Наш опитування виявило безліч способів відображення в обліку операцій з трудовими книжками. Який з них найправильніший? Висновки вас здивують.
При надходженні на роботу необхідно пред'явити роботодавцю трудову книжку. Якщо трудова книжка у працівника відсутній, то роботодавець її оформить (ст. 65 ТК РФ). А ось де придбати бланк трудової книжки і хто саме повинен цим займатися - роботодавець або працівник? Як відобразити рух бланків трудових книжок в бухгалтерському і в податковому обліку? Давайте розберемося.
Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника (ст. 66 ТК РФ).
Роботодавець придбав бланки у власність. Тим часом оформлений бланк, тобто трудова книжка з внесеними в неї записами про працівника, власністю роботодавця вже не є. Трудова книжка лише зберігається у роботодавця, а при припиненні трудового договору вона працівникові видається (ст. 84.1 ТК РФ).
На який рахунок прибуткувати бланк?
А тепер звернемося до пункту 42 Правил, які визначають порядок справляння плати за бланк. У ньому встановлено: після закінчення кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші в них, з додатком прибуткового ордера каси організації. Але цей припис підлягає виконанню лише у взаємозв'язку з приписом пункту 47 Правил. За фактом оформлення трудової книжки гроші за бланк стягування не підлягають. Це не дивно: адже трудовою книжкою працівник в період дії трудового договору фактично не користується. Нею «користується» роботодавець.
Тим часом роботодавець, не будучи офіційним розповсюджувачем бланків, продавати їх не має права. Тому про їх оприбуткуванні на рахунок 41 «Товари» не може бути й мови. Прийняти бланки до обліку на рахунок 10 «Матеріали» не забороняється. Адже в подальшому вони використовуються для управлінських потреб організації. Тоді облікові записи приймають вид:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
- оприбутковані бланки трудової книжки (без урахування ПДВ);
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 10
- списана вартість бланка при оформленні трудової книжки працівнику (виходячи з припущення, що він надалі відшкодує вартість бланка).
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76
- відображені витрати на придбання бланків у розповсюджувачів (без урахування ПДВ);
ДЕБЕТ 006
- бланки прийняті на позабалансовий облік;
КРЕДИТ 006
- бланки використані для оформлення трудових книжок працівникам.
ПДВ, пред'явлений розповсюджувачем, роботодавець приймає до відрахування у загальновстановленому порядку.
Бланки трудової книжки - об'єкти цивільного права, обмежені в обороті (п. 1, п. 2 ст. 129 ЦК РФ).
Той факт, що бланк був власністю роботодавця, не заперечується. А ось трудова книжка, оформлена на працівника, річчю не є. Цей об'єкт самостійно в цивільному обороті не бере - так само, як паспорт громадянина РФ або диплом про освіту. Особисті документи не мають цивільної оборотоздатності (ст. 129 ЦК РФ). Бланк як такої у власність працівнику не передавався. Тому про перехід права власності говорити не доводиться. У зв'язку з оформленням трудової книжки роботодавець власність втрачає, а працівник її не набуває (п. 2 ст. 209 ЦК України).
Економічної вигоди від отримання трудової книжки фізична особа теж не отримує, оскільки не має легальної можливості придбати бланк трудової книжки, минаючи роботодавця. Тобто статтю 41 Податкового кодексу до працівника застосувати не можна, оцінка його вигоди (доходу) в розмірі вартості бланка неправомірна. А значить, не виникає об'єкта оподаткування ПДФО.
Наші міркування можна підкріпити, проводячи паралель з отриманням освіти за рахунок бюджету. Хоча для громадянина воно є безкоштовним, до сих пір ніхто вартість освіти або виданого бланка диплома обкласти ПДФО не здогадався. Чому? Та тому, що правовідносини сторін регламентуються цивільним законодавством, а Бюджетним кодексом.
У підсумку ніяких додаткових записів, пов'язаних з нарахуванням до бюджету ПДФО або ПДВ, в наведеному прикладі не потрібно.
У той же час витрати на придбання бланків трудових книжок і вкладишів до них можуть бути враховані для цілей оподаткування прибутку. Адже ці витрати є економічно виправданими і зробленими для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу (п. 1 ст. 252, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Чому ця справедлива позиція не привернула належної уваги фахівців - невідомо.
Олена діркових, редакція «ПБ»