на нашій території.
Якщо виникла ситуація носить разовий характер, то можна використовувати ручні операції.
Розглянь ситуацію, при якій фізично товар вже у нас, але так як ми його не сплатили, то поки не можемо оприбуткувати його і враховувати на рахунку 41 «Товари».
Вводимо ручну операцію. Меню «Документи» - бухгалтерський і податковий облік - операція
Отримали такий результат
Дт60 Кт51 11800 руб.
Дт41 тКт60 10 000 рублів
Дт19 Кт60 1 800 рублів
Дані документи розглядати не будемо, тому що це просто і не відноситься до нашої теми.
А тепер нам треба списати товари з 002 рахунку. Також скористаємося ручною операцією.
Якщо необхідно, то можна створити віртуальний склад для відображення на ньому позабалансових ТМЦ.
На закінчення можна сказати наступне. Якщо у нас виникла та, чи інша ситуація, пов'язана з відповідальним зберіганням, то вирішити її за допомогою стандартних засобів в 1С: УПП можна. Але спеціальних документів для подібних ситуацій в типових конфігураціях не розроблено. І якщо облік операцій з відповідального зберігання з допомогою стандартних засобів не влаштовує з якихось причин, то буде потрібно доопрацювання програми відповідно до побажань конкретної організації.